會計憑證的保管

　　會計憑證的保管指的是會計憑證記賬後的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證作為記賬的依據，是重要的會計檔案資料。本企業以及有關部門、單位，可能因各種需要查閱會計憑證，特別是企業發生貪污、盜竊、違法亂紀行為時，會計憑證是作為依法處理的有效證據。因此，任何單位在完成經濟業務手續和記賬之後，必須將會計憑證按照規定的歸檔制度形成會計檔案資料，妥善保管，防止丢失，不得任意銷毀，以便於日後隨時查閱。

　　對於會計憑證的保管，既要做到完整無缺，又要便於翻閱查找。其主要的要求有：

　　（1）首先是會計憑證應當定期裝訂成冊，防止散失。具體方法如上所述，不再重複。另外要求裝訂成冊的會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。

　　（2）各種經濟合同、存出保證金收據等重要原始憑證時，應當另外編制目錄，單獨進行登記保管，並在有關的記賬憑證和原始憑證上相互註明日期以及編號。

　　（3）會計憑證是不能外借的，其他單位如果因特殊原因需要借用會計憑證時，須經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以複製。向外單位提供的原始憑證复印件時，應當在專設的登記薄上進行登記，並由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。查閱或者複製會計憑證的人員，不得在會計憑證上圖畫、拆封和抽換。

　　（4）如果從外部單位取得的原始憑證丢失，應當由經辦人員取得外部單位有效的證明文件，加蓋公章，證明文件中應當註明原丢失的原始憑證的編號、內容和金額等，然後需要由本單位的負責人同意後才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丢失，則應當由當事人寫明詳細的情況，由經辦單位會計機構人員負責人，會計主管人員和單位負責人批準後，可代作原始憑證。

　　（5）每年裝訂完成的會計憑證，在年度終了後，可暫時由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構進行統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。

　　（6）移交本單位檔案機構保管的會計憑證，原則上應當保持原卷冊的封裝，也就是說保持原封不動的。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構人員和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　（7）會計憑證的保管期限。按照目前實施的《會計檔案管理辦法》規定，原始憑證、記賬憑證、匯總記賬憑證的保管期限是15年，銀行對賬單、銀行存款餘額調節表的保管期限為5年。

　　（8）會計憑證的銷毀。保管期滿後的會計憑證，可按照規定程序進行銷毀，但是保管期滿而有未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完成時為止。

　　實例4.2：

　　採購部小王需要借用購買空調的發票去提貨，應當在財務部借用原始憑證的登記薄上登記，並經相關的負責人簽字同意後，方可借走，如果复印件可以的話最好提供复印件，並在复印件上註明，此复印件僅用於辦理提貨，重複复印無效。

　　

本文摘自《外行學會計從入門到精通》

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　　 本書全面的講述了會計從入門到提高的基础知識。全書共9章其中包括“會計新手入門”，“從理論+案例理解會計”，“為手把手教你建賬”，“做事就要留有憑證”，“會計賬簿很重要”，“報表是公司的財務靈魂”，“納稅申報這樣做”，“會計循環”，“會計電算化”等內容。本書基本按照從入門開始學習，一步一步，由淺入深的先後順序，全面、系統的介紹了會計學習的基础知識和實踐經驗；再加上每一章節基本都是按照“理論+實戰”的模式來進行講述，讀者學習起來通俗易懂，非常適合新手入門學習。
　　本書不僅適合沒有會計基础的新手入門的讀者，也同樣適合已經在會計崗位，在平時的實際工作中可以作為參考讀物的讀者。