夥伴們，別忘了細節

　　第一天上午8:45。

當所有人都坐好之後，邁克接著開始他的演講了。他打開幻燈片，說道：“為了讓大家對5S到底是什麼有個更好的了解，從而在接下來的3天裡都能有所收獲，我現在來給大家看一些東西。”說著，邁克指向他的幻燈片。

　　

“第一個S是整理。意思是將不用的東西從有用的東西中間拿出去。比如說堆積起來的零部件、原材料、各種工具和其他任何你覺得不需要的東西，可能有的東西都堆放了幾年了。如果是幾十年的話，現在到整理它們的時候了，任何不屬於工作場所的東西都應該抛棄。我相信一線的工人會對我的說法感同身受。”聽到這些之後，機器操作工們很不舒服。

　　赫伯特首先發難，他非常不高興地說：“那如果有些東西以後需要，怎麼辦呢？我為什麼要將那些現在不需要但是以後可能需要的東西抛棄呢？這對我來說才是真正的浪費呢！”房間中的每一個人都贊許地點頭，似乎大家對於那些看起來很理性的觀點都表示贊同。

　　很明顯，邁克聽到這個問題已經不下幾百次了，但他胸有成竹。他說：“赫伯特，我建議你回去之後就使用紅色標簽系統來標註那些沒有使用過的物品，你會驚訝地發現原來我們天天都和這麼多的垃圾和廢品為伍！這樣做吧，整理了之後，你會發現工作質量提高了不少，這主要是和工作空間及工作品質有關的改進。這樣做會縮短你的準備工作的時間，也許對於其他的工作中心也很有好處呢！”

　　“我不認為你會發現很多這樣的東西。”赫伯特回應道。

　　“但是如果你這樣做的話，我敢打包票，你會發現很多很多，你會感到非常驚訝。”邁克說。

　　“我參與過一個這樣的項目，後來真的發現了很多這樣的浪費。”弗萊德說道。

　　“是的，你是對的。”赫伯特說著，用一種奇怪的眼光看著弗萊德。那意思似乎是說，你對我的工作一無所知，卻在這裡指導我？

　　“你說的紅色標簽區域是什麼意思呢？”蘭德爾問道。

　　我真高興他們對此產生興趣了，邁克想道。他說：“這是一片區域，我們使用紅色標簽系統來標註。”

　　機修車間主管保羅R26;卡尼挺身而出為邁克說話了，他說：“我曾經處理過一個區域，離工作中心111不是太遠，那就是我們的紅色標簽區域，它的面積為20英尺×20英尺，這個區域就足夠大了。”

　　保羅在三科公司工作了20多年，他的日常工作中充滿了監督和控制，總是要向許多工人催活兒，這讓他感到有點厭倦。這是他參加的第二個5S項目，只是他對於這種項目還不是十分了解和接受。邁克希望保羅真的能夠理解這種項目，並積極參與進來。

　　“謝謝你讓我們知道這個。”邁克回應道。

　　“那麼，準備工作的時間進展得怎麼樣了呢？你上一個5S行動有沒有縮短這個時間？”克裡斯蒂問道。

　　這對於邁克來說是心頭之痛。在上個項目裡面，邁克要保羅搜集相關的信息，但是保羅沒有準備好。沒有這些基礎信息，不僅違背了邁克所定下的精益的工作準則，而且無法判斷5S改善的效果。邁克說：“在上個項目裡，我們沒有這方面的信息和數據，但是對於這個項目，我們已經搜集了相關的信息和資料。”說著，他將頭轉向保羅。

　　“是的，我們有這方面的資料。”保羅不失時機地說道，“你現在需要看嗎？”

　　“不，現在不需要。我們將在今天稍晚一些的“事實數據”（just the facts）部分需要它。感謝你收集這些信息。”

　　“邁克，你說過，5S可以改進質量，那麼這是怎樣做到的呢？”喬什問道。

　　“好問題。如果我們在工作現場有許多不需要的東西幹擾我們的工作，那麼當我們選擇工具的時候，就有可能選擇那些錯誤的工具來生產產品，這就會提高次品率。我這樣說你覺得有道理嗎？”

　　“聽起來是合理的。”喬什點了點頭。

　　邁克繼續說：“在我們進入到下一個S之前，我再解釋一下一些規則。我們要知道，紅色標簽區域不是我們企業的垃圾填埋場（in-house landfill）。在行動的收尾階段，保羅將有60天時間重新佈置這些物品。紅色標簽系統是一次性使用的系統，它不是用來長期標註將來需要整理的物品。你們要確認所有的物品、工具、設備都很整潔，並各就其位，這樣的話，你們將來在需要它們的時候才會覺得方便。我們要開發一套系統來清晰標註所有的物品，有多少，在哪裡，將在哪裡使用，全都應該清清楚楚。而其他所有無用的東西都會被抛棄。”

　　邁克接著解釋第二張幻燈片。

　　

邁克說：“第二個S的意思是‘整頓’，是指我們在工作中應該將所有東西放在一個地方，而每一件東西都有自己的位置。這樣的話，你要為所有東西做標註，這樣才會容易找到，方便使用。我們要將所有東西儲存到靠近工作場所的地方，並將其標準化。”

　　“你一定是在開玩笑。”蘭德爾說，“我對於自己在用的東西清楚得很，知道什麼東西有用，什麼東西沒有用。”

　　邁克深吸了一口氣，慢慢地說：“蘭德爾，也許你確實了解自己在用的東西，知道什麼東西有用，什麼東西沒有用。但是，你在工作中也許仍然會花額外的時間到處找這些工具。或者，當你生病或者度假的時候，其他人如果到你的工作區域來工作，他們能夠很快地找到這些工具嗎？又或者，如果你將某個工具放在其他的什麼地方，別人可以很方便地找到這個工具，或者將其歸還到它應有的地方嗎？”

　　“我可不希望其他人過來弄亂我的工具，這就是為什麼我天天晚上都要將工具鎖在我的工具櫃中。我看不出來你剛才的建議對我有什麼幫助。”

　　邁克知道，在改進行動中，工具櫃的問題遲早會擡起它的頭。如果現在就告訴蘭德爾他的工具櫃其實不需要了，這顯然太早了。他可不想在改進行動這麼早的階段就將這個惱人的問題提出來。

　　弗萊德感覺到了對話中的緊張氣氛，於是又出來打圓場，他將讨論引向另外一個話題，他問：“邁克，那麼你說的可視化的儲藏系統（visual arrangement storage）是怎麼一回事兒呢？”

　　“我接下來給你們看一些照片，你們對於這套系統的使用就會清楚一些。”邁克說著，給大家展示了十多張幻燈片，裡面都是一些可視化工具，用於標出怎樣把所有東西放在一個地方，並且讓每一件東西都有自己的位置。其中所用到的工具是一個泡沫闆，在這個泡沫闆上，所有的相關工具都被標註出來了，並且每一個工具都根據自己的位置各就其位，放得好好的。因為每一個工具都有標註，所以它們容易被找到，方便使用。如果有一個工具丢失了，或者正在使用，它的位置上就是空的；而如果有工具放錯了地方，也會非常明顯。每一個工具都在泡沫闆上有屬於自己的凹槽以防放錯。因為如果有工具被放在錯誤的地方，它根本就放不進去。如果確實需要使用抽屜，則同樣的泡沫闆也會被放在抽屜中，如果工具放得不對，它同樣也放不進去。在每一個抽屜中，也沒有多餘的位置來放置那些本來不屬於這裡的物品。在放垃圾桶的地方，甚至都有垃圾桶的標志，寫著“垃圾桶”。

　　“你的意思該不會是讓我們將每一個垃圾桶都標註出來吧？”克裡斯蒂笑著問。

　　“當然要。”邁克強調道，“如果這些垃圾桶是可以被挪動的，那麼就應該把垃圾桶的位置標註出來。如果你不標註的話，挪來挪去，然後到處去找，就會花大量的時間。哈羅徳，你告訴大家我們上次在貨盤所做的改進吧！”

　　“好的。”哈羅徳放下手中的油炸甜圈，抹了一把胡子，站起身來，好像準備作一個演講似的。他說道：“我們在工廠中使用8個貨盤。有一天，我對邁克說，每個人總在到處找這些貨盤，好像尋找複活節的彩蛋一樣忙個不停。這種情況從來也沒有改觀。於是，邁克讓我把相關的使用這些貨盤的人都找來，一起開會尋找解決辦法。我邀請了所有部門的人都來參加會議，大家一起想辦法。最後我們將所有這些貨盤都放到固定的地方，不用的時候它們就被放在那裡，就像一輛車停在停車場中自己的位置上一樣。當我們在幾個工作區域中這樣做了之後，我們發現那種每個人都在到處找這些貨盤的情況不見了。我們把貨盤放好，標註好它們的位置，從那以後我們都是這樣做的。”

　　“這樣做真的有用嗎？”克裡斯蒂問道。

　　“當然有用了！剛開始的時候每一個人都覺得這簡直是在開玩笑。但是不久以後，每個人都開始使用這種方法。不信的話你去問問任何一個人，他們都會告訴你，這樣做會節省很多時間，很多很多時間。我就是不知道為什麼沒有早點想出這樣的方法。”

　　邁克說：“這就是我們在企業裡面常常看到的情況了。你們都習慣於某種做法，以至於每個人都認為這樣做是理所當然的，從來也沒有想想如何將事情做得更好。你們要知道，改進是企業内每一個人的事情，而不是一個人或幾個人的事情。無論我們現在管理的是貨盤還是垃圾桶，都是一樣的道理。這樣做，我們才能擁有更加安全、更加高效和更加有競争力的生意。那麼，對於這一個S，大家還有其他的問題嗎？”

　　“只有一個問題。”喬什問道，“我發現工作區域裡面有一個貨架被挪走了。這是怎麼一回事兒呢？”

　　“那是因為經過改進後，大家發現不需要這個貨架了，所以把它挪走了。”

　　“看起來，你們真的在使用設備上做得棒極了！”蘭德爾抱怨道。

　　“如果這些東西不需要，那麼它們的作用就是擋道了。”邁克說道，“工作場所中的平地是最容易成為各種垃圾的堆放地的。我發現有些工人把抽屜焊死，有些人把水平地面做成斜坡，還有人將泡沫塑料堆在這些空間裡面，這些方法都是為了不讓這些空間變成堆放垃圾的場所。”

　　“下面就讓我們來看第三個S吧。”

　　

邁克繼續說：“當我們做好了前面兩個S，接下來就應該好好做清掃了。”

　　“你不會是在開玩笑吧？”溫德爾問道，“我在那裡操作這個銑床已經10年了，從來就沒有清掃過。”

　　“那麼，現在就是改變這種情況的時候了。”邁克說，“喬，你已經參加過一個5S行動，說說看你願意在一個清潔的環境中工作嗎？”

　　“這還用問嗎？?當然願意，誰會不願意呢？”

　　蘭德爾搖著頭打斷了他的話，說：“夥計，要清掃那個地方需要花很多時間的，而這一切都是為了什麼呢？為什麼要清掃？這個地方從來沒有清掃過，我不願意把時間花在沒有用的事情上面。”

　　“我同意蘭德爾的話。”赫伯特補充道，“碎屑飛得到處都是，油污遍地，這種地方怎麼可能清掃得幹淨呢？”

　　“喬，為什麼不將剛才的話說完呢？隨著5S的推進，後來都發生了什麼？”邁克問。

　　“我們剛開始的時候都和蘭德爾的感覺一樣，覺得這是不可能完成的工作，但是我們做到了！我們這樣做了之後，工作區域就變得非常整潔。相信我吧，以後如果誰不這麼幹，我會踢他的屁股！我可不會幹那些沒有用的事情。”

　　喬真是一個可靠的人，邁克心想著這一點，鼓勵他繼續說：“喬，那麼操作工們覺得怎麼樣呢？他們是怎麼想的？”

　　“你問的是改進行動之後？”

　　“是的。”

　　“開始的時候，他們都認為這是不可能完成的任務，沒有信心。但是完成這個任務之後，他們對於現在的工作環境滿意得不得了，都在反思以前怎麼就能忍受在那樣的環境中工作。這其中還有一個笑話，托尼的老婆還以為自己的老公被公司開除了而沒有告訴她，為此我們好好地開了他的玩笑。”

　　“這個地方我沒有聽懂，為什麼托尼的老婆還以為自己的老公被公司開除了？”溫德爾疑惑地問道。

　　“那是因為托尼每天回家的時候都比以前幹淨多了，他老婆看他天天這樣回家就以為他被公司開除了，她認為自己的老公肯定沒有在幹和以前同樣的工作。直到後來托尼將工資單帶回家給他老婆看，她才相信。誰會因為變幹淨了而產生麻煩呢？托尼就是這樣的。”

　　每個人都哈哈大笑起來，除了蘭德爾。他其實還沒有被這個故事所打動，他沒有接受邁克的觀點。邁克知道，自己要給蘭德爾更多的時間，他絕對不會因為聽到了這些改進的措施和幾個小笑話就對此深信不疑。對邁克來說，要改變蘭德爾的抵觸心態，那是一項長期工作。

　　邁克又回到先前的問題上，他需要團隊的支持，他問：“那麼，現在就是改變這種情況的時候了。你們大家都想想，自己願意在一個清潔的環境中工作嗎？你們是願意在一個幹淨整潔的環境中工作，還是願意在一個亂糟糟的環境中工作？還用說嗎，你們當然願意在幹淨整潔的地方工作，這就是人性啊。那麼，你們現在想想，你們在一個幹淨整潔的環境中還是在一個亂糟糟的環境中更能獲得更高的質量呢？”

　　“得了，邁克。這不是明擺著嗎？”保羅有點不滿了。

　　“那麼，答案是什麼，保羅？”

　　“當然幹淨整潔的環境中會有更高的質量。”

　　“為什麼呢？”邁克緊追不放。

　　“因為，如果我們在一個碎屑飛得到處都是，油污遍地的工作環境裡面工作，我們很難生產出幹淨、高質量的零部件。工具也會亂糟糟的，各種小零件都會亂糟糟的，機器上面佈滿灰塵，小零件和廢品堆積得到處都是。這些都會增加產品尺寸出錯的風險。這種情況一定會影響質量的。”

　　“你說得很對。”邁克說著，在教室裡走了幾步，然後問，“那麼安全事務呢？對比一下，在一個幹淨整潔的環境中還是在一個亂糟糟的環境中安全事務更有保障？”

　　“也許是幹淨的地方。”安東尼說。

　　“也許？”邁克問道，“好了，安東尼，告訴我們原因吧。”

　　“一個亂糟糟的肮髒的環境也許會導致很多潛在的危險。”

　　“那麼，還有其他的嗎？”

　　“飛濺的灰塵、碎屑、塵土，以及各種加工之後的廢物都會跑到操作工的眼睛裡面去。”

　　“但這就是我們戴上防護眼鏡的目的啊。”蘭德爾說。

　　“但是，即使你戴上防護眼鏡也不能完全防止這些風險。”邁克說，“你們同意一個亂糟糟的肮髒的環境會導致很多潛在的安全上的危險嗎，會增加危險的概率嗎？”

　　“這是有道理的。我不用在現場工作就可以理解這是為什麼。”喬什說。

　　邁克心想，現在大家還是沒有完全理解清掃工作的重要性，通過一次會議就讓大家十分明白是不可能的；他以後還會多次地說，經常地說，不僅僅上課說，平時也要說。直到大家把這個習慣作為工作的慣例，不管是在車間還是在辦公室，都能做到。

　　“那麼，設備方面呢？你認為在一個幹淨整潔的環境中還是在一個亂糟糟的環境中，設備的保存時間更長？你的觀點是什麼，克裡斯蒂？”

　　“我想，在辦公室和在車間當中是一樣的。比如我們的服務器區域如果是亂糟糟的，那麼就會導致很多潛在的安全上的危險，這會增加危險的概率。”

　　“你說得對。”安東尼說，“如果一切都是幹淨整潔的話，我的工作會容易許多。”

　　“那麼，如果我們從另外一個角度來看，會是怎麼樣的？安東尼，你告訴我，在亂糟糟的環境中如果你想去標註一個小的漏油點，這樣做容易嗎？”邁克問。

　　“我告訴你們，我們從來也沒有去標註一個小的漏油點，因為每次都是漏油很嚴重之後，我們才發現的。這個時候漏出的油已經讓地面上積滿了油污。”

　　“正是這樣。”邁克說著，打開下一張幻燈片。

　　

“一個清掃的過程，也是一個好機會，讓我們好好檢查一些工作場所，因為一個亂糟糟的肮髒的環境會導致很多潛在的危險。我查看過無數個工作場所，許多情況下，工人們都是到處找東西，但就是找不到。那麼現在讓我問你們，如果你們都將工作在一個幹淨整潔的環境中，這個環境可以提高質量，改進安全狀況，而且更重要的是，能夠提升士氣。那麼，你們為什麼不花時間來做好清潔呢？為什麼不把這個習慣作為工作的慣例，在車間和辦公室都這樣保持呢？”

　　“到目前為止，這是你提過的最簡單的一個問題，我知道怎樣回答。”赫伯特說著，將頭轉向保羅，“你認為我們有時間做清潔嗎？我們沒有時間！我們天天都有忙不完的工作。”

　　保羅馬上表示同意。他說：“你知道做清潔需要多長時間？這太可笑了！我們不可能整天花很多時間來做清潔，我們還要趕工呢！”

　　“你們可以既做好清潔，也能符合工期的要求。”邁克回答，“我們要想方設法做到這一點。我們一定可以找到很好的方法來做好清掃工作。如果這些問題需要做一個儲油罐才能解決，那麼就去做一個。或者需要做其他的什麼東西，只要有用，都應該去做。你們在接下來的幾天中會想出很多這樣的好方法。你們需要把工作場所中的垃圾和廢物都清除出去，這會讓你們的工作變得容易許多。讓我給你們看更多的幻燈片吧。”

　　接著，邁克給大家展示了很多好的措施，比如做一個儲油罐收集漏油，比如用一個儲物的裝置來放置暫時不用的小物品，諸如此類的方法都可以讓清掃工作變得更容易。邁克還做了一些解釋，說明大家都可以想出很好的方法，關鍵是把自己工作的區域清掃好。通過這樣的展示，邁克解釋了很多好的做法。

　　“好了，我明白了。但是我們怎麼可以天天都這樣做呢，我們哪裡有時間？我非常願意在一個幹淨整潔的工作環境中工作，不過看起來，這需要花很多時間呢！”

　　“我同意溫德爾的觀點，你要求得太多了。天哪，我都不能讓自己的辦公室變得幹淨一些，而且還沒有這些飛濺的碎屑影響我呢。”傑克說。

　　“這是事實。”喬什說，“你的辦公室簡直就是一個亂糟糟的典型。我們真應該好好搞一下傑克的地盤的5S，而不是溫德爾的。”

　　“聽起來，我們應該好好搞一下市場營銷部的5S了。我們應該把這件事情放到我們的時間表上去。”邁克說，“但是現在，還是讓我們回到溫德爾的問題上來吧。讓我們繼續第四個S——進度。”

　　

本文摘自《精益執行官》

---

　　本書是“精益管理小說”系列之二，是2005年“新鄉獎”獲獎作品《精益財務官》的姊妹篇，延續了相同的人物和公司。它通過一家企業的3天5S改善行動，講述了怎樣進行精益轉型的生動故事。在具體到每一個小時的“改善”（kaizen）過程中，作者提出了以下5個步驟：
　　1. 整理(Sort):留下有用的東西，扔掉無用的廢品；
　　2. 整頓(Straighten):歸類，使每一件物品都有自己的位置；
　　3. 清掃(Sweep):清掃地闆，清掃設備，使工作環境變得幹淨整潔；
　　4. 清潔(Schedule):制定清潔工作標準，一項一項地完成，並每天完成；
　　5. 素養(Sustain):保持前面4步的成果，養成習慣，逐漸變成企業文化。
　　同時，作者也強調了在這一過程中，任何人尤其是首席執行官都有責任對團隊精神、領導力、管理模式等做出相應改變；訓練有素的推動者發揮著關鍵作用。
　　此外，5S改善行動前，企業的工作環境亂糟糟，機器長久未進行清理，設備在緊要關頭出故障，需要的工具不易找到，員工一直忙碌卻未見成效……；5S改善行動完成後，企業的工作環境改善了，設備故障減少了，生產和工作效率提高了，生產成本降低了，產品質量提升了，作業週期縮短了，庫存週轉率翻番了，員工精神面貌改善了……這些活生生的情景，本書都通過鮮活的人物進行了形象再現，讀來真實有趣、淺顯易懂。
　　這部精益管理的上乘佳作，正被全球衆多知名企業用作内部培訓教材，幫助員工快速成為各個崗位的優秀“執行官”；同時還為企業提供了21世紀高效競争的路線圖。它是世界精益管理領域裡最具代表性的作品之一。