第5節：如何寫郵件（一）(2)
四、關於已讀回執
為什麼要求對方給已讀回執，通常兩個功能：一、很重要的郵件，需要知道對方是否讀過，這個很重要，是內容重要而不是時間緊迫，因為如果是需要在限定的時間內讀，就需要用郵件的優先級功能了。二、是個人目的看收件人究竟打開過沒有。
我用過好幾個郵件系統，Outlook，Lotus……這個的設定並不一樣，我不是IT，可能不夠專業，但是有的郵件系統是收件人一旦打開會自動發送已讀回執的，且沒有任何記錄可查（在已發送郵件裡面是不會出現的），但也有的系統是詢問後根據你的選擇發送的，已發郵件有迹可查。如果是前者自動發送，那麼你可以實現功能一及二；如果是後者，那麼很抱歉，你可能什麼都無法實現。收件人完全可以讀過以後選擇不發送已讀回執。
最近的實踐表明，即使是自動發送已讀回執，如果收件人刻意避免，還是可以操作的，在preview狀態下看完郵件，根本就不需要打開，只要不雙擊打開，就不會自動發送已讀回執。
或者這個功能也只是防君子不防小人。
五、關於優先級
我很讨厭那種經常不分狀況用優先級的人，加了感歎號的郵件紅色顯示總歸會引起閱讀者的重視，但是發這樣的郵件一定要看是否必要。真正失火了要救，發這種郵件是無濟於事的。所謂重要，需要發件人很好地判斷。
六、關於群發
企業郵件系統的好處就是每個staff都赫然在錄，不需要像私人的address book，要自己維護，所以群發起來特別順手。可是，不是任何事情都需要群發，你可能覺得收件人可以自己選擇是否删除，而實際上郵件數量多的人收到這種不相關的郵件是很惱火的，並不是每個人都有秘書可以幫忙删除掉這些無關的信息。
一般來說，我們可以接受的群發事由不過是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的離職，來自GM office的公文……
我們最厭惡的群發是：某人休假通知，改手機號碼通知，say goodbye的散文……要知道這些不是每個人都感興趣，難聽點地說就是不要把自己看得太重要。
七、關於自動回复
這里我不是說收到每封郵件都會給回复的這種自動回复，而是特別指Out of Office的自動回复。這其實是個很好的功能，我不贊成每封郵件都自動設定回复，但是一旦休假了，誰take care你的工作，你幾時回來，urgent case如何聯絡你，放在自動回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦發了郵件給你就能知道你已經休假了，而不需要你事先群發每個人你的休假決定。
八、關於簽名檔
專業一點的公司都會要求統一的簽名檔，你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網址。
你改了電話，只需要改簽名檔就可以了，經常找你的那幾個人，你可以單獨發郵件甚至短信通知，而絕對沒必要群發。
每個公司一般都有內部的通訊錄，經常會翻新一下，你記住通知負責的人翻新就可以了。
本文摘自《職場生存法則》
本書分為兩部分，一部分為日記，一部分為網友問答。內容涉及作者在日常工作中積累的工作技巧，註意事項，人際關係處理，工作細節的把握等等，也有一些心情小故事。問答內容涉及面廣，職場問題和感情人生問題應有盡有，問得精僻，解答詳細。