第7章 日程安排的作用(1)

　　如果你感覺自己已經忙得不可開交了，那麼我相信，在為自己佈置了A級活動之後，你會感覺更加忙碌。很可能你仍然想繼續以前的活動（洗盤子、去工作、逛商店等），但現在你又為自己列出了更多的活動（也就是你在上一章所列出的A級活動）。

　　要想解決這個問題，你需要暫時放下你的人生目標，開始轉而考慮如何安排你的時間。你今天必須做些什麼？

　　顯然，你需要時間來完成一些必要的日常活動，比如說吃飯睡覺等，而且雖然你也可以想辦法減少花在這些活動上的時間，但你無論如何都不可能完全取消這些活動。另一方面，除非你非常獨立、非常富有，或者是有人在供養著你，否則你就必須通過工作來賺到足夠的錢來給自己購置食物、衣服以及住房等生活必需品。這也就是說，吃飯、穿衣、交通以及工作等至少會占用你一定的時間。

　　你還需要時間來完成那些常規性的工作：起床、讀報紙、檢查郵件、參加工作例會、保持辦公區域整潔、看電視、洗盤子、開車接送孩子……這些工作量的多少完全取決於你在你的組織、家庭和你的社交圈當中的位置。

　　平時你根本不會去花費太多心思考慮這些活動，但它們卻占用了你大量時間。事實上，很多人一輩子都在為這些事情而忙個不停。

　　曾經有一位秘書向我抱怨，她說自己從來沒有時間去完成那些老闆交待給自己，而且自己也特別喜歡的有意思的任務。跟我聊了一會之後，她突然意識到了問題的真正原因：她每天都在把全部時間用來處理那些常規任務（也就是她上班第一天起老闆交待給她的任務）——接電話、做記錄、整理文件、帶領客人參觀辦公室、回答問題、管理辦公用品等等。這些常規工作幾乎占去了她所有的時間，結果使得她根本沒有時間來完成那些有趣的工作。

　　家庭主婦們也經常會遇到這些情況。她們經常會很努力地做好自己的本分工作，結果卻發現自己雖然終日忙忙碌碌，卻始終沒有相應的成就感。

　　大多數人每天的活動內容都是由自己當前正在處理，但還沒有完成，、的工作決定的：比如你昨天、上個星期，或者是上個月，開始的某個專案。有時候這些專案只是一些常規性的工作，而有時候卻是一些意外。比如說那些一夜走紅的作家經常會突然收到邀請去參加各種活動——即便他希望能夠抽出一天空閑時間來陪陪自己的家人，或者是開始寫作一本新書，但他還是要堅持去兌現自己幾個月以前的承諾：到各種各樣的場合發表演講、做講座，或者是接受電視採訪等等。他不可能隨心所欲地決定自己什麼時候去上床睡覺，或者是待在家裡靜靜地讀完一本書。類似的情況也會發生在你身上。

　　那些意外的事情通常都會讓你感到不快，也會占用你的時間。設想一下，你早晨起來之後，發現自己忘記關電燈了，鬧鐘也沒電了，結果你遲到了兩個小時才到辦公室——而你本來打算提前到15分鐘，把昨天沒有完成的工作補完的。不僅如此，到了辦公室之後，你發現瓊斯先生已經打來了五個電話，抱怨說他至今沒有收到你昨天答應送給他的文件，所以你不得不立即打電話到快遞公司問問情況，然後發瘋一樣地督促他們抓緊時間。

　　必要的活動，常規任務，遺留工作，以及我們剛剛談到的意外情況幾乎會占用你的全部時間，對於大多數人來說，他們終日糾纏於這些事務當中，一輩子也不可能找到足夠的時間來實踐自己的人生目標。要想避免這種情況，你首先需要分辨出那些浪費時間的活動，並通過停止這些活動來為自己擠出更多的時間。要想實現那些對你來說真正重要的人生目標，你只有一種途徑：認真規劃你每一天的時間。

　　“誰有時間進行規劃？”

　　無論有多忙，你都應該抽出時間進行規劃。越是覺得自己沒有時間，你越應該仔細地規劃自己的時間。比如說你可以在每天開始或結束的時候抽出十分鐘來進行規劃——你將因此得到數倍的回報。

　　有時你可能會感覺自己太忙碌，根本沒有時間來進行規劃。沒關係，或許你確實沒有時間。但請想一想，如果不去進行規劃，你很難抽出時間去做自己想做的事情，而且你將根本不可能分辨出到底哪些事情才是真正重要的。即便你把大部分時間都用來完成A級活動，但你很可能並沒有把時間用來做A級活動中最重要的部分。因此，雖然你認為自己總是沒有時間來進行規劃，但提前規劃卻總是能夠說明你擠出更多時間。沒錯，確實如此：正是因為沒有時間進行規劃，你才應該抽出時間進行規劃。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。