第7章 日程安排的作用(4)

　　一位家庭主婦曾經告訴我，她的內部黃金時間是在丈夫和孩子剛剛離開的那段時間裡，每次一到這個時候，她總是感到特別興奮，好像渾身有使不完的勁。於是她就開始在屋子里忙個不停，整理床、洗盤子、洗衣服、整理玩具……她會這樣一直忙到上午11點。然後在從11點到下午2點半的這段時間裡，她的整個精神狀態陷入低潮，幾乎什麼都不想做，這種狀態會一直持續到下午2點半，而這時她又不得不去學校接孩子們放學了。在她看來，如果自己能夠盡快完成所有的家務，她就可以抽出更多的時間來做蠟燭：她不僅喜歡這項活動，而且還可以為自己的家庭帶來更多的收入。可問題是，每次完成家務之後，她總是會覺得自己陷入了一種極度疲勞狀態，什麼都不想再做了。而且到了11點她已經把房間打掃得幹幹淨淨，因此也不願意再拿出制作蠟燭的工具，把房間里又弄得亂七八糟了。結果是：她總是發現自己沒有足夠的時間來做自己想做的事情。作為一名旁觀者，我立即看出了她正在犯一項基本的規劃錯誤。於是我建議她把做蠟燭和做家務的時間颠倒一下，這樣她就可以把自己的內部黃金時間用來制作蠟燭了。

　　我認識的一位化學分析師也犯了類似的錯誤。他總是在每天下午浏覽專業期刊，並處理程序性的行政管理工作——考慮到這位分析人員的內部黃金時間是在下午，所以他的這種做法顯然也是錯誤的。於是我建議他把這些工作挪到上午進行，這樣他就可以利用自己下午比較興奮的時候來做那些更有創造性的工作了。

　　而所謂外部黃金時間，就是指外部資源（通常是人）最為齊備，最能說明你做出決定，回答你的問題，或者為你提供信息的時候。你可以在老闆即將離開辦公室去外地度假的時候抓緊時間去向他請示，那時就是你的外部黃金時間。一般來講，推銷人員的外部黃金時間是在早上9點到下午5點之間的這段時間，因為在這段時間裡，他們的客戶大都在辦公室，所以他們會比較容易直接聯繫到客戶。所以大多數有經驗的推銷員都會選擇把一些程序性的工作安排在這段時間之外。

　　在處理問題的時候，一定要事先確保你能夠見到那些你必須見到的人，這點是非常重要的。家庭主婦在看醫生、牙醫，或者是做頭髮之前必須提前預約。在逛街之前，她們必須事先知道自己喜歡光顧的商店的營業時間。她們還應當跟其他的媽媽們保持溝通，以便更好地安排搭車送孩子上學的事情。

　　執行官希望能夠很方便地找到那些自己需要聯絡的人。所以他們也必須事先了解自己的同事會在什麼時候有時間提供說明——並學會利用好這段時間。

　　大多數人都不太擅長站在別人的角度考慮問題，所以他們也很難考慮到別人的日程安排。事實上，這樣做有很多好處。我就認識一位這樣的執行官，他經常趁午飯時間去老闆的辦公室里請示工作——因為他知道老闆在午飯時間很少會出去。他們可以在辦公室里一邊吃三明治，一邊談工作，而且由於這時候很少會有其他人來找自己的上司，所以他們的談話也很少會被打斷。

　　找上司談話的另外一個黃金時間通常是對方剛剛來到辦公室的時候，因為他們這時很可能還在摘帽子、脫外套，還沒有沉浸到自己的工作當中。

　　不要把日程排得太滿

　　每個人都會遇到一些意外的情況，所以在安排日程的時候，一定要給自己留出足夠的彈性。如果你事先把所有的時間段都安排得滿滿的，那你很可能無法完成預期的任務，結果在下班回家的時候就會感覺很沮喪、焦慮，甚至是緊張。

　　意外發生的事情也會占用你的時間。想想看，你要接電話、查郵件、接待客人……這些日常活動都會占用你的時間。經驗告訴我們，雖然你不可能預料到自己每天都會遇到什麼事情，但在大多數情況下，你每天都會遇到一些意外的事情來打斷你的原定計劃。所以你需要一些空閑時間來處理那些不期而遇的問題，或者是去把握任何新出現的機遇。

　　因此，我建議你每天都至少要為自己安排一個小時的空閑時間。比如說如果你今天要接待一位客人的話，我建議你在接待完客人之後給自己留出一段空白時間，或者你也可以為自己安排出足夠的時間檢查郵件及完成一些書面工作。盡量把那些必須完成的工作提前完成，這樣在被打斷的時候，你就不會過於焦慮或者煩躁了。

　　如果在設定執行日程安排的時候過於僵硬，你就會感覺自己好像在被時間牽著鼻子走，覺得自己的整個生活都在被時鐘控制，變得毫無生趣。相比之下，如果能夠在安排日程的時候為自己留出一些自由時間，你就會感覺自己對生活有了更多的控制，每天的工作和生活也就會感覺更加順畅。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。