第7章 日程安排的作用(2)

　　規劃通常最適合在早晨起床時或晚上睡覺之前進行。通常情況下，人們在早晨都會比較清醒，在這個時候進行規劃可以說明你一天都保持勁頭十足。因為當你對自己的任務比較清晰的時候，就可以很快地把所有的任務一件件完成。而且把所有任務的次序安排清楚之後，你通常就不會被意外發生的事情打斷。

　　在晚上進行規劃也有一定的優勢。因為這個時候你會對自己當天所遺留下來的任務比較清楚，因此你也就可以更加有選擇性地安排第二天的工作。而且當你一天的工作安排停當之後，你就不會再浪費時間去考慮自己到底哪些事情該做，哪些事情不該做了。晚上進行規劃的另一個優勢就在於：你的潛意識會在夜間不斷工作，並可以為你第二天的工作想出很多不錯的方案，甚至可以為你所面臨的問題找到更好的解決辦法，這樣當你第二天到達辦公室的時候，你的精神狀態就會達到最佳。

　　由於早晨規劃和晚上規劃都有各自的優勢，所以我建議你不妨嘗試在每天的早晨和晚上都進行規劃。

　　你有那麼多時間嗎？我的幾位客戶曾經嘗試過詳細地記錄自己每個星期的活動。他們都非常認真，而且比大多數人都更關心自己的時間分配和規劃。他們意識到了規劃時間的重要性，而且決心投入足夠的時間來進行規劃。過了一段時間之後，他們發現自己每週規劃所占用的時間總共也沒有超過四個小時。這件事情說明，規劃其實並不會占用太多的時間——平均每天不到一個小時——但它所帶來的結果卻是很明顯的：在任何一天當中，你在A級活動上投入的時間越多，在其他瑣碎的事務上浪費的時間就越少。從這個角度來說，規劃可以說明一個人把自己的精力集中到那些最重要的活動上。

　　我所認識的很多執行官都養成了這麼一個習慣：在完成第二天的工作規劃之前，他們絕不會離開自己的辦公室。還有的人喜歡在第二天上班的時候早到15分鐘，以便在這段時間裡對自己的計劃進行修改。（當然，每天都會有一些意外的事情來打斷我們的安排，每當出現這種情況的時候，我們就需要被迫調整自己的計劃。）

　　我基本上會在每天早晨進行規劃。雖然我很詳細地列出所有的工作，可我每個星期在規劃上面所花費的時間最多也沒有超過三個半小時。我早晨五點鐘起床，當時其他人還在睡覺，於是我就把這段一天當中最安靜的時間用來做最重要的事情，規劃。

　　每天早晨，在進行當天工作規劃的時候，我總是會首先重溫一下自己的人生目標，並根據該目標來確定我當天的A級活動內容。完成規劃之後，我會把早餐前的時間用來完成A級活動——比如說我曾經把完成本書列為自己的A級活動，結果本書的大部分內容都是我在家人們起床之前的時間裡完成的。

　　除了每天的時間規劃之外，我還建議你利用每個星期五下午的時間來對本週的活動進行回顧，並大致規劃好下個星期的活動。然後你可以利用星期一早晨的時間來修改自己的計劃，並立即開始進行本週的A級活動。

　　如何為A級活動擠出時間

　　我所強調的最主要的規劃工具之一就是：日程安排。但這里的日程安排並不是簡單地為那些你必須完成的活動排定時間：比如說什麼時候參加會議，什麼時候赴約，什麼時候完成某項工作等等。我在本書當中強調的日程安排是為了給那些真正重要的活動排出時間。

　　在制定一週日程安排的時候，一定要註意為你的A級活動安排出足夠的時間。每個星期都要為自己安排出固定的時間段（比如說星期二和星期四的上午）來完成那些大型的專案。即便當天有很多瑣碎的事情需要處理，你還是要盡量保證自己會有足夠的時間來處理A級活動。

　　要想找出更多的時間來處理A級活動，你可以每天列出一個固定的時間段，在這段時間裡，堅決不要理會那些C級活動。這個時間段不一定要很長，比如說，剛開始的時候，你可以每天為自己抽出15分鐘的時間專門處理A級活動。等慢慢適應了“要事第一”的時間安排之後，你就可以逐漸延長A級活動時間段。

　　你可以橫向來安排A級活動的時間，比如說從星期一到星期五每天上午9點半到10點半的這段時間。或者你也可以縱向安排A級活動時間，比如說你可以把時間安排在每個星期三下午兩點到四點。

　　我認識這樣一位先生，他的妻子喜歡參加各種各樣的社交活動，可他卻非常希望自己每個星期能夠有一段時間跟妻子單獨在一起，為了做到這一點，他打開妻子的日歷，在每個星期二的晚上註明“有安排”。通過這種方式，他成功地為自己的A級活動（跟妻子單獨在一起）找到了時間。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。