第33節:用一張A4紙掌握寫作能力、說話能力、學習方法(2)

2014-07-23 09:53:54



  因此,我推薦大家事先將報告格式準備好,然後將報告簡單總結到一張A4紙上。這就是"出差報告表單"。

  寫出差報告的要點有三。一是明確出差的目的。總之,要讓上司在看這份報告的時候,能夠瞬間了解"那個家伙去了哪里,做了什麼"。

  二是根據出差的目的,簡要記錄出差的成果、意義。例如,如附表所示,假設某人以"調查紐約的最新營業情況,以作為公司制定戰略計劃的參考"為目的,拜訪了四個公司。調查結果一欄則要簡短地記錄上"拜訪A公司,經確認,其營業額比去年增長了20%"、"拜訪B公司並參觀了店鋪,發現這里多是年輕人",詳細內容則以"參見附頁報告"的形式,日後(疲勞得到緩解,頭腦反應靈活的時候再寫)再提交上去。

  另外一個要點便是與事實報告分開,記錄下自己的感想。這是因為,如果能將在出差地點取得的成果、感想簡要總結出來,上司看了這份報告,也會認為"這個家伙是有收獲的。他是帶著相應的問題意識回來的",從而對你做出一個加分的評價。

  最後一點是要事先指出重要的地方,以及事先將能填的空填好。這樣一來,要做的事不但條理清楚,還不會有遺漏。如果能事先在事項欄等地方記錄上"拜訪A公司的目的是確認其銷售額與上一年相比的增長幅度"、"拜訪B公司的店鋪是為了確認其服務對象的年齡層",只要稍微修改一下,填上數字就可以了,因此,也能讓寫報告變得輕鬆一些。報告起著計劃書的作用,所以要避免犯下在出差地漏掉了某件事的愚蠢錯誤。

  出差報告表單

  題目 紐約最新營業情況調查

  擬制日2007年5月29日

  紐約出差報告

  目的    調查優越的最新營業情況,以作為公司指定戰略計劃的參考。

  時間    2007年5月29日~6月1日

  報告人    服務企劃部 大林

  同行人    服務企劃部 中山科長、大林

  日期    事 項

  5月29日    拜訪A公司,經確認,其營業額比去年增長了20%。(參見詳細報告1)

  5月30日    拜訪B公司店鋪,經確認,那里多是年輕人。(參見詳細報告2)



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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