第17節:用"一張A4紙"鍛煉思考能力(4)

2014-07-23 11:55:04



  我之所以講這些,是想強調一下如果公司內部體制錯綜複雜,未得到統一,可以制作一張"模塊化表單",這樣一來,各部門之間互相依賴、互相扯後腿的風險也會大幅降低,而且,各部門的成本管理意識、改善意識也會得到提高。也就是說,我剛才所說的業務流程會比較穩定,而且即使有一些變化,也能夠迅速應對。

  在Yahoo!BB事業部成立的時候,由於"收費"出了問題,我深刻體會到了模塊化的重要性。

  當時,這個公司的產品推出流程為①產品說明→②宣傳活動→③根據客服中心收到的客戶投訴進行調整→④收費→⑤結算,此業務流程很複雜,所以,各流程之間是互不可分的。

  即使只採取一種宣傳方法,將二個月免費使用轉換成三個月免費使用的過程也非常麻煩,如果採取复數個宣傳,公司便處理不清楚了,這也成了客戶投訴的一個原因。

  而且,客服中心就是客服中心,不應負責處理因錯誤收費而發生的投訴,客服中心一旦負責協調退錢,就會連續出錯。

  "這樣下去就糟糕了。事情會變得不可收拾的。"

  我是這樣認為的,於是我努力將各部門的業務模塊化,明確了各部門的職能、作用。而且,我將產品說明和宣傳活動說明的手冊完全分開了,並在此基础上重新裝訂了一下,發給各部門傳閱。這樣一來,各種宣傳活動便能夠迅速進行了,即使是复數個宣傳活動,公司也能夠處理得非常明確了。

  而且,我還指導客服中心將應對顧客的情況格式化,如"到了某個時候,放入DB的東西也要開始收費了",以使其能夠採取整齊劃一的處理方法,而顧客打來的錯誤收費投訴電話也大幅減少了。最終,一系列的業務流程都穩定了下來,公司的組織體制也變得堅如磐石了。

  如果貴公司的各部門錯綜複雜,猶如一團亂麻,那麼你是否可以提議將各部門"模塊化",並努力明確各部門的職能、作用呢?

  模塊化表單

  題 目 收費問題

  (每月收費合計數據)

  (全部輸入系統中)

  (宣傳活動定義書)

  (產品說明定義書)



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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