第14節:用"一張A4紙"鍛煉思考能力(1)

2014-07-23 12:26:03



  第2章

  用"一張A4紙"鍛煉思考能力

  思考能力強化法

  簡要流程圖

  魚骨圖

  模塊化表單

  邏輯學樹狀圖

  矩陣圖

  選擇樹狀圖

  簡要流程圖

  只需一張A4紙,任何人都能改善業務流程

  "為了提高工作效率,我想重新審視一下工作程序。"

  "我們計劃縮短交貨期,提高生產效率。"

  在這種時刻,有的公司會使用流程圖。所謂流程圖,是指將工作程序或流程做成圖示進行說明的"流程圖示",據說使用此流程圖,可以增進部門之間的相互理解,這樣,工作就可以順利進行。

  但是,真的是這樣嗎?我認為有的時候,它也會成為改善業務的禁锢。之所以這麼說,是因為流程手冊上的符號種類繁多,有的時候,只有部分熟悉組織體系的人能夠理解、把握,一般人很難理解。因此,在這種情況下,便容易出現"那個符號是什麼意思來著?我忘記了。還是算了吧"的情況,從而使人們在不知不覺間輕視了它。

  雖說如此,但如果從任何人都能準確把握業務流程的角度來說的話,我們還是不能輕視它。

  因此,我要推薦一個一頁A4紙的"簡要流程圖"。說起來,它的使用方法也非常簡單。首先是劃分部門。部門數在五個左右比較合適。因為正如我多次強調的那樣,人一次只能處理、理解五件左右的事情。因此,如果部門較多的話,我建議大家將部門結構從科合並為部,再從部合並為總部等單位。

  其次便是符號問題了,我推薦的"簡要流程圖"僅使用"長方形"、"↓(箭頭)"和"文檔符"三種。

  "長方形"中填寫相應部門的主體業務,"↓"用來表示部門之間的關係,也就是說,在工作程序從一個部門轉移到下一個部門的時候使用,"文檔符"中填寫在這個過程中產生的輸出文檔(站在下一個部門的角度來看的話,就是輸入文檔)。

  此流程圖非常簡單,如果使用它,任何人都可以立刻理解。

  在我看來,這個流程圖派上用場,是在Yahoo!BB展開業務不久之後的事情。當時,軟銀公司(譯者註:英文為Soft Bank)還沒有明確定義出向NTT(譯者註:NTT為日本電信電話柱式會社的英文縮寫,在這里可以理解為電信部門。)申請開通ADSL業務失敗後的解決方法簡要業務流程圖。因此,在很多情況下,即使前面的業務出現了錯誤,也會進入下一個業務流程,當時的現狀是,即使申請人投訴"未開通",也很難彻底查明其原因。

  具體來說,便是在申請開通ADSL業務時,申請人需要提供正確的電話線路開戶人。如果開戶人不正確,即使向NTT提出申請,也無法讓他們來安裝。例如,一個家庭的兒子提出了申請,但這個家庭在NTT的開戶人是戶主父親,這個事例就屬於以上情況。但是,這種情況很難在營業第一線進行確認,因此,在當時,線路的開戶人和申請人(使用人)不一致的案例甚至占到三成以上,來自這些人的投訴不絕於耳。這樣一來,營業第一線的工作人員就必須事先向申請人確認這件事。

  簡要業務流程圖制作出來之後,標準化的業務流程穩定地確立了下來。這之後,即使某一環節出現了問題,也會在營業第一線得到修正,投訴也開始驟減。而且,各業務環節的成本以及處理時間也得到了明確,因此,業務的系統化和合理化也開始順利進行。

  所以,在試圖改善業務的時候,與其絞盡腦汁地思考,不如將其落實到流程圖上,從明確各部門的主體業務和輸出文檔開始做起,如何?即使你只做了這一件事,也會讓人覺得你是一個"有工作能力的人"。



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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