對秘書工作的要求

　　有關對秘書工作的基本要求，在已發表的衆多論著中，都有明確的闡述。軍隊的秘書人員，既包括參謀、幹事、助理員，也包括各業務部門的負責人。根據這一特定對象，我們認為，秘書要辦理好首長交待的事項，有如下三點要求：

　　一是事事記準確。秘書對首長交待的每件事，不能有絲毫的差錯。特別是時間、地點、人員、要求、前因後果、具體數字、百分比以至首長交待時的神態、口氣，都必須搞清楚。應做到：口袋里有記事本，桌子上有記事闆，身邊有記事幫手（家屬、小孩隨時提醒），以免遺忘誤事，同時做到丁是丁，卯是卯，不得有絲毫差池。稍有疏漏，就出問題。有一次星期六，軍長對D秘書說：“明天我值班，上午10點。上級來人檢查直屬隊工作，到時你給我打個電話，我陪工作組的同志一同去。”D秘書照習慣記在記事闆上，又向家屬做了一番囑咐。當時他正趕寫一份材料，要得挺急，寫時很投入，確實把這件事給忘了。9點40分孩子打來電話說：“你10點鐘要給軍長挂電話。”這位秘書才恍然大悟。要不是家中有幫手，D 秘書該如何向軍長交待？

　　對首長的外出活動，更要精心安排不出一點差錯。請看一位首長下部隊視察時半天的活動安排（見附表）。

　　二是件件有著落。首長交待的每件事，不論是國家大事，還是家庭小事，也不論是易辦的事還是難辦的事，都要有結果。不能講價錢，不能叫苦，不能擺困難，更不能借故不辦。首長在交待任務時對困難方面已有所考慮，一般都有一定餘地。當然有難度，不然就看不出秘書的本事了。

　　三是次次有回音。首長交辦的事情，無論結果如何，都要及時報告，而且越早越好。比如買車票，是件叫人著急的事。秘書買好了放在口袋里不向首長報告，讓首長著急：買到沒有？哪次車？幾點出發？首長可能急得團團轉，你倒挺坦然。能不挨批？這樣的事有過三次，秘書就幹不成了。

　　這三點要求並不深奧也不具什麼理論深度，但卻很重要，是做好秘書工作的起碼條件。

　　

本文摘自《參謀助手論》

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　　本書處理機關工作領域和秘書學領域的最基本課題。作者擁有十年部隊機關的工作經驗，並且長期奮鬥在秘書學教學第一線。書中內容多出於切身感受，貼近生活實際，便於具體操作，而非深奧的理論論述和抽象概括。
　　書中內容以部隊軍政機關為背景，選取了秘書工作中的27個侧面，涉及協助首長決策、否定首長錯誤意見、向首長傳遞假話、處理首長間矛盾、安排會議坐席次序、撰寫會議講話稿等情境，以“原則是什麼”、“最好如何處理”、“應註意的問題”為寫作綱領，著重技術性知識的傳授，並使其上升到藝術的高度。
　　由於務實的寫作態度和以技巧為核心的內容特色，本書不僅對部隊、政府機關、國企等體制內工作人員具有指導和參考價值，秘書必需的核心能力——觀察力、溝通力、執行力，也是現代企業商務人士必備的基本技能，因此本書同樣適用於私企、外企員工。