對業務流程的反思5

2013-12-31 10:34:29

普遍實行集中運作和分散運作相結合

企業在再造其業務流程後,能夠在同一個流程中把集中的
優點和分散的優點二者結合起來。我們將在第五章講到惠普公
司時涉及這一課題。該公司實行標準的採購制度和共享數據
庫,使它有可能把集中的優點和分散的優點二者結合起來。

信息技術使企業愈來愈可能這樣來運作,似乎公司下屬的
各個單位是完全自治的,與此同時,該組織仍然享有由集中產生
的規模經濟的好處。例如,公司給地區銷售代表配備筆記本電
腦,通過無線調制—解調器同中心辦公室或公司總部保持聯繫。
這就可以向銷售人員提供最新的信息。與此同時,將控制的內
容裝入軟體,可以供銷售人員在擬訂銷售合同時參考,防止他提
出的價格不合理或擬定的送貨條件或其他條件本公司無法滿
足。公司利用信息技術再造銷售流程,甚至還能取消地區辦公
室的官僚機構,提高地區銷售代表的自治地位,增加給他們的授
權,與此同時,改進公司對銷售價格和銷售條件的控制。

許多銀行已設立了若幹個不同的部門,向同樣的客戶(例
如,大公司)推銷不同的專案。一個部門提供傳統的信貸額度,
另一個部門提供以資產作抵押的融資,第三個部門負責信用證,
第四個部門提供管理養老基金的服務。分散的結構使得每一個
部門強調其最內行的專案,同時,也就助長了真正的各自為政,
但也免不了引起混亂。

在這種機構分散、各自為政的情況下,每一個工作人員都註
視市場的一小部分,而沒有一個工作人員把客戶作為整體來看
待。這樣,出現了重要的整體性的問題也許會陷入泥潭,無人負
責解決。例如,一家銀行為某個客戶確定了2000萬美元的信貸
額度,指示下屬每一個自治單位去貫彻執行。每一個下屬單位
都去貫彻了,把對該客戶的信貸擴大到2000萬美元。於是,整
個銀行向該客戶提供的信貸總金額數倍於此數。直到該客戶破
產之後,銀行的管理部門才了解整個的實際情況。為了避免這
一類的問題,有幾家銀行各自設立了全銀行的客戶資料庫,所有
的經營單位都可以分享。每一個經營單位還把它所了解的有關
該客戶的情況以及它同該客戶之間的關係輸入資料庫,而且,每
一個經營單位利用該資料庫作為客戶信息的一個來源。這樣,
各個下屬單位既有獨立行動的自由,又能在沒有一個中央管理
機構的官僚干預下,協調彼此間的活動。


舉出上述例子,指出我們所看到的在再造後的業務流程中
一再出現的特徵,其目的並不是向讀者表明,不論哪種業務流
程,在再造後,其外表特徵都是一樣的,也不是表明流程的重新
設計是簡單明了之事。真理再往前一步就會變成謬誤。並不是
每一個再造後的流程都顯示出我們論述的全部特徵。實際上,
由於有些特徵之間有矛盾,它們也就不能全部顯示出來。實際
建立一種新的設計,需要有遠見卓識、創造能力和判斷能力。在
業務流程再造後,在設計工作職位和組織機構以支援新的流程
時,這些因素也是需要的。我們接著將探讨這個課題。

本文摘自《企業再造》


   本書是美國近年出版的一本關於企業管理的畅銷書。西方發達國家現行的企業制度、組織結構和管理是開始於兩百年前的工業社會發展的產物,它強調勞動的專業分工和管理的層級制。隨著科技的發展,人類進入信息社會,過去的管理方法已不再適用。

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