第7堂課 高科技時代的禮儀(3)

    不要主動給對方發送廣告

    電子時訊是跟客戶、合作伙伴和同事保持聯繫的主要方式，也是推廣公司新聞、新產品和服務的有效載體。但是，發送未經對方同意的電子郵件廣告不是一項聪明的商業策略，尤其是人們一個禮拜要收到幾百封垃圾郵件的輪番轟炸。為了避免被定義成垃圾郵件發送者，所以只能給那些同意接收你的電子時訊和公告的人發送廣告郵件。如果有人選擇“退出”，或者想從你的地址清單中被删掉，要尊重他們的要求。

    在發送幽默信息之前要斟酌一封有趣的電子郵件在你看來可能沒有什麼不妥，但是可能會侮辱其他的人。

    帶有敵對性、騷擾性或者歧視性信息的電子郵件的傷害是持久性的，還可能在你不知道的情況下被轉發給其他人。開玩笑的時候要小心些，不要發送公司的電子時訊以外的任何信息。

    越短越好對於簡短的郵件，你可以在主題欄里寫道：“我們能不能下午見面核實一下預算？”，然後用“EOM”結束主題。“EOM”是“EndofMessage（訊息結束）”的首字母縮寫。這樣收件人不需要打開郵件進行恢復。不要過多地使用首字母縮寫詞匯，除非你的收件人能夠明白它的含義。

    用其他方式把你的郵件標記為急件除了使用驚歎號的方式，也可以在主題欄使用關鍵詞來說明收件人快速過濾和分類時間敏感的郵件。例如，“急件”可以作為“立即閱讀”的代碼，“FYI”代表不需要回复。

    外出或休假時通知其他人如果你計劃離開辦公室一段時間，要使用郵件外出自動回复功能。改變你的語音留言，告訴致電者你什麼時候去旅行，什麼時間返回，和在你不在期間找誰聯繫。

    避免給人不必要的挫折感下面是電子郵件使用者給別人帶來不必要的挫折感的7種方式：

    1、使用很長的簽名文件

    2、發送連鎖信（收件人需轉交他人）

    3、忘記發送附件

    4、發送病毒

    5、忘記檢查自己的郵箱，結果由於信件爆滿處於拒收狀態

    6、格式化的電子郵件，採用“尊敬的先生”這樣的詞匯，便是你沒有進行過對收件人的調查

    7、寫信給某人卻寫錯了姓名，或者錯誤地拼寫了姓名。

    黑莓設備

    無論何時當你開會的時候，一定要集中精力在客戶、同事和合作伙伴身上。要克制自己不要做出下列的行為：亂塗亂畫、用筆敲桌子、咀嚼冰塊、把椅子轉來轉去、前後搖晃椅子、睡覺、修剪指甲、或者用黑莓手機檢查電子郵件。珍西?杜恩（JanceeDunn），《滾石》（RollingStone）雜志的特約編輯，同時也是很多出版物的撰稿人，這些出版物包括《O》雜志（美國著名脫口秀節目主持人奧普拉?溫弗瑞出版的雜志）。杜恩說，當她在進行採訪的時候，很多情況下會感到很失敗，因為被採訪者似乎對檢查他們的郵件更有興趣，而沒有集中精力在採訪上。“我採訪過很多名人，他們的註意力都放在電子郵件上了，他們在我提問的時候，都能夠有勇氣去按他們的黑莓手機的鍵盤。”杜恩說。

    如果你把精力花在關註你的郵件接收設備上，而沒有關註其他人，那麼他們就會很生氣，而且有理由生氣。一般情況下，電子郵件接收設備不能在會議環境中使用，它們會轉移你的註意力，而你的註意力本應該集中在發言者身上。我看到過有些公司允許週期性的“黑莓”休息時間，這樣經理們就可以定期檢查一下自己的郵件。在某些特殊的情況下，便攜式的電子郵件設備在會議中是很有說明的。例如，你在等待客戶對你提出的問題的答复，只需要看一眼郵件的標題，或只需要閱讀重要的部分。盡量在會議結束後回复郵件，除非事情緊急到不能再等的地步。如果你認為你一定要離開房間，要輕輕地，並且提前道歉。把電子郵件設備挂在腰帶上，或者放在公文包里，或者幹脆留在辦公室。如果你把它放在桌子上，

    當設備振動提示你收到電子郵件的時候，你和其他參加會議的人會被它干擾得心煩意亂。

    手機：利還是弊？

    當手機讓人們更容易保持聯繫的時候，他們也拉大了本來處於聽力所及範圍之內的人們的距離。還記得電話亭是有門的嗎？電話亭的門本來是設計用來保護打電話的人的隐私的。但是電話亭已經和現在沒什麼關係了，因此很明顯，人們是不得已而為之，在公共場合讨論自己的私事。

    無線設備的使用人群依然在持續增長，2004年麻省理工學院發佈的一次調查顯示，手機已經超過鬧鐘、電視、答錄機，成為人們最痛恨但又離不開的一項發明。在二十年前沒有手機的時候，我們都能夠享受安靜，現在它怎麼成為我們不可或缺的工具了呢？

    錯誤使用手機，曾經激起過我們很多人的憤怒。每當發火的時候，就有可能會失去一次商業機會。在很多情況下，不合時宜地使用手機要比缺乏禮儀更常見，因為它可能會疏遠旁觀者，或者激起旁觀者的憤怒。

    幾年前，我經歷了我認為是最嚴重的一次手機騷擾。當時我預約了一次按摩，按摩師讓我脫掉衣服，臉朝下，趴在按摩床上。幾分鐘後，她返回了房間，坐在椅子上開始按摩我的肩膀。我閉上眼睛，開始放鬆。忽然我覺得她的右手離開了我的肩膀，她開始講話。

    開始我以為是其他人走進了房間。當我發現按摩師是在用手機跟朋友聊天的時候，我感到很震驚。她的對話至少持續了5分鐘，在這期間，她一直是用一只手為我按摩。在她挂斷電話後，她跟我道歉，但是我沒有回應她，因為我對她這種行為感到震驚。現在回想起來，我當時真應該拒絕支付按摩費，但是當時我只是換了一家按摩中心。

    商業發展帶動手機禮儀的發展

    現在，越來越多的商業活動開始追趕潮流，但與不禮貌的手機行為進行鬥爭收效甚微。電影院里張貼了“沉默是金”的海報，航空公司也挂出了安靜區域的標識。交通運輸行業的巨人——美國鐵路運輸公司，甚至規定了“安靜車廂”。在“安靜車廂”內，乘客不允許使用手機、尋呼機、筆記本電腦，說話也只能用很低的聲音。如果有人在“安靜車廂”使用手機，列車長會很有禮貌地把她安排到別的車廂就坐。

本文摘自《最權威商務禮儀課》

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　　對很多人來說，“禮儀”很容易讓人聯想到乏味的、老古董似的或者自命不凡的形象，但實際上禮儀並非裝腔作勢，讓人感覺到很造作，或者比別人優越。在接下來的內容里，你將發現商務禮儀不僅僅是給上流社會和追求更高社會地位的人服務的。很多時候，你可以把它當作一項有力的、實際的、能夠帶來利益的技巧來使用。為了能夠在當今競爭激烈的商界中取得成功，你就需要了解商業的規則。因為，要想在競爭中獲勝，你就必須了解規則。禮儀就是一套規則和指導，讓你在個人生活和職業道路中的各種人際關係更加和諧、更富有成效、更加便於管理同時更有意義。我已經了解了禮儀的規則，它同我們生活和工作中的其他規則一樣，不是一成不變的。當我為了創作這本書採訪很多有天賦的成功人士時，我發現他們的轶事和至理名言大多數都建立在良好的判斷和優雅的禮儀之上。這些成功人士的傳記證明，良好的禮儀可以帶來事業的繁榮。他們一流的觀念、實踐和建議，可以激發你的靈感，說明你描繪出成功的藍圖。