第7堂課 高科技時代的禮儀(2)

    凱瑟琳?卡特林（KatherineCatlin），凱特林庫克曼集團公司（Catlin&CookmanGroup）的CEO和創業伙伴之一，這家咨詢公司位於馬塞諸塞州的辛漢姆市（Hingham）。卡特林說，她和她的同事使用電子郵件介紹客戶相互認識，而通過認識對方，客戶雙方都能夠從中受益。“我以前的一個科羅拉多州的客戶給我發了一封簡短的郵件，同時也發送給一位他覺得我應該結識的人。他在郵件中寫道，‘親愛的喬和凱瑟琳：喬?克勞福德，很榮幸為你介紹凱瑟琳?卡特林。她是企業管理領域的一位領袖，已經出版了2本關於讨論CEO的領導力的著作，你可以通過以下的聯絡方式跟卡特琳聯繫。凱瑟琳，喬是某某公司的CEO，很想更多地了解關於你的著作和咨詢服務的情況，你可以通過下面的聯繫方式與喬聯繫。現在你們可以相互聯繫了。’”卡特琳認為，這樣的電子郵件介紹可以帶來有價值的商業關係，而且雙方可以直奔主題。

    電子郵件：適度地使用電子郵件

    你是不是每天都要面對屏幕上大量的未讀郵件和未回复郵件？如果是，你可能在考慮應該隔多久用電子郵件跟同事和客戶聯絡一次。在英特爾公司，在8.8萬雇員中進行的調查顯示，平均每位雇員每天會收到200封新郵件，30%的郵件被認為是沒必要的。面對這麼多的郵件，雇員一般每天需要用3個小時來處理這些郵件。這樣，在發送每封電子郵件之前，都有必要問問自己:“這封郵件是必須要發的嗎?”當電子郵件被濫用，或者發送錯誤的話，都會給我們帶來巨大的工作量。還有，由於病毒和蠕蟲程序的流行，在你用郵件發送搞笑的附件和最新笑話的時候，要仔細考慮考慮。另外，很多公司對電子郵件的使用也有嚴格的規定。

    並沒有固定的標準來規定，隔多久你應該給你的客戶、用戶和同事發一封電子郵件，這跟所處的行業有關，也跟個人習慣有關，因為每個人在如何溝通這個問題上，都有自己的偏好。一般來說，電子郵件可以用來交流一些簡單的事情，例如提醒合同的到期、確定會面的時間、或者繼續以前未完的對話。一些更重要的事情，比如讨論合同、提案或者談判，以及同新客戶的溝通，還是面對面或者通過電話交談來處理更加有效。

    網路上的禮儀：電子時代的禮儀

    下面是一些使用電子郵件時應該註意的問題：

    使用主題來表明信息一封電子郵件是否重要，經常是由它的主題來決定的。沒有主題的郵件很可能會被删除。要保持郵件的主題簡短、明確、有關聯性，或者其他不會讓收件人誤認為是垃圾郵件的方式。

    對待電子郵件要像對待商務信函一樣重視當你想給對方留下好印象的時候，最好在郵件中正式一些，而不要太隨便。首先，要用這樣的稱呼，比如：“尊敬的羅德里格斯先生”，然後在郵件的開頭就要集中重點。要是用對方的姓氏，知道對方在回信中使用他的名字，這表示對方不介意在信件來往中隨意一些。很多人都希望你的郵件包含簽名欄，其中包括你的姓名、職務、公司名稱和聯絡方式。這些信息在對方需要通過電話或者信件方式跟你聯繫的時候，很有說明。

    不要大聲喊叫在英文中，全部使用大寫字母會被認為是“網路中的大喊大叫”。換一種方式，比如用星號來表示你想強調的內容，如“鲍勃和我昨晚在公司的接待處過得很*快樂*。”

    不要使用奇特的裝飾鮮明的顔色、閃爍的圖標、或者跳動的笑臉（情緒圖標）在私人郵件中是非常有樂趣的。但是在商業郵件中要盡量避免使用這些。

    保持簡潔，但不要生硬電子郵件的內容必須簡短，但是有時候可能因為太簡要，而給人留下不禮貌的印象。下面是一個例子，用來說明電子郵件不能過於簡單。我的朋友麗貝卡（Rebecca）曾經為一家專業人員協會工作，這家協會為能夠給會員提供建立人際關係的機會而自豪。因為沒有會員主管，所以麗貝卡給協會主席發郵件，詢問如何能聯絡她最近認識的其他會員。3天過去了，她還沒有收到主席的答复。考慮到可能第一封郵件可能在網路傳遞中出了問題，她再次發送了她的請求。協會的主席終於回复了她的郵件，不過只有那個協會會員的電子郵件地址。麗貝卡本來期待的是更誠懇一些的內容，比如“親愛的麗貝卡，非常抱歉沒有及時回复你的郵件，莎拉?里德（SarahReid）的聯繫方式已經在下面列出。如果以後還需要我們說明的話，請聯繫我們。”因為協會主席的郵件是如此的生硬，反而顯得她有些倉促和無禮。

    沒有私人電子郵件如果你想給別人發一些機密的信息，最好通過電話、或者親自面談。電子郵件可以複製、轉發和打印，所以不要發送或者涉及任何你不想被重複或者在公司新聞發佈會上出現的內容。

    避免帶有情緒的郵件電子郵件可以傳達很強烈的感情，但很容易被誤解。電子郵件應該避免出現的不穩定因素，例如解雇或者訓?別人，或者終止合同，這些情況最好當面解決。千萬不要在你發火的時候發送郵件。花些時間冷靜下來，在郵件發出之前再讀一遍，避免出現任何會讓你後悔的內容。面部表情、聲音的變化和肢體語言是沒有辦法在電子郵件中表達出來的，所以很可能你的信息會被誤解成過於刺耳、過於嚴厲或者過於隨意。當你進行面對面的溝通，或者通過聲音交流，是很容易回答問題或澄清任何可能的誤解，保持相互的尊重，即使商業關係是建立在不穩定的基础之上的。

    當面贊揚不管你在郵件中引用了多少人的名言，一封祝賀的電子郵件甚至不如親自送出的一封簡短的感謝信有效，另外，大多數人更看重用打字機敲出來的或者手寫的簡短書信，而不喜歡電子郵件這個方式。

    發送郵件之前要校對在點擊“發送”之前一定要核對。在你點擊“發送”按鈕之前，要檢查語法、拼寫和標點符號的錯誤。自動檢查拼寫錯誤的功能，對不經常使用的詞匯會失去作用。例如，你可能想要輸入的是“They’regoingtoloveournewproductline.”，但是錯誤地輸入成了，“Theirgoingtoloveournewproductline.”。在發送之前一定要確定是你想要表達的意思，確保所有的人名都拼寫正確。

    尊重他人的隐私有些時候你需要給很多人發相同內容的郵件，但是你不想把每個人的郵件地址都添加到收件人名單中一起發送。如果收件人互相不熟悉，或者你不想把其他人的地址都洩露給收件人，那就使用“暗送”功能。使用暗送功能，收件人收到的郵件中唯一的郵件地址就是發送者的。

    小心使用“回复所有人”的功能如果你收到的郵件是發送給包括你在內很多人的，只需要回复需要回答的那個人。使用“回复所有人”，只能在你通訊錄上所有的人都需要看到你的回答的情況下，而在很多情況下，只有發件人才是你需要回复的人。

    不要做毒草如果你在發出郵件後沒有收到答复，你可以發送一封不同內容的郵件說明再次發送郵件的原因。如果需要立即答复的話，可以直接打電話。反复發送同一封郵件，只會讓別人覺得你是咄咄逼人或者是漫不經心。在假設你的郵件被收件人忽略或者删除之前，要知道大部分公司都有反垃圾郵件過濾系統，可能偶然地阻止了你的郵件。

    快速回應如果有人發郵件詢問問題，而你沒有辦法立即給出答案，就要給發件人回郵件，解釋你正在研究他提出的問題，或者目前忙著進行其他的計劃，一旦有什麼訊息就會在一定時間內通知發件人，這是一種有禮儀的行為。否則，發郵件的人會覺得自己的郵件沒有發到你的郵箱，或者他們被屏蔽了。

    得到允許再發送附件很多公司有規定不鼓勵員工打開來歷不明的郵件附件。在發送多個附件或者圖片之前，弄清楚收件人是想分別收到還是想一次收到。一些人會選擇分別收取，因為這樣不會耽誤他們接收其他的郵件。

本文摘自《最權威商務禮儀課》

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　　對很多人來說，“禮儀”很容易讓人聯想到乏味的、老古董似的或者自命不凡的形象，但實際上禮儀並非裝腔作勢，讓人感覺到很造作，或者比別人優越。在接下來的內容里，你將發現商務禮儀不僅僅是給上流社會和追求更高社會地位的人服務的。很多時候，你可以把它當作一項有力的、實際的、能夠帶來利益的技巧來使用。為了能夠在當今競爭激烈的商界中取得成功，你就需要了解商業的規則。因為，要想在競爭中獲勝，你就必須了解規則。禮儀就是一套規則和指導，讓你在個人生活和職業道路中的各種人際關係更加和諧、更富有成效、更加便於管理同時更有意義。我已經了解了禮儀的規則，它同我們生活和工作中的其他規則一樣，不是一成不變的。當我為了創作這本書採訪很多有天賦的成功人士時，我發現他們的轶事和至理名言大多數都建立在良好的判斷和優雅的禮儀之上。這些成功人士的傳記證明，良好的禮儀可以帶來事業的繁榮。他們一流的觀念、實踐和建議，可以激發你的靈感，說明你描繪出成功的藍圖。