第1堂課 第一印象，永久的印象(1)

    樹立良好的聲譽需要二十年的時間，而毀掉它，五分鐘就足夠了。如果你能考慮到這一點，你就會採取不同的方式了。

    ——沃倫?巴菲特（WarrenBuffet），股票投資者，商業大亨

    有人這樣說過：“永遠都沒有第二次機會去改變一個人的第一印象。”這句話說得太正確了。不管是在工作中還是生活中，我們都會自覺或者不自覺根據一個人的第一印象來判斷他的專業程度、性格和能力。想要給人留下積極的第一印象，特別是在初次同客戶見面的時候就要做到準時和有備而來。

    福爾尼（P.M.Forni）是《選擇禮儀：25種體貼的行為》（ChoosingCivility：TheTwenty-fiveRulesofConsiderateConduct）一書的作者，也是“約翰斯?霍普金斯禮儀計劃”的倡議者，他說出了我們在準備不充分的情況下進行會談時，感到有壓力的原因。“就像考試一樣，如果你為考試進行了準備，你就不會那麼緊張，並且能夠表現出權威和鎮定，”福爾尼這樣說道。他認為經過準備之後，思維就會更加清晰。你可以把精力花在解決手頭的問題和難題上，而不是把精力放在讓自己緊張地去適應情況上。會議之前的準備工作能夠讓你很大程度上領先於那些沒做任何準備就去會見客戶的人。

    詹姆斯?R?盧卡斯，魯曼國際咨詢公司的總裁和CEO，，《致命的幻覺：清除阻礙企業成功的不真實》（FatalIllussion:ShreddingaDozenUnrealiesThatKeepYourOrganizationFromSuccess）的作者，他認為如果你不花費些時間去了解有關你的客戶和經銷商的信息，那麼就相當於自己宣判了自己的失敗。在最近的一次電話採訪中，盧卡斯告訴我：“了解任何你能得到的關於客戶的信息。每個人都是獨特的，都有他們特定的需求，不要採取標準化的方式。採用定制化的方式才能建立難忘的關係。”

    在我的一次禮儀課程講座中，一位律師告訴我他採用跟準備上庭審判一樣的方式來準備商業會談。在準備上庭審理案件的時候，他需要研究所有的證據、會見嫌疑人和證人，在陳述案件之前盡可能多地找到各方面的信息。在會見客戶或者法律界同仁之前，他應該做相同的準備工作。如果你花些時間來收集一些重要的背景資料，通過嘗試下面的方法你就能夠更好地準備同下一個客戶的會談，或者應對下一次工作面試：

    找出誰將出席會談。記住你不認識的人的姓名和職位。在會談期間，能夠在交談中多次正確稱呼對方的姓名。

    浏覽對方公司的網站，了解公司的歷史、經營目標、有關員工的記述，閱讀網站上的文章、新聞和其他信息。做好索引卡片記錄，這樣在會談之前還能夠回顧一下。這種調查同時也為交談準備了素材。

    通過談論出席的人感興趣的話題，打破沉默。除了天氣和交通之外，很多人都願意談論他們的母校、業餘愛好、特別關註的事情和假期。如果你不了解這個人除了工作之外還有什麼愛好的話，也可以向了解他的同事詢問一下情況。如果你們有相同的愛好，比如馬拉鬆，一定要提及。

    一定要熟悉你從事的行業。閱讀一些商業出版物，了解一些簡稱、流行詞、流行趨勢，還有客戶的競爭對手的問題和麻煩。

    通過閱讀一些新聞週刊和一兩種主要的日報，了解當今的時事要聞。如果你非常了解世界上的一些重要新聞，別人會覺得你見識很廣。

    當你參加公司內部同老闆或者同事的會議時，策略也是同等重要的。需要進行下列的準備：

    仔細閱讀會議議程和相關材料，讓自己熟悉將要讨論的主題。如果有什麼建議要修改議程的話，在會議開始前提出建議。

    如果你不能參加會議，派一個人代替你出席。

    如果是你主持會議的話，要確保每個人都參與了交談。?不鼓勵進行主題之外的讨論。

    記下有關的問題和想要強調的事項。最可怕的事情就是去參加會議，卻不知道該從何說起。

    如果是你主持會議的話，制定一個“行動列表”，記錄下誰將跟進哪些任務。並為每個任務制訂最終期限。

    24小時內發放會議備忘錄。

    待人友好

    當你到達別人的辦公室的時候，別人對你的第一印象就開始建立了。不管是順路拜訪還是專程來會見某人，都要對接待人員或者跟你打招呼的人表現友好一些。羅佈特哈夫國際集團（RobertHalfInternational）委託進行的一項調查顯示，隨機抽查的主管人員中，91%的人表示在聘用人員和進行商業決策的時候，會考慮他們助理的意見。如果你對接待人員、主管助理，或者公司里的其他人員失禮，或者認為他們無足輕重的話，在進門的一瞬間，你就浪費了自己的機會。

    琳達?卡普??泰勒（LindaKaplanThaler），紐約的一家廣告代理公司——卡普拉泰勒集團的CEO和CCO（首席創作官），《如何在喧嚣中讓人聽到你的信息》（Bang！：GettingYourMessageHeardinaNoisyWorld）的作者之一，她表示如果求職者對她的助理態度不好的話，她是不會錄用這樣的人一起工作的。有一天，卡普蘭?泰勒正在面試一位求職者，她的助理弗蘭（Fran）給求職者端來一杯咖啡。“我感謝我的助理為求職者端來一杯咖啡，可是那位求職者只看了看弗蘭，然後繼續跟我談話，”卡普蘭?泰勒說，“當時我就決定我不會雇用這個人。當他未對弗蘭表示感謝的時候，我已經對他的人品有了完整的初步印象。恰恰是這些小細節定義了一個人的真實人格。”她解釋說，“如果你把鏡子打碎，即使粉碎成很多片，隨便拿起一片你也可以知道它反射的本質。”

    伊夫?羅森博格，出租車信息網站Taxmama.com的出版人，同意卡普蘭?泰勒的觀點。她表示認為接待人員沒有決策權是一種錯誤的想法。“如果你是一個銷售代表，你給我的助理打電話的時候對她不是很禮貌，那麼你肯定會失去這個銷售機會。我的助理會跟我說，‘這家伙是個變態’，而我會相信她的話。我經常需要靠她來提醒我哪些來電是重要的。事實上很多次她有權利按照她的想法進行採購。”羅森博格說道。

    C．萊斯利?查爾斯，密歇根州EastLansing市，人力資源開發公司——Trainingworks的創始人，《暴躁的原因:生活複雜化的十大趨勢及其對策》（WhyIsEveryoneSoCranky?:TheTenTrendsComplicatingOurLivesandWhatCanWeDoAboutThem），回憶起她曾經和一位复印機銷售代表打交道的經歷。那位銷售代表毀掉了一次銷售機會，因為他的自負害了他。那時查爾斯還是一名實習生，跟隨一位銷售代表實習，她看出這位銷售代表想越過秘書直接跟公司的總裁聯繫。“他覺得他自己是個能手，並且對待那位行政助理非常不客氣，就像那位行政助理根本不了解复印機一樣。結果是，公司的總裁讓秘書來選擇复印機，因為秘書才是复印機的使用者。不用說大家也知道，這位能手先生由於他的錯誤判斷和無禮，沒有做成這筆業務。”查爾斯說。

本文摘自《最權威商務禮儀課》

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　　對很多人來說，“禮儀”很容易讓人聯想到乏味的、老古董似的或者自命不凡的形象，但實際上禮儀並非裝腔作勢，讓人感覺到很造作，或者比別人優越。在接下來的內容里，你將發現商務禮儀不僅僅是給上流社會和追求更高社會地位的人服務的。很多時候，你可以把它當作一項有力的、實際的、能夠帶來利益的技巧來使用。為了能夠在當今競爭激烈的商界中取得成功，你就需要了解商業的規則。因為，要想在競爭中獲勝，你就必須了解規則。禮儀就是一套規則和指導，讓你在個人生活和職業道路中的各種人際關係更加和諧、更富有成效、更加便於管理同時更有意義。我已經了解了禮儀的規則，它同我們生活和工作中的其他規則一樣，不是一成不變的。當我為了創作這本書採訪很多有天賦的成功人士時，我發現他們的轶事和至理名言大多數都建立在良好的判斷和優雅的禮儀之上。這些成功人士的傳記證明，良好的禮儀可以帶來事業的繁榮。他們一流的觀念、實踐和建議，可以激發你的靈感，說明你描繪出成功的藍圖。