第10章 有些事做了不如不做(4)

　　每次要回一封信的時候，她總是不得不翻遍整個抽屜。同樣，在每個月月初的時候，她也要翻遍整個抽屜才能找到上個月的帳單。所以只要有可能，她總是給自己找各種理由來回避這項工作，她甚至因為不想去翻抽屜而遲遲沒有回复一些重要的郵件。

　　解決這個問題的辦法似乎非常簡單，我建議她準備一個文件盒，然後在裡面放上一百個可以貼標簽的文件夾。她為所有的菜圃、賬單、要回的信、要保留的信、化裝提示、活動安排、孩子的活動、旅行計劃、閱讀書目等等準備了專門的文件夾。這樣她就可以很容易地找到自己所需要的資料，每當需要回信的時候，她也就不再需要翻遍整個抽屜了。

　　毫無疑問，許多家庭主婦都有自己的資料整理方式。在整理資料的時候，最主要的是要把那些A級文件跟C級文件區別開來。如果你有很多信件需要回复的話，我建議你可以考慮準備不同的文件夾，將收到的信件也按照ABC的順序進行歸類。

　　每個家庭主婦都應當有自己的辦公桌

　　每個家庭主婦都應當有自己的辦公桌。她們也有很多文件需要處理。我曾經見過一些家庭里在起居室沙發的一端佈置了一個小辦公桌，還有的人家把廚房里的某個角落改裝成了一個寫字台，把廚房的抽屜用來放文件。這些做法都是值得推薦的。

　　不久前一家大型服裝連鎖店的老闆來到我這里，告訴自己每天要處理的文件簡直讓他無法應付。他感到每天關於各種服裝生產線、制造商的宣傳資料、定單表格、庫存清單、廣告商的宣傳建議、本地報紙，以及各種稅單和薪資表等等的信息簡直排山倒海。他總是親自檢查所有的信件。除此之外，他還會隨時寫下很多改進店面以及提高服務人員銷售技巧的建議。

　　由於文件太多，他有時根本處理不完。而且每當他有一個不錯的想法的時候，他總是希望能夠把它執行出來。他知道自己並沒有對這些工作進行詳細的分類，而且他知道如果在這樣繼續下來的話，他遲早有一天會陷入崩潰的境地。

　　我建議他在每天收到郵件之後，對其進行簡單的歸類，把最重要的郵件放到辦公桌的最上面，然後按照從上往下的順序進行處理。我讓他把當天沒有處理完的B級郵件和C級郵件放到右首的抽屜里。這樣到了第二天的時候，他可以首先處理當天的新郵件，如果還有時間的話，他就可以從右首的抽屜里取出一些郵件處理。或者他可以在第二天一到辦公室的時候，就從右首的抽屜里取出一些，把它們當作“今天的郵件”進行處理。

　　毫不奇怪，在所有放到右首抽屜的郵件當中，有80%都沒有得到處理。但他確實可以從中取出20%，放到當天的郵件當中，然後一起處理。

　　一旦發現右邊的抽屜滿了，我建議他把所有的文件拿出來，放到右邊最下面的抽屜里。大約過了三個星期之後，右首最上面的抽屜又滿了，這時他又仔細檢查了一下最下面抽屜里的郵件，把那些並不重要的郵件扔掉，然後把上面抽屜里的郵件轉到下面，就這樣，大約每過兩個星期左右，他就會把同樣的流程重複一遍。

　　廢紙箱

　　當然，在這個過程當中，只要一看到機會，他就會把一些文件扔進廢紙箱。可在很多情況下，他還是有些顧慮，擔心自己不小心扔掉了重要的資料，於是我建議他把要扔進廢紙箱的文件放到一個專門的文件夾里，並在文件夾上寫上“右首最下方抽屜中的C級文件，9月份。”每次積攢了一定數量的文件之後，他都會把這些文件放到這個文件夾里，然後放到一個更大的文件櫃里。在我的建議下，他不斷把右首最下方抽屜里的文件轉移到文件夾里，並在那里保存一年。

　　過了大約一年時間之後，他發現每次從保存了一年的文件當中扔掉一些的時候，他總是會有一種巨大的滿足感，而且心裡非常慶幸自己當初沒有做這些被證明並不重要的工作。比如說，他本來打算在自己的商店里佈置一種新的陳列架，可後來卻發現那種陳列架很快就過時了。他所有搜集的一些關於裝飾性珠寶的剪報資料都可以被扔掉，因為他商店里早已沒有了珠寶存貨。他用來提醒自己關於倉庫保管員工作能力的便條後來也每用了，因為這個保管員很快就辞職了。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

---

　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。