第10章 有些事做了不如不做(3)

　　當我無法確定某件事情是否應該被完全放到一邊的時候，我總是會把這件事情列在一張長5英寸、寬3英寸的卡片上，然後我會把卡片放在一個文件夾里，上面寫上“可能會成為CZ”，我告訴自己，“如果這件事情真的很重要的話，我總有一天會想起它的。”每個月我都會看一遍這個文件夾，把其中的大部分卡片扔進垃圾堆，並慶幸自己沒有去做這件事。

　　就這樣，我的很多C級活動最後都變成了CZ活動，我並沒有因此而損失什麼。當然，還有一些其他的A級活動是必須完成的。即便它們看起來非常瑣碎，似乎並不重要，但它們也可能會給你帶來一定的損失，而且當你把這些事情放到一個大背景當中觀察的時候，你就會發現它們的重要性。比如說有一位政府公務員，他每天的工作就是給一位國會議員回信，確保國會議員的所有問題都得到準確而及時的回复——要知道，對於在政府部門工作的人來說，國會議員可不是好得罪的。類似地，當那些大客戶的定單出現延遲的時候，即便這筆定單只有幾美圓，銷售人員也應該盡力給出解釋，畢竟，這位銷售人員每年40%的收入都來自於這家大客戶。

　　當C級任務變為危機的時候

　　有些事情，比如說給汽車加油，可能開始並不重要，但如果你一味拖延的話，它很可能會最終演化成一場危機。當油箱里還有四分之三汽油的時候，加油似乎並不是一件重要的事情，可設想一下，如果你能在油箱快空的時候及時加滿油的話，你就會大大減少去加油站的次數。毫無疑問，如果你不小心在方圓二十里空無一人的荒郊野外抛錨的話，那無疑將是一場危機。

　　需要提醒的是，即便在非常健康的時候，你也不應該拖延買保險或者是立遺囑，或者有些事情，比如說洗衣服等，也不應該一味地推遲——尤其是在你打算星期六晚上去參加一次盛裝晚會的話。

　　記住：事情的發展都有一個過程，很少會有一件起初並不重要的事情突然演變成一場危機。它們總是會慢慢惡化。比如說上司要你提交一份常規性的生產報告。你的直覺告訴你，這只是一項C級任務，因為上司很可能過段時間就把這事忘得一幹二淨。幾天以後，上司又給你發來指示，要求你盡快完成報告。於是你把報告單從文件堆里翻出來，放到了自己的辦公桌上。沒過多久，上司打來電話，問你報告的事情進行得怎麼樣了。你馬上把這件事情升級為B級活動。當上司告訴你，“明天給我報告，否則你就麻煩了。”的時候，這件事情立即成了A級活動。你可以註意到整個變化的過程。當然，C級任務發展成一場危機的概率不超過1%。所以遇到這種情況的時候，最好的辦法就是先觀察一下，一旦發現某項C級活動確實很重要或者會演變成一場危機，立即將其升級為A級活動。

　　如果你暫時可以不用打掃衛生、洗衣服、整理文件，或者是檢查資料的話，那就暫時放一放。畢竟，你完全不需要投入那麼多時間去打掃衛生、洗衣服，或者是整理文件。如果你一直克制住去做C級活動的沖動的話，你會發現有很多事情都可以放到一邊。你可以隨時問自己這樣一個問題，“如果我不做這件事的話，會有怎樣的結果？”如果你的答案是“沒什麼大不了的”，那就暫時先把它放到一邊。

　　你需要一個C級抽屜

　　在對ABC活動進行歸類的時候，千萬不要讓數量衆多C級活動淹沒了那些真正重要的任務，要想做到這一點，建議你在自己的辦公桌上專門為A級活動留出一個區域。然後你可以給自己準備一個特殊的“C級抽屜”，專門放置那些不重要的C級活動。如果你已經有了一個C級抽屜的話，建議你換個大一些的。在開始的時候，你可以嘗試著把你的各種文件分為A文件，B文件，還有一個比較大的C文件。然後你可以將B文件再次歸類，一部分歸入A文件，一部分歸入C文件，然後把A文件放到A級區域，把C文件放進C級抽屜。

　　過了幾個月之後，你可以重新整理自己的辦公桌，並把所有的文件從抽屜里取出來，放到桌子上。你會發現其中有一些A文件，一些B文件，以及一些C文件，但同時你也會發現其中有很多完全可以被扔進垃圾堆的文件。

　　如果你也跟許多家庭主婦一樣沒有自己的辦公桌的話，你或許遇到了跟瓊斯女士同樣的問題。她有一個放文件的抽屜，平時她總是把各種文件，包括郵件、便條、剪報、孩子的學校日程安排、會議通知、要回的信、優惠券、百貨商場降價通知、各種帳單、雜志訂閱單、兩年前的中國歷史課筆記，以及各種絲線、綢帶，還有生日賀卡等等，都放到這個抽屜里。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。