第10章 有些事做了不如不做(5)

　　怎樣處理文件

　　你根本不需要按照以前的方式處理文件。這並不是說你從此以後可以不用再處理文件，事實上，你完全可以開發出一套有效的系統來規範文件管理，而你可以通過該系統來更加高效地管理自己的各種文件。該系統必須包括你所收到以及發出去的文件，以及你處理文件的整個過程。

　　首先你應該對自己收到的文件進行歸類。然後在接下來的幾天時間裡，你可以仔細地對自己接收到的文件進行處理。想想看，你有沒有什麼辦法來減少自己接收到的文件。你可以告訴自己的秘書如何對文件進行歸類，應該把哪些文件轉到哪個部門，或者應該直接把哪些文件丢掉。

　　一位執行官讓他的秘書把每天的文件分為“行動”、“信息”以及“推遲”三個類別。“行動”類文件夾當中的文件大都需要他立即進行處理。他會把“信息”類文件夾放到公文包里，等到上下班的路上讀。然後他會把“推遲”類文件，包括他要閱讀的雜志，放到一個單獨的抽屜，以便有空閑時間的時候閱讀。

　　你可以逐漸隨手寫些小紙條的習慣，這樣你就可以更快地在文件上寫出處理意見，並很快打發掉那些並不重要的工作——如果你需要對所有的文件處理結果做出記錄，或者你需要提醒自己跟進某件工作的話，你可以讓你的秘書把文件复印。

　　對那些需要一些比較正式或比較長的回复的文件來說，建議你使用聽寫機。許多第一次使用聽寫機的人都感覺它能夠說明自己節約大量時間。一位執行官甚至只用聽寫機記錄自己的一些關鍵想法，然後讓秘書根據他的這些想法寫出回复批示。

　　只有一次

　　我多年來始終遵守的一條原則就是，“每份文件只處理一次。”一旦拿起一份文件，就一定要把它處理清楚。當你第一次看到一份文件，而且你的第一反應仍然非常清晰的時候，做出決定往往相對比較容易一些。不僅如此，你還可以節約以後再次熟悉文件所需要的時間。

　　當然，並非所有的文件都可以立即決定。有些文件當中所提到的問題需要你用幾個星期，甚至幾個月的時間才能解決。在有些文件當中，幾乎每個字都非常重要，所以你必須對整個文件的措辞字斟句酌。有的時候，如果你能夠多花一些時間仔細考慮一下，或許能夠考慮出更好的解決方案。

　　因此，一種更為妥當的原則就是，“盡量一次處理完一份文件。如果實在不行，每次拿起文件的時候，你也要盡量往前推進一步。”換句話說，如果你感覺邁出一大步有困難的話，一小步也行。

　　比如說，一位執行官拿起了一份文件，他可能會想，“這可不是個好差事。我現在沒辦法解決它，但我待會兒可以打個電話，開始著手處理這件事。”就這樣，他至少已經開始進行規劃，將整個過程向前推進了一步。而且當他再次看到這份文件的時候，他很可能會立即拨通某個部門的電話。

　　另一方面，不要去做那些沒有必要的工作。一位秘書抱怨說自己的上司總是過於追求完美，他每封信都要打上三遍草稿——即便是那些最微不足道的事情——然後才發出去。時間一長，這位秘書也養成了一個壞習慣，她交給上司的草稿總是錯誤連篇，直到修改三次之後才能保證全部正確。

　　嚴格要求你的秘書，確保她交給你的文件都是立即可以發出去的。在作出任何改動之前，問問自己，你是否值得在上面投入更多時間，或者說你這樣做是否有意義。

　　下次當你發現自己正在沒必要地浪費時間的時候，建議你停下來，提醒自己最好把時間用在一些比處理文件更加重要的事情上。問問自己，你為什麼不把時間用來解決文件當中所提到的問題？然後立即採取行動。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。