第9章 步入正軌(5)

    導師不同於主管。導師一般不會監督員工日常的工作表現。導師最重要的職能是在新員工剛剛進入企業大門的初期為新員工提供額外的支援，說明新員工順利度過適應期（而且，這種師徒關係常常能長久地保持下去）。

    有時候，你還會聽到另外一個代替導師計劃的術語，教練計劃。在HR領域，這二者之間的意思雖不同，但有關聯。一般說來，教練計劃往往更侧重於情境方面的指導，可以是新員工和新員工之間，也可以是培訓師和新員工之間。教練，可以是來源於企業內部，也可以是從企業外部聘請的，說明新員工在某一特定的領域中取得進步。而導師計劃一般意味著一種更長期的關係，經常發生在一名企業高級主管或經驗豐富的經理與缺乏經驗的員工之間，這些高級主管和經理對企業的整體構架、政策和文化有深刻的理解。導師計劃通常是一種一對一的說明關係。

    要想使導師計劃實現更好的效果，關鍵在於導師的選擇，要選擇那些脾氣適合這種指導工作的導師。導師不一定是企業的高級經理。但是，他們在性格上應該有耐心，樂於助人，喜歡傾聽他人的想法，願意與他人共享知識。

    關於如何在企業內部發現這些適合導師角色的最佳人選，以下幾點建議供你參考：

    尋求推薦。請你的經理們從他們的員工中推薦出在性格上較適合當導師的人選。無論經理們推薦了哪些員工，確保這些員工在時間上可以滿足導師的工作要求。

    尋找共性。尋找那些與新員工有共性的導師，同一個學校畢業的，愛好相同，曾在某個特定行業有過工作經歷等，為新員工和導師營造和睦關係打下基础。

    選擇好榜樣。選擇那些你希望新員工效仿的對象——靈活敏捷、富有創造力、充滿激情。

    提供培訓。如果你所選擇的導師人選是第一次擔當這個角色，這些員工需要了解你對他們的要求是什麼，以及他們能達到的水平。要明確他們工作的分界線，既要以自身豐富的經驗和對企業的深刻理解說明新員工有效地解決問題，同時又不能事無巨細，隨時“緊跟”在新員工身旁，讓新員工沒有伸展的空間，感到窒息。

    如果導師和新員工之間明顯不合拍，要迅速而巧妙地盡快結束這種一帶一的關係。在沒有全面掌握情況以前，不要過早下結論，試著找找問題的根源。也許是導師發現了一些你在招聘過程中本應發現而沒有發現的問題。抑或是新員工感覺導師不像導師，更像是個老闆——下命令——而不是說明他們解決問題的、體貼的咨詢對象。好的導師知道，在很多情況下，傾聽應多於說教。

    信息意見回饋：你的入職活動安排有效嗎？

    關於入職活動的效果，你需要收集意見回饋意見，你可以採用調查或者會議的方式進行收集，以便改進工作質量，為更好地開展以後的入職活動做好準備。下面列舉一些收集意見回饋意見的基本問題，你在新員工前期的新員工上崗引導活動結束後即可進行：

    在前期的新員工上崗引導活動中，哪些專案對你最有說明？

    哪些專案對你毫無用處？

    在未來的活動中應包含哪些信息？

    新員工上崗引導活動與你的實際工作關聯程度如何？

    當然，在你收到這些最初的意見回饋意見後，等一等再開始你的改進工作。我建議你在新員工入職幾個月後再收集他們的評估意見。當新員工正式成為企業的一員並開始工作一段時間後，他們就會對如何說明他們適應企業的做法方面有了更深刻的理解，哪些做法是有效的，哪些用處不大——並且可能對你的入職安排提出改進意見。

    下面幾個問題，你可以在員工開始工作幾個月後詢問他們：

    當你剛剛開始工作，你最希望了解哪些事？

    在你開始工作的頭一個月，這些事情和顧慮是否都一一解決了？

    你是否有充足的時間去調整自己適應企業？

    當你有疑問時，其他員工的解答是否對你有說明？

    你拿到的印刷資料對你是否有用？這些介紹資料在什麼方面還有待改進？

    最後一個關鍵的問題：通過入職頭幾天的情況熟悉，你所了解到的本職工作和企業是怎樣的？

    政策和制度手冊：你當然需要一套

    即使你的企業員工數量很少，你也要將企業的政策和制度通過文件方式記載下來，並加以妥善管理。你可以用印刷的方式，或在企業局域網上辟出一塊區域，採用密碼保護的方式記錄有關企業的基本信息，無論現在你為這些花多大努力，都能為你未來的工作節省時間，減少痛苦。

    關於如何制定一套制度手冊?參考以下建議：

    將公司的政策和某個具體的工作制度區別開來。你在制定員工手冊時，將適用於全體員工的公司政策（正常工作時間、工資、休假等）與各個員工如何具體開展某項工作的制度明確地區分開來。要讓政策和制度單獨記錄。也許你發現，你有必要出台一套專門的文件，包含適用全公司的政策和制度，以及各種手冊——如果你需要加做這一步——針對各項具體工作的政策。

    簡單明了。你不需要把員工手冊制作成文學著作，但是，你起碼要表述得清楚準確、言簡意赅。使用平實的語言描述，避免使用過於正式、打官腔的措辞用語。你也可以考慮聘請一位專業的作家為你的最終草稿進行潤色加工。

    切記文件的合法性。這里有些危言聳聽的訊息：所有你在企業政策或制度中記錄的內容將自動變成法律上的文件，並可能為某些人所利用，控告你不正當解雇。在過去的十年里，發生過多起這樣的案例，在法庭上，被解雇的員工或證明他們是根據企業公佈的制度中的相關規定進行起訴的，或證明企業的確沒有按照其相關規定執行，最終他們獲得大量的索賠。一切要穩重行事，切不可冒險。在你公佈手冊前，請一位就業法律方面的專家審核一下。

    控制分發數量。所有收到手冊的員工都必須在一份文件上簽字，確認自己收到該手冊，並且理解了手冊的內容。將員工簽字的文件歸入員工個人文檔中進行保管。一旦遇到一些涉及懲罰程序或法律案件，你會用得著。而企業的手冊也不應該流傳到企業外部——在這方面，手冊內需要做明確的規定。有些企業會要求員工在離職前交回自己的手冊。你也可以考慮這種做法，並把它寫進公司的政策中，而當你的手冊中包含大量運行制度的細節，包括商業秘密或機密信息或只有公司內部人員才了解的專有信息時，尤其應當如此。

本文摘自《人力資源全案》

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