第9章 步入正軌(3)

    邀請高層管理人員出席

    正式的新員工上崗引導活動總是會邀請一位高層管理團隊的某個關鍵人物——（可能的話）CEO或者總裁到場(並且，最好能致歡迎詞)。有些企業的新員工上崗引導會是從播放企業掌門人的一段錄像開始——條件是錄像的制作精美，內容更新。但是，一般說來，能夠邀請到高層管理人員出席，會讓新員工感到更加被信賴並感受到重視。

    安排合適的場所召開團體入職會

    如果你要召開一個較大規模的新員工上崗引導會，既要放錄像，又要安排發言，你就需要一個足夠大的房間能裝得下所有聽衆，並且讓大家感覺舒適。平淡無奇而狹窄擁擠的會場只能削弱你宣講的能力，並會向新員工傳達錯誤的信息。一個加以佈置、秩序井然的環境會給新員工傳達這樣的信息，企業是有秩序的、職業化的，並且關註她的員工。如果你在企業內部找不到適合的設施舉辦這樣的迎新會，考慮到外面的酒店租一個會議室進行。

    讓入職活動更親切

    請記住，新員工上崗引導活動常常是新員工進入公司後第一次正式體驗有組織的活動。只有抱定這樣的想法，你才能盡可能做好安排，確保新員工在這一天的所見所聞與當時你在招聘過程中向他們傳遞的印象一致。簡單地說，每一個細節上都折射出企業在商業領域中的形象。你可能會通過各種不同的方式傳遞企業的信息——口頭表達；文字信息，例如工作手冊；或通過視聽資料。每一種方式都有不同的作用。以下簡要介紹每一種方式在傳遞何種信息時效果最優。

    口頭信息：這種方式適合傳遞簡單、顯而易見的信息——午餐間和衛生間的位置，如何使用門禁，哪些區域適合吃午餐等。

    視聽展示：這種方式最適合於營造感性的效果，例如，在宣傳企業使命和目標時。

    書面文件：這種方式適合於所有內容較為複雜或法律強制規定的文件，例如，企業的平等就業機會政策，性騷擾政策，有關歧視行為的政策等。

    這三種方式是否結合使用，主要取決於你舉辦新員工上崗引導活動的頻率以及每次新員工上崗引導參與的新員工的人數。你也不需要做過頭。除非同時入職的新員工非常多，否則企業錄像就足矣。或者是一份PPT文件或類似的演示文件。但是，無論你採用什麼方式，都要確保新員工以書面方式了解到企業的關鍵政策和福利。（建議：如果你的企業把福利管理服務外包出去了，服務商通常會提供相關的小冊子、表格等。）最後一條：在新員工踏進企業的大門之前將所有準備工作做好。

    安排新員工上崗引導日程

    要制定新員工上崗引導活動的日程安排，目的有三個：新員工看到精心安排的日間（或幾日）計劃後，會明白所要進行的日程，便放鬆神經，焦慮情緒得到緩解；計劃表也能說明你遵照計劃逐一實行；計劃表讓新員工感到你對新員工上崗引導活動非常重視，而非“應付”了事。通過一份安排得井井有條、充滿商務氣息的日程計劃，可以讓新員工感受到企業在商務運行時的風格做派。日程計劃不必做得很精美別致。在一張紙上寫清楚即可。

    均勻排開時間

    一直以來，使新員工們都頗為不滿的是，企業一股腦兒狂轟濫炸給他們灌輸了太多的信息，讓他們無法消化。因此，試著把活動分開來進行。將第一週的新員工上崗引導活動分成幾部分進行，或將部分的新員工上崗引導活動挪到第二週或第三週，讓新員工有時間吸收消化他們的所見所聞。這種方法還有一個好處，就是接下來所傳達的信息對於新員工來說更加有意義，因為通過前幾天與其他員工的共事，新員工積累了非常重要的經驗。

    關於使用Email以及辦公場所禁止使用違禁藥品的政策的模闆見CD光盤。

    對工作任務了然於心，設定具體工作目標

    利用第一週工作的某個時間，主管需要和新員工就他們的崗位職責和目標設定做一個深層次的讨論。而此刻HR經理的職責就是要確保這個會談如期進行，並確保新員工的主管經理為此次會談充分準備並意識到會談的重要性。會談結束後，新員工應當對企業對自己的期望值、自己的工作任務以及工作重心有個清楚的認識。在會談中，主管和新員工互相交換意見，明確新員工當前崗位目標，最重要的是，雙方共同將新員工具體的最終工作目標明確下來。以下是對於雙方會談的幾點建議：

    告訴新員工本部門的工作是如何開展的，包括工作應該達到的質量標準。

    確保每一位員工人手一份職務說明書的复印件。

    對員工的職務說明書的具體內容一一進行重申，確保員工對其工作的性

    質、工作的重要性有充分的理解，及明確如何做才能同企業當前的目標有機結合。

    明確新員工績效評估的指標。

    雙方共同設定新員工的短期和長期目標。讓新員工參與對其當前目標的設定可以激發他們的鬥志，使他們更加為實現目標努力工作。目標不但應該包括具體的工作任務和目的，也要包括培訓和開發計劃。

    在接下來的30到60天里，為最終目標和當前目標實現的期限設定時間表。

    一日新員工上崗引導活動的日程安排模闆

    以下的日程安排可用作一日新員工上崗引導活動的參考。請註意，每一場活動都要明確進行的場所以及主持人的姓名。在此，我要強調：這個日常安排只是一個基本的模闆。如同我在本章的“均勻排開時間”部分所談到的，你可以將新員工上崗引導活動分成幾個部分分開進行。

    上午9∶00人力資源部的帕特麗夏（PatriciaWelcome）主持的歡迎會。

    上午9∶15公司的董事長兼CEORayJoinus致歡迎詞。124會議室。

    上午9∶45Joinus先生主持的茶歇。

    上午10∶00公司歷程回顧。124會議室。人力資源部經理BillSmiley主持。

    上午10∶45公司的關鍵設施的參觀介紹。PatriciaWelcome主持。

    上午11∶15介紹公司的福利狀況以及填寫表格。124會議室。人力資源部員工負責。

    中午12∶00午餐。

    下午1∶00分發公司手冊以及講解公司的關鍵規定和政策。124會議室。BillSmiley主持。

    下午2∶15主管經理帶領新員工參觀辦公室。

    下午3∶00保衛處：員工ID照相以及停車證辦理。

    下午3∶30主管經理帶領熟悉工作區域。

本文摘自《人力資源全案》

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