第4章 聪明招聘第一步：啟動招聘程序(3)

    正確區分工作任務需要和任職資格

    一項任務就是人們具體做的事：記錄顧客打電話預訂的菜單、送Pizza、保持計算機網路在線並運行正常等。任職資格就是指人們的專業技能、專長或人們從事某種工作的任職條件，例如持有駕駛證、性格樂觀或熟悉電腦網路等。

    要盡量避免犯二者之間概念混淆的通病。要求自己在考慮人們完成工作任務和承擔職責所需的特定專長之前，先明確地界定工作任務和職責各是什麼。

    設定優先順序

    一份寫得好的職務說明書不單單包括工作所需的任務和職責的明細，更要能反映出事情的優先順序。換句話說，好的職務說明書要能夠在核心任職能力的基础上，區分出什麼樣的任務和職責是重要的，什麼是次要的。

    別陷入困局

    資格證書包括學位證書和執照等，代表候選人通過某種考試或完成某類學業的證明，是候選人取得的官方認可。對於某些工作而言，資格證書是必須具備的。（例如，送Pizza的人需要有駕駛執照；你聘用的外科醫生需要獲得醫療委員會的許可執照。）有時候，當你遇到應徵者人數過多、實在忙不過來的情況下，可以把資格證書當作門檻先篩掉一部分人。（例如，你只考慮擁有學士學位或同等學力的候選人。）

    與此同時，在實際處理過程中，你也要有一定的靈活性。如果你偏愛某個候選人——例如該人選的高學歷——或許對於所招聘的崗位來說不是必需的條件，特別是你對某個候選人的豐富的工作經驗和取得的成就有所偏愛時，你可以靈活地處理問題。而在招聘中高級管理職位時，尤其如此。最重要的是，你要確認你所要求的資格證書對於評判候選人的能力有直接影響，確保所招聘到的候選人日後有可能成為企業最優秀的員工。

    別忽略軟技能

    誠然，每一個職位都有其專業上的要求，這些要求一般是你同主管經理共同商定的，但也不要忽視候選人的軟技能，軟技能的範圍很廣，但也是甄選候選人的關鍵性的條件。這些技能包括能與各層次的人們溝通的能力、專業技能、背景、團隊合作的能力（作為團隊的領導者或者隊員）以及其他因素，例如，強烈的職業道德感、高效地、有創造性地解決問題的智慧。如果候選人在這些方面能力不夠——即使候選人有紮實的專業技能和工作經驗——也無法保證他們一定能夠適應企業快速變化的發展要求，而這種快速變化在當今的商業領域是難免的一個部分。

    想一想：當你看到一個個CEO們將企業辦得很成功時，你很少聽到關於他們專業技能的介紹——財務、營銷、工程或者管理——而更多的是關於他們較強的人際能力的介紹。你一定希望你企業的員工具備溝通技巧、領導力、合作能力以及進行變革的能力。

    確保工作是可執行的

    直到你所聘用的員工開始工作時，你方才發現有些職務說明制定得很不成功。因此，你必須確保你所制定的職務說明是可執行的。記住，工作的可執行性並非取決於需要完成的任務的數量。其中一個決定因素是這些任務的相容性。例如，大多數人認為，一個員工的創造力也許非同尋常，但是並不總能勝任一些講求細節的任務。同樣地，有些人的最佳狀態表現在通過自己的能力完成複雜的、分析性的工作的時候，一般說來，這些人的性格往往偏於內向而不是外向。在這里我們得到的啟示是，當你將一大摞的任務寫進職務說明書的時候，不要讓這個職務成為只有極少數人能夠勝任的工作，而將大多數人拒之門外。

    盡量明確

    你不必非得先成為威廉·莎士比亞才能制定出一份職務說明書，然而，你得體味不同詞語在表達上的細微差別。你需要斟酌用詞，確保你的表達清楚地說明該份工作的實際要求。表41列舉了一些描述得太籠統的任務說明書的例子，以及經過修改後重新明確的說明。

    表41

    好壞兩種任務描述的區別

    太籠統具體明確

    處理管理事宜人事變動表的接收、檢索，以及每月進行歸檔

    良好的溝通技巧能夠與非技術專業人員溝通技術問題的能力

    計算機知識精通MicrosoftWord、Excel和QuickBooks的使用

    設定工資幅度

    在你啟動招聘程序（見第5章）並且開始甄選你所設計的職位的理想人選之前，你應該設定該職位的工資幅度。在第10、11章，我詳細讨論了如何通過設定薪酬和福利構建有效的薪酬體系。

    崗位名稱

    由於當今大多數企業的大部分工作都是多任務的工作，單憑崗位名稱已經不再能體現該崗位所承擔的所?職責，因此，如何更好地設定崗位名稱頗為棘手，並需要慎重對待。而一個表達不準確甚至誇張的崗位名稱可能給應聘者造成錯誤的概念，並會讓他們感到不滿、失望。

    澄清工作性質是豁免還是非豁免也非常重要。豁免員工是指無論員工的實際工作小時，按週薪、月薪或年薪計工資。而非豁免員工是按小時計工資（有些可能是拿薪水的），如果每週工作超過40小時，就有資格享受領取加班費待遇（詳見第10章）。

    如果你很難給崗位想出個名稱，可以登錄美國勞工部職業名稱詞典（DOT）的網站進行查詢，網址是www?wave?net/upg/immigration/dot_index?html該詞典將各行各業的工作分門別類，並在同一類中按照職能和職責進行進一步區分。DOT給每一種具體的工作編了一個9位編碼，並界定了每一種工作的基本內容。當你想要描述技術類或技能類的工作，或你想把一個退伍軍人的軍事職業專業轉換成普通人的專業技能時，你會發現這個詞典特別有說明。

    與其他文件不同，職務說明書一般被看作是法律文件。正因為如此，所有涉及種族、膚色、宗教信仰、年齡、性別、出生國或國籍、身體或精神殘疾的問題都有可能為你招致一場歧視訴訟的案件。（偶爾，雇主如果將一項崗位要求作為實際職業資格要求，可免於歧視糾紛。一個被大家經常引用的例子就是女生宿舍，如果要給女生宿舍招聘一名內部輔導員，該人員就必須是一名女性。你也可以找到一些有關年齡限制的例外情況。當然，這些例外情況是有條件的，聪明的雇主會通過律師的說明對職務說明書逐字進行嚴格的推敲。）

    員工分類：當然重要

    你的客戶可以不關心你的企業里員工的種類，但是你的會計肯定會關心，聯邦政府和州政府內部負責工資所得稅的部門也會關心。下面介紹通用的員工分類法，並簡要概括主要的分類標準。（關於員工分類如何影響薪酬、工資所得稅和福利制度，見第10章。）

本文摘自《人力資源全案》

---

　　員工是企業的智力資本，決定著企業保持競爭能力的成敗。如何能完成發現和保留優秀人才，如何能在複雜的人力資源管理中脫穎而出？“阿呆系列”《人力資源全案》包含大量與企業日常經營事務有關的人力資源管理的信息、經驗和工具。並融入了人力資源基本職能如：招聘、福利、培訓、績效管理、人才保留計劃和HR軟體等方面的新概念、新做法，以及重點提到臨時員工數量逐漸增加的重要趨勢。本書內容全面、可操作性強，特別適合在快速成長中的企業主和中小企業中受命擔負HR責任的管理人員參考和借鑒。