第26節:時間管理(7)

2014-03-21 09:52:18



  接後:日歷--幫你記錄約見、未來活動

  接後:每月的一摞"每日安排表"

  ○第1頁為:月目標、週計劃

  ○從第2頁起:每天一頁"每日安排表"--幫你記錄、計劃當天的約見、活動、當天到期的別人的承諾和為兌現你對別人的承諾應做的事

  ○最後一頁:月度"成績總結表"--幫你回顧、反思

  接後:重要聯絡信息

  接後:重要任務溝通記錄

  接後:其他你認為重要的信息記錄(如重要的紀念日、重要的卡號等)

  ●運用時間管理工具的好處

  ■工具幫你記憶,從而減輕心理、思想和頭腦負擔。

  ■幫你輕鬆有序地完成任務,實現人生的各專案標。

  ●怎樣應對打擾

  ■打擾的來源(5P):

  ◆People (人):同事、上級。永遠不要把客戶當成是打擾,而是機會!

  ◆Phone (電話)。

  ◆Paper (公文):信件、與自己無關的E-mail、文件、沒用的名片等。

  ◆Personal (自我打擾):開小差、與別人聊天、打私人電話等。

  ◆Peripheral vision (視力所及的環境干擾):亂貼的小黃箋、太漂亮或太亂的辦公室、辦公桌週圍堆放的雜物。

  ■應對打擾的方式:

  ◆拒絕:不要有求必應,而要學會善意的拒絕。

  ◆推遲:說明對方認清主次,適當推遲。

  ◆減少:為對方限時。

  ◆阻止:規定不受打擾的時間和情況。

  要想避免打擾且不得罪別人,你就必須實踐高效能人士的習慣4、5、6,從而讓你的"情感帳戶"充實圓滿!

  ■怎樣應對"人"的打擾:

  ◆"誰"經常打擾?

  同他們溝通,說明自己的工作方式。

  同他們一起探讨如何做好時間管理。

  ◆經常因為"何事"打擾?

  如果無書面說明,制作出來,簡明易懂。

  再因此受到打擾,先讓對方自己閱讀說明,不明白再來找你。

  ■怎樣應對"電話"打擾:

  ◆盡量設定留言電話。

  ◆不要一有電話就接,每天要有至少1小時的時間連續專注於重要但非緊急的工作。

  ◆可以留出一段時間回复電話。

  ■怎樣應對"公文"打擾:

  ◆公文的分類:

  活動性公文:需要你採取應對行動的公文。

  信息性公文:已處理完需要存檔的公文。

  ◆電子郵件應按事務四分類的優先順序處理。

  ◆辦公桌上只留活動性公文,給信息性公文找個"家"--存檔。

  ◆存檔的原則:

  一般需要存檔的文件是公司所有文件的10%。

  根據公司要求該存檔的存檔。

  無章可循的分批歸檔:過一段時間(一般為一個月)決定是否需存檔。

  能用電子版存檔,就不要用紙文檔。

  需要經常用的文件,最好有紙文檔。

  對存檔的文件可註明銷毀日期。

  ■怎樣應對"自我"打擾:

  ◆增強時間觀念,應用時間管理方法管理好自己的時間。

  ◆當然,適當的"自我"打擾也是休息的一種方式,但千萬不要因此而打擾了別人。

  ■怎樣應對"週圍環境"的打擾:

  ◆改善時間管理的第一項切實工作--整理你的辦公桌!

  活動性公文是否放在"來件籃"和"發件籃"中?

  電腦屏幕週圍還貼有用於提醒的黃箋紙(即時貼)嗎?



本文摘自《培訓經典》


   本書介紹了職場人士提升職業化素質必需的10個經典培訓,內容包括職業生涯規劃、壓力管理、時間管理、變革中的自我管理、人際關係的建立與維護、商務講演、會議主持與參與技巧、服務意識與技能、問題分析與解決和高效團隊協作。它們是在全球500強企業里備受推崇的“個人效能”課程的核心內容,是歷經實踐檢驗且行之有效的個人素質提升之道。本書必將對廣大職場人士實現業績、達成職業發展目標產生積極有效的影響,是不可多得的個人效能提升實用手冊。

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