第25節：時間管理(6)

　　■對別人的承諾：不一定有開始時間，但成果交付有時間期限。如專案經理承擔的工作。

　　■別人的承諾：別人向你交付的成果有時間期限。

　　有人可能會問，那麼人死屬於什麼？正常來說，人死應該是未來的活動。但如果一個人想自殺，並且確定好了日期和時間，那麼就成了約見。

　　上學算什麼？上學屬於約見。開學有日期，放假也有日期；上學有時間，放學也有時間；入學有期限，畢業也有期限。

　　做夢是什麼？你不知道什麼時候做夢，那是未來的活動；你想今晚做夢，那是活動；你想一睡著就做夢，那是約見。

　　●時間管理體系的兩個層面

　　■時間安排：每項工作活動發生的時間和所需要的時間。

　　■信息管理：與每項工作活動相關的信息從何處查找或歸檔於何處。

　　時間管理體系是說明你規劃、記憶活動和時間安排及有關信息的一套固定系統，應包括：

　　■時間安排工具：日歷，每日時間表，每日活動表，甘特圖（專案管理工具）等。

　　■信息管理工具：電腦硬盤檔案，軟盤、光盤檔案，紙文件檔案，電話、會見記錄單等。

　　●時間管理的具體方法

　　■每年制定目標。

　　工具：人生之輪。

　　■每週制訂計劃。

　　工具：週計劃。

　　■未來活動安排：

　　工具：日歷（大概估計日期，填寫在估計日期的月份）。

　　■約見、會議安排：

　　工具：日歷。

　　■每天的安排：

　　工具："每日安排表"（見附錄3-1）。

　　◆這一工具的特點：

　　可以用A4紙自己拷貝。

　　自己填寫日期，靈活、經濟。

　　管理時間的維度全面週到，且一目了然。

　　◆在每日下班前計劃第二天的工作。

　　◆首先將日歷中的約見、會議填入時間表 (參考附錄3-2)。

　　◆將活動按優先性分成A、B、C、D類。

　　A類：緊急且重要。

　　B類：重要但不緊急。

　　C類：緊急但不重要。

　　D類：不重要也不緊急。

　　◆估計每類活動應花的時間(參考附錄3-3)：

　　工作不是幹了算，而是應該算了幹！

　　對事講效率，對人講效果：談事可以將時間卡得死一點，當涉及情

　　感，人員發展等問題時，留的時間餘地就要大一些。

　　◆將活動穿插到約會的間隙內(附錄3-2)。

　　◆第二天上班後根據臨時變動可對活動優先性做適當調整。

　　◆每天的工作安排應該：首先處理A、B類，然後是C類，努力完成D類，避免拖延。

　　■別人的承諾：

　　工具：每日安排表中"別人的承諾"部分。譬如，當有人向你承諾某日作為上交任務的期限時，你就可以直接填寫一張該日期的每日安排表，並將責任人和要交付的任務記錄在"應交付的工作"一欄中。到了該日期，這一記錄就會給你提醒，從而省去你用腦子記憶的負擔。

　　■對別人的承諾：

　　工具：可能運用到以上所有工具。因為你給別人的承諾，如專案管理，可能會包括約見、活動、未來活動和別人的承諾。

　　■每個月，至少每季度要做反思回顧。

　　工具：成績總結表。

　　■集中統籌--將以上所有工具集中在一冊中，形成自己的人生。

　　"效能效率年冊"

　　扉頁：人生之輪--幫你設定一年的目標

本文摘自《培訓經典》

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　　 本書介紹了職場人士提升職業化素質必需的10個經典培訓，內容包括職業生涯規劃、壓力管理、時間管理、變革中的自我管理、人際關係的建立與維護、商務講演、會議主持與參與技巧、服務意識與技能、問題分析與解決和高效團隊協作。它們是在全球500強企業里備受推崇的“個人效能”課程的核心內容，是歷經實踐檢驗且行之有效的個人素質提升之道。本書必將對廣大職場人士實現業績、達成職業發展目標產生積極有效的影響，是不可多得的個人效能提升實用手冊。