二、如何記錄和分析時間日志？

　　“老付，早晨我還有個重要問題沒來得及問：我怎麼才能找到自己的時間黑洞，然後避開它呢？”下班後，小強推開老付辦公室的門問。
　　“你呀，還真是個急性子。”老付放下了手頭的工作。“人生沒有下腳料，每一段時間的運用都有它自己的意義，但我認為有主動時間和被動時間之分，做事之前有預期，並且追求預期的結果，這就是主動運用時間，否則就是被動運用時間，而時間黑洞就是指被動時間的集合。所以，揪出時間黑洞的最好方法，就是認真完成我早晨留給你的作業，怎麼樣？拿來我看看。”
　　“讓我們一起分析一下吧，來，搬個凳子，坐這兒。從你的作業里，我們可以看出你在這一天內應該完成的事情共有5件。
1.    檢查、回复郵件。
2.    完成專案計劃書。
3.    完成會議紀要。
4.    修复路由器故障。
5.    分析客戶投訴並找對策。
　　其中：
1.    按計劃完成了2件（檢查、回复郵件；修复路由器故障）；
2.    延時完成了1件（完成會議紀要）；
3.    沒有完成2件（完成專案計劃書；分析客戶投訴並找對策）。
　　按計劃完成的原因是：清空收件箱已經是一個習慣，因此能按計劃完成；修复路由器故障是因為非常重要而且緊迫，不修复全公司就不能上網。
　　延時完成的原因是：和同事閑聊，使註意力轉移，無法集中精力完成會議紀要，原本只需要40分鐘時間，實際用了2個小時。
　　沒有完成的原因是：1.上網聊天和上淘寶買衣服，占用了大部分時間。2.臨時開會，打亂了計劃。”
　　“哇，老付，我太崇拜你了！經你這麼一分析，我的思路感覺一下子就清晰了，今天算是體會到了什麼叫醍醐灌頂。”
　　“你先別得意，這只是對今天活動的一個簡單記錄和分析，我們的目標是找到你每天的‘高效時段’。”
　　“嗯，我確實有那樣的感覺。有的時候好像突然變得效率很高，像是擰緊了發條；有的時候又莫名其妙地很煩躁，什麼都不想做，什麼都做不進去。”
　　“時間黑洞是由時間塊聚集而成的，這有點兒像滾雪球，一點一點的雪聚集起來就形成了氣勢逼人的大雪球。或許你對寫報告時聊3分鐘QQ不以為然，但是我要告訴你，曾經有人做過這樣的實驗：當你的註意力被打斷之後，如果想要重新集中註意力至少需要15分鐘；如果你的思路被打斷的話，那麼你可能與iPad這樣的偉大創意擦肩而過。時間黑洞不僅將‘被動時間’ 吞噬，還將‘主動時間’ 破壞。這樣吧，在找到你的高效時段之前，我先給你一些建議，可以說明你盡量避開時間黑洞。你將它們寫在便簽上，貼在辦公區域的醒目位置，對你工作效率的提高會非常有說明。”
“這一定是錦囊妙計啊！我先去試試靈不靈。呵呵。”
老付給小強的錦囊妙計：避開時間黑洞的小策略：
第一步：關掉MSN和QQ。
第二步：關掉郵件到達的提醒。
第三步：保持辦公室的整潔。
第四步：給水杯里倒滿水。
第五步：做一張任務清單。
第六步：選一張不錯的椅子。
第七步：盡量地隔離自己。
第八步：要事第一。
第九步：無法集中精力時休息一會。
第十步：設定任務的最後期限。
　　7月2日下班後，老付和小強又凑到了一起。老付瞅著小強格擋上寫著“錦囊妙計”的便簽問道：“覺得我的幾個小建議怎麼樣？”
　　“好啊，好得不得了。”
　　“還要不要打賭？我賭你絕對沒有100%按照上面的建議去做。”
　　“這個……還是算了吧……我確實沒有全部做到……老付，什麼都瞞不過你。”
　　“瞞不過我的原因很簡單，因為我也是從你這個時候一步步過來的。”
　　“那意思是我也有可能成為你這樣的效率專家？”
　　“不但非常有可能，而且會比我做得更出色。”
　　“有你的一半就行了，呵呵。”
　　“一般情況下，人們看到我前面的那些建議都會說：‘嗯，不錯，有道理，有機會一定試試。’然後就煙消雲散了。因為他們對時間黑洞的認識還沒有觸及內心，也沒有看到血淋淋的事實。我向你推薦一個避開時間黑洞、找到高效時段的法寶——時間日志。
　　要管理時間，得先知道它是怎麼花出去的。時間日志就像是我們記錄自己的支出一樣，忠實地記錄我們的時間都花費在什麼地方。據我的使用經驗來看，記錄時間日志有下面幾個好處：
　　記錄時間日志的好處
◎    提醒你珍惜時間；
◎    分析自己時間的投入與產出；
◎    找到你的最高效時間段。
‘分析自己時間的投入與產出’的內容我們以後再聊，在這里，我們先來聊聊‘找到你的最高效時間段’的話題吧。像你這樣上班不久的人一般都具有下面的幾個特點。
1.    工作從勤雜工開始。一般新人都是被重點‘照顧’的對象，收發傳真、跑腿辦事、編寫文檔等，都是對新人的考察。
2.    炸彈隐藏在瑣事中。作為新人來講，你的一舉一動都被所有人看在眼里，他們不會告訴你該怎麼做，只是把一堆任務交給你，然後觀察你的表現。這些瑣事裡面總會有一件或者兩件非常重要的事情，如果你沒有找出它們並且搞定它們的話，充其量也只能算作‘勤雜工’，別忘了你背後的那雙眼睛。
3.    忙碌而且盲目。絕大多數新人都是非常辛苦地做好自己的分內工作，但是為什麼只有少數人能夠迅速得到提升？因為他們邊低頭工作，邊盯著遠處！”
　　“說得太到位了！老付，我就老被你盯著，呵呵。”
“所有的這些都是對你時間管理技能的考驗，這是職場的一種‘潛規則’。其實我們只要有自己的一套處理日常事務的方法，不管這個方法是什麼，都會讓我們的人生變得高效和井井有條。拿我自己的方法來說吧，其實我處理任何工作事務都只有四步。
老付工作四步法
　　第一步：將所有的任務放入工作籃，不論是誰在什麼時候交給我的任務，統統放進工作籃里。
　　第二步：將可以置之不理的任務清除掉；將必須在某天處理或者必須轉交別人處理的任務拿出來；將那些可以在兩分鐘之內完成的任務立即完成。
　　第三步：將需要在特定日期處理的事情寫進日程表；將需要別人處理的事情立即轉交並且設定到期提醒；將需要現在處理的事情擺在辦公桌上。
　　第四步：在自己最高效的時段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。
　　OK，就這麼簡單！小強，你知道接下來我們該做什麼嗎？”
　　“找到自己的高效時段！”
　　“完全正確。我相信很多人都不清楚自己最高效的時段是什麼時候。不要相信自己的感覺，要相信數據，相信記錄。我又要給你佈置作業了，還是用一週的時間，請如實填寫這份時間日志。”
　　“沒問題！”
　　一週後，小強拿著五張時間日志表格去了老付的辦公室，說：“老付，這是我五天的時間日志，你看看。”
　　“不好意思，我現在有點事，咱們老時間讨論，好嗎？”
　　“嗯……好吧。”小強悻悻地退了出去，一邊琢磨著：這也是他時間管理的方法之一？果斷拒絕？看來要向老付學習的東西太多了。”
　　好不容易熬到了下班，小強迫不及待地跑來問老付：“早晨你在忙什麼啊？”
　　“哦，實在不好意思，你進門的時候正是我處理來訪電話以及需要拨打電話的時間段，別介意啊。”
　　“沒什麼，沒什麼，我又學到了一招，呵呵。”
“還是來看看你的時間日志吧。”
　　“通過你的時間日志，我們可以很直觀地發現幾個事實：
◎    你的高效時段產生在早晨的8點到10點之間，大部分的產出都在這個時段；
◎    很多時間花在收郵件、聊天還有彌補週一的工作失誤上；
◎    雖然盡職盡責地寫代碼、寫文檔、做專案匯報，但是仍然會被客戶投訴，被老總訓斥，說明你沒有抓住重點，對客戶的問題不重視；
◎    在寫Blog和上網聊天的過程中很多事情被拖延了 。
　　如果你能在週一就處理好客戶問題的話，後面的客戶發怒和老總訓斥就不會發生；如果你能騰出一些時間和技術高手多進行一些深入交流的話，你的經驗將更加豐富；如果你能利用下午的時間好好地列出手頭各個專案的進度，那你就比現在更有掌控感。”
　　“……”小強這會兒已經聽呆了，停頓一下才說：“我現在才知道，我的日子過得有多渾渾噩噩，所以才把工作做得一團糟，真是惭愧……我一定要好好跟你學學。你快告訴我，有哪些方法能夠說明我提高工作效率。”
　　“這個問題一言難盡，簡單地說，你需要學習時間管理。”
　　“哦……”小強若有所悟地說，他確實覺得自己在利用時間方面太隨意，想起什麼就做什麼，所以很容易浪費時間，做事情的效果也不好，“就是像老闆管理員工一樣，把自己的所有時間都管理起來，讓它們高效運轉，是嗎？”
　　“提高效率只是時間管理的一個方面。你想想，如果你在一條錯誤的路上跑得很快，那會怎樣？”
　　“會離目標越來越遠——我明白了，不僅要效率高，還要方向正確才行。”
　　“對。水流的方向是由渠道決定的；沒有渠道的水只會向四面八方滲透，然後漸漸消失在土地之中，永遠也到不了大海。時間也是一樣，如果沒有重點地使用，它會消失於無形。我們學習時間管理正是為了聚焦於自己的渠道，讓時間的涓涓細流流向我們想讓它去的地方。”
　　“聽起來有點深奧，但我很感興趣。”
　　“其實也不是那麼難，以後我慢慢給你講你就明白了。”
　　“謝謝你，老付，讓我有一種開始新生活的感覺！”小強堅定地說。
　　“加油吧，我會盡我所能支援你！”老付笑著說。
　　“哦，對了，我可以先教你一些提高工作效率的小技巧，你先試試。”過了一會兒，老付突然想起來。
　　“好啊好啊！洗耳恭聽。”小強充滿期待地說。
　　
老付的話：提高工作效率的技巧
1.    找出重要的事情在高效時段內完成。每天早晨別一上班就急著投入工作，先看看今天工作的重點是什麼，哪些事情是重要並且緊迫的。將這些事情安排在你的高效時段完成。
2.    回顧你需要發佈或者呈送給上司的資料。我們不可能第一次就把事情做到盡善盡美，自己編寫的材料就是自己的名片，在這上面不要吝啬時間，或許它們能讓別人對你刮目相看。
3.    看新聞用RSS。現在很多網站包括Sohu在內都提供RSS的閱讀方式。這樣的好處是你不用頻繁地在地址欄輸入URL，更重要的是RSS廣告很少，也沒有鋪天蓋地的超鏈接，能夠讓你將註意力始終保持在你關心的內容上。這樣你就不是在沖浪而是用羅盤在大海里航行，方向始終掌握在自己的手中。
4.    減少檢查郵件的次數。每天兩次足夠了，並且應該註意，往往在上網聊天或者無所事事的時候就會“習慣性”地檢查郵件，因此，應該找些事做來分散自己的註意力。
　　能休息的時候盡量休息：有午休時間的人是幸運的。一般情況下，在休息時間我會設定一個鬧鈴，時間定為半小時，在這半小時中腦子里什麼都不想，好好地放鬆一下。這非常有利於精力的恢復。
　　“太感謝你了，老付！我先記下來，從明天開始，我就按照你說的辦，我一定要改變效率低下的現狀！”
　　小強利用老付教給他的方法，給自己的一天規劃了幾個時段，他規定自己一定要按照這個準則來度過每個工作日。結果發現這方法確實管用，讓他可以隨時掌握自己一個小時之前做了什麼，現在正在做什麼，一會兒應該做什麼。這樣一來，他感覺頭腦清晰多了，工作效率也提高了一些。下面是小強的每日時間段規劃。
當然，以上時段的劃分只是相對的。比如說，9:00—10:00應該是工作時段，但如果這段時間內有其他事情的打擾，怎麼辦呢？也就是說，如何處理臨時突發事件呢？小強沒有想明白，他打算以後找個時間請教下老付。

本文摘自《時間管理故事書》

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　　 有的人，從忙中走向事業的成功，家庭的幸福；而另一些人，卻從忙中走向碌碌無為。抛開天賦禀異的微小差別，最關鍵是我們如何對待時間，如何管理時間，進而管理自己的人生。
　　這本書不講時間管理的大道理，而是通過小強和老付的交流來講故事。讓我們看到一個正能量小強是如何戰勝壓力，如何管理時間，如何實現成長。這本書是簡單、實用的時間管理入門書。
　　這本書從系統化的視角來說明我們重新審視管理時間，並以最快的速度說明我們養成好習慣，戰勝拖延症，掌握時間管理的技巧，從而實現高效地工作，慢節奏地享受生活。
　　這本書除了精美的實踐手冊外，我們還有立體化的互動學習平台，這樣在互動學習中切實掌握時間管理的技巧。