一、傳說中的“四象限法則”

　　老付終於出差回來了。那是一個萬里無雲的下午，老付看著小強制作的精美的“價值觀卡片”說：“哎喲，看得出你在這玩意兒上下了不少工夫，確實夠漂亮的。”
　　“當然了，看，我的職業價值觀。”小強得意地指給老付看。
　　“很好，那我們今天可以讨論傳說中的‘四象限法則’了！”
　　“等等，老付，什麼是‘四象限法則’？為什麼是‘傳說中的’？”
　　“呵呵，說它‘傳說中的’，是因為我們身邊十個人里有八個人都知道‘四象限法則’，但是這八個人里沒有一個能完全掌握並且很好地應用這個法則。”
　　“難道我是那兩個不幸者中的一個？老付，什麼是‘四象限法則’啊？”
　　“沒關係，雖然你知道這個法則比別人晚，但是我可以保證你可以比他們更早將這個法則應用到日常工作中。呵呵，所謂‘四象限法則’，是由著名管理學家史蒂芬·科維（Stephen R. Covey）提出的一個時間管理理論，該理論把事情按照重要和緊急程度劃分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。我在紙上畫給你看。”
　　那麼為什麼80%的人在工作中都不能很好地應用這個理論呢？那是因為他們雖然有了這本‘武林秘籍’，卻不知道要練此功必先打通任督二脈，所以才導致他們無功而返，甚至走火入魔。”
　　“那我的任督二脈打通了嗎？”小強迫不及待地追問。
　　“早已讓老朽打通了，呵呵。”老付捋著下巴上根本不存在的長胡子。
　　“所謂的‘任督二脈’，指的就是如何評估一件事情的重要程度和如何得知一件事情的緊迫程度。還記得嗎？在我出差的那段時間裡我們一起找到了你的職業價值觀，那就是你評估一件事情重要程度的標準，而緊迫程度則是任務的時間底線。80%的人之所以在應用這套理論的時候屢屢失敗，就是因為他們沒有很好地解決這兩個問題。那我想問問你，假設你現在把一天的工作都分門別類地放到了這四個象限里，你會將自己的主要精力放在哪個象限上呢？”
　　“嗯，讓我想想，如果是我的話，我會將精力放在第一象限和第三象限上，因為他們都是最迫切需要解決的事情，是要立即去辦的。”小強略微思考後說。
　　“這個答案值得商榷，大部分的低效管理者都被迫選擇了和你一樣的答案。他們天天在處理火燒眉毛的事情，就像是救火隊員一般，那邊出事了，就趕緊跑過去應付；這邊出事了，又立即趕回來處理。有的竟然還從這‘忙碌’中產生了一種‘成就感’，真是搞笑。這些事情是需要立即去辦的沒錯，但你要清楚地知道，這些並不是重點。在一個錯誤的基础上，做再多正確的事情都是沒用的。讓我們來具體地分析一下四個象限吧。”
　　第一象限：重要而且緊急。舉例：處理某媒體對公司的負面報道、為孩子填報高考志願等。這些事情必須馬上去做，否則後果將會非常嚴重。但是在你立即去做的同時應該思考這樣一個問題：真的有那麼多重要而且緊急的事情嗎？
　　第二象限：重要但不緊急。舉例：編寫公司下季度的工作計劃、制定家庭的投資理財策略、參加心理咨詢師的培訓等。這些事情雖然看起來不緊急，但卻不能置之不理。如果你現在不重視它，它隨時都會發展成重要而且緊急的事情，比如說，你已經發現了兒童牙刷這個細分市場還沒有被競爭對手佔領，但是你將制定針對這個市場的產品策略放在第二象限遲遲不處理，結果某一天你逛超市的時候發現，哇，競爭對手的兒童牙刷已經投放市場了。那麼這個時候，制定產品策略的事情就轉移到了第一象限，重要而且緊急。可見，對待這個象限的事情，即使不迫切，也要做一份時間計劃表，持續推進。你可以思考這樣一個問題：如何避免更多的事情進入令人讨厭的第一象限？
　　第三象限：不重要但緊急。舉例：客戶突然打來電話、臨時召開會議等。這個象限里的精力開銷是相當無奈的,但包括你在內的很多人都會被假象所迷惑，認為‘緊急’的就是‘重要’的。其實‘緊急’和‘重要’一點關係都沒有。比如客戶突然打來的電話，要你修改某個部分的代碼，你不要立即去做，而是評估這件事相對於手頭其他事情的重要程度，再做決定。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們如何盡量減少第三象限的事務？
　　第四象限：不重要而且不緊急。舉例：看無聊的電視節目、一個人閑逛等。這個象限里的事情都是用來打發時間的，僅僅當作前三個象限的調劑的話還說得過去，如果過多地沉迷於這個象限，我們的產出就會大打折扣。在這個象限，我們應該思考這個問題：我們在工作中是否有必要進入這個象限？
　　“前面是我對四個象限的介紹，那現在，小強啊，請你把這週做的所有事情寫在這張白紙上。”   
　　“好的，幸虧我每天都有做記錄。”小強吐吐舌頭。
　　“你覺得現在可以把它們放入四個象限嗎？”老付問。
　　“好像……有些困難，有點兒老虎吃天，無處下口的感覺。”
　　小強寫下的清單：
臨時的技術研讨會
說明同事解決他寫程序時遇到的技術難題
領導安排寫一個專案說明文檔
對產品進行全面的測試。
看《火影忍者》連載漫畫
若幹用於通知開會的電話
編寫產品概要設計
通過網路收看NBA轉播
安撫憤怒的客戶
歸檔自己的所有重要文件
和領導一起去做產品推薦會
給辦公室領A4打印機
已發佈的產品出現嚴重的BUG
　　“是的，這也是幾乎所有人遇到的問題，所以，我們要先對你的清單進行改造。你需要給你的清單多加上幾個字段，它們分別是：重要程度、緊迫程度和優先級。具體的做法如下。
　　改造清單的方法
　　◎    先‘輕重’，給所有任務以職業價值觀為標準標出‘重要’或者‘不重要’。
　　◎    再‘緩急’，給所有任務以截止日期為標準標出‘緊急’或者‘不緊急’。
　　◎ 最後按照自己的意願給所有的任務標出‘高’‘中’‘低’三種優先級。”
　　“接下來你就可以將它們放入四個象限了。”
　　第一象限、重要而且緊急：安撫憤怒的客戶、已發佈的產品出現嚴重的
第二象限、重要但是不緊急：對產品進行全面的測試、編寫產品概要設計、歸檔自己的所有重要文件
第三象限、不重要但是緊急：臨時的技術研讨會、說明同事解決他寫程序時遇到的技術難題、領導安排寫一個專案說明文檔、若幹用於通知開會的電話、和領導一起去做產品推薦會、給辦公室領A4打印機
　　第四象限、不重要而且不緊急：看《火影忍者》連載漫畫、通過網路收看NBA轉播
　　
　　“OK，我們將一週的事務放入四象限以後可以很清楚地看到，你平時的工作主要集中在第三象限，這也是你平時工作忙碌但是盲目的原因。我們對待四個象限中的事務應該採取不同的態度和處理方法，我來和你分享一下我處理這些事務的原則。
老付處理四象限事務的原則
　　第一象限：沒什麼好說的了，立即去做！我們工作中的主要壓力就來自於第一象限，我們生活中的主要危機也來自於第一象限。第一象限就是一片雷區，我們進入這個象限的次數越少越好。其實第一象限80%的事務都來自於第二象限沒有被很好處理的事務，也就是說這個壓力和危機，是自己強加給自己的。舉個例子來說，我可能不得不花整整一天的時間去陪重要客戶逛街、吃飯、娛樂，就是因為我們產品的問題給客戶帶來了極大的麻煩，而我必須通過做這件重要而且緊急的事情去安撫客戶。
　　第二象限：有計劃去做！我們應該將時間投資於第二象限，不能因為它是不緊急的就不去處理。我們應該在第一時間對它進行任務分解，並且制定時間表；然後我們每次投入很少的時間，就可以完成一項龐大的任務，就像儲蓄一樣，每天投入1元錢，好像做不了什麼事，但是堅持一段時間之後，就可以做成大事。
　　第三象限：交給別人去做！我們應該清楚地認識到，第三象限的事務是我們忙碌而且盲目的源頭。這個象限里的事務最好能放權交給別人去做，如果自己就是基層的執行者怎麼辦呢？委婉地拒絕！舉個例子來說，嶽母打電話過來說想下午去逛逛街，這時候，你可以委婉地告訴她你確實想去陪她，可是今天剛好有個會議需要你主持；你可以立即聯繫你的老婆，讓她去陪你嶽母逛街，而你通過做晚飯來補償她。這樣你在上班的時間段內就可以將精力集中在重要的工作上了。
　　第四象限：盡量別去做！這是一個用於緩沖調整的象限。當你疲憊的時候，可以通過做一些不重要而且不緊急的事情來調整一下心態和身體，但是你不能在這個象限里投入自己太多的精力，否則你就是在浪費生命了。舉個例子來說，當你身心疲憊的時候，可以和哥們喝酒吃飯、吹牛打鬧，這叫勞逸結合、壓力釋放，但如果你每天都這樣觥籌交錯，就成不務正業了。”
終於輪到小強發言了，他說：“老付，你講得非常有道理，但是我有個問題不明白。”
　　“什麼問題？說來聽聽。”老付問。
　　“好像這個‘四象限法’和你以前給我說的‘時段工作法’相互矛盾啊，我到底應該用哪種方法呢？”
　　“這個問題問得好，呵呵。那你告訴我，你想練九陽真經啊，還是九陰真經？想從第一層練起呢，還是直接練第九層？”
　　“嗯……其實九陰真經還是九陽真經都無所謂，只要適合我練就行，我當然想直接練第九層，可是估計還得從第一層練起。”
　　“是啊，同樣的道理，時間管理方法也是一樣，最重要的是適合你，其實不管是‘四象限法’還是‘時段工作法’，用得好了都可以大大提高你的工作效率。問題是，當初因為你對自己的價值觀還有時間管理都了解得不深，所以才向你推薦‘時段工作法’。現在幫你打通了‘任督二脈’，你就可以開始修煉‘四象限法’了。更何況，以後還有更高級的時間管理功夫等著你去修煉，呵呵，加油吧！”
　　“哇，真是充滿期待啊！老付，我還有個問題，我現在經常不由自主地將主要精力放在了第三象限和第一象限。走出第一象限的方法你剛才提到了，就是集中精力處理好第二象限的事務。那麼，我該如何走出第三象限呢？”
　　“要走出第三象限，就得依靠‘猴子法則’了。”
　　“猴子法則？”
　　應用“猴子法則”走出第三象限
　　“是的，猴子法則。比爾·翁肯（Bill Oncken）曾經提出一個理論，叫‘背上的猴子’。翁肯教授有一次偶然發現，自己在忙於加班的時候，下屬竟然在優哉遊哉地打高爾夫。這讓他突然領悟到，主管人員之所以時間不夠用，一個很重要的原因在於沒有做好授權分責，將太多本該下屬去做的工作招攬到了自己身上，以至於永遠在苦苦追趕工作進度。
　　翁肯教授把那些工作比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那獨特的時間管理理論稱為‘猴子管理藝術’。
　　試想一下這樣的情況：你在走廊上碰到一位同事，他說：‘我遇到麻煩了，能不能和你談談？’於是你開始關切地聽他講述。結果這個問題果然很麻煩，你聽了半個小時才弄清楚是怎麼回事，而且還沒法立刻給出建議，於是你說：‘這個問題很複雜，我現在沒有時間和你讨論，讓我仔細想想，回頭咱們再談談。’
　　讓我們用猴子理論來分析一下這個過程。首先，你和同事在走廊上偶遇之前，誰的背上有猴子?顯然，是同事的背上。猴子不在你的背上，你甚至不知道有這只猴子存在。接著，你開始傾聽同事的講述，這時同事背上的猴子悄悄向你的背上跨過來一只腳。然後，聽完同事的講述，你表示要仔細想想再和同事讨論。這時，猴子便完全轉移到了你背上。你接過了同事背上的猴子，而同事則變成了監督者。此後，他會不時跑來問你：‘那件事你考慮得怎麼樣了？’‘我們什麼時候再談談？’……
　　我們雖然應該說明遇到困難的同事，但是也應該避免這樣的情況：讓他們把你當作他們自己猴子的收容站，你收的愈多，他們給的愈多，到最後你被堆積如山的別人的問題所困擾，甚至沒有時間照顧自己的‘猴子’。你將一些並非自己職責的事情做得很有效率，可這值得你沾沾自喜嗎？你自己的事情完成得怎麼樣呢？這就是猴子法則，應用它的前提是你要明確自己的責任邊界。”
　　“噢——，聽起來很有意思，也很有道理哎。”小強若有所悟地說。
　　“我們來做一個練習，看看你能否順利地甩掉自己身上的猴子。”老付說著拿出一張紙在上面寫了幾個問題。
　　猴子法則練習題：
　　老闆問：關於水利系統軟體的那個專案，想和你談一談。
　　下屬問：我們怎麼解決專案預算超支的問題？
　　同事問：我什麼時候能拿到這個軟體的操作說明書？
　　老婆問：明天下午能否和我一起逛街？
　　朋友問：這週六咱們一起去打羽毛球？
　　父母問：家裡的空調換了，換一個新的吧？
　　“這些問題沒有標準的答案，只有答案的標準，這個標準是：甩掉自己身上的猴子，或者將猴子放回到他的主人身上。”老付寫完後說。
　　“這一招太強了！我經常都是猴子飼養員。現在，我來試試甩掉身上的猴子。”小強說完埋頭寫了起來。
　　小強的答案
老闆問：關於水利系統軟體的那個專案，想和你談一談。
你回答：好的老闆，不過能否請你先發給我一份關於水利系統軟體的資料？
下屬問：我們怎麼解決專案預算超支的問題？
你回答：你有什麼想法？能不能先請你做一個删減成本的計劃案？
同事問：我什麼時候能拿到這個軟體的操作說明書？
你回答：我已經讓××去做了，他會直接發給你。
老婆問：明天下午能否和我一起逛街？
你回答：老婆，下個月結婚紀念日的時候我陪你逛一整天，好嗎？
朋友問：這週六咱們一起去打羽毛球吧？
你回答：好啊，到時候你給我打電話，有時間我一定去。
父母問：家裡的空調壞了，換一個新的吧？
你回答：行啊，你們選好喜歡的品牌和款式，到時候我去買。
　　“真不敢相信，光這樣紙上談兵我都感覺到身上的壓力減輕了。我想，有了這個絕招，我一定可以走出第三象限的陷阱。”小強高興地說。
　　“你答得很不錯，看來你差不多已經掌握了‘猴子法則’了，這樣你一定可以走出第三象限。最後再啰唆一句：使用‘猴子法則’有兩個重點：1. 明確職責，確定這只猴子不是你的；2. 註意溝通方式，明確、堅決、不生硬。”老付贊許地說。
　　“我突然又想到一個問題，如果經理們非要把他們的猴子甩給我，我怎麼辦呢？”小強撓著頭說。
　　“那就一定要溝通清楚他對這件事的想法，還有預期的結果，不要不明不白地就接下來。”
　　“哦……這樣啊，明白了！”
　　第二象限工作法
　　“明白就好，那小強，我們的下一個問題是：如何走入第二象限？第二象限工作法是四象限的核心和最終目的，此前我們已經達成了幾點共識。
　　四象限法小結
　　◎    我們根據自己的職業價值觀評估某件事務的重要程度。
　　◎    我們根據事務的截止日期判斷事務的緊迫程度。
　　◎    我們應將自己所有的日常事務放到四象限中分析。
　　◎    我們對四個象限內的事務有不同的處理方法和原則。
　　◎    我們應該將自己的主要精力集中在解決第二象限內的事務。
　　◎    我們平時經常制定的工作計劃和工作目標都是相對於第二象限來說的。
　　‘第二象限工作法’顧名思義，就是我們要緊緊圍繞第二象限開展我們的工作。關於這一點，我不想說太多了，我們還是務實一點，修煉自己在第二象限工作的能力。
　　首先，我們既然打算將自己的精力投資在第二象限，那麼如何做到這一點呢？我們可以對第二象限的事務進行目標描述和任務分解。拿前面的例子來說，重要但是不緊急的事務有：
　　◎    對產品進行全面測試；
　　◎    編寫產品概要設計；
　　◎    歸檔自己的所有重要文件。
　　接下來我們對這些事務進行任務的分解和目標的描述。
　　對第二象限的事進行目標描述和任務分解的好處如下。
◎    迫使我們將精力花在第二象限，這在一開始是非常重要的。
◎    有利於將一個專案做細，做得有計劃，時刻知道你下一步該做什麼，也更加有行動力。
◎    明確任務完成的標準，當達到標準的時候就可以放下你的心頭大石，減輕你的壓力。
◎    分成小的任務後有利於進度控制，你可以明確地知道該任務是否造成了拖延，並立即調整後面任務的時間規劃 。
　　簡單地講，就是消除時間管理的三大殺手——信息不夠、拖延、預期結果不明確。”
　　“時間管理的三大殺手，我趕緊寫下來，我要時刻提醒自己，一定要戰勝這三大殺手。”小強憤憤地說。
　　“OK，做了簡單的任務分解和目標描述之後還不夠，我們還需要通過一個表格來證明你確實已經將自己的精力放在了解決第二象限的事務上。小強，請你在一個月內，堅持填寫這份‘四象限工作跟蹤表’。”
　　“如果你能按照我的要求去做，應該在一個月之內就會發現，你每天的時間大部分都投資到了第二象限，從而完成了工作重心從第三象限到第二象限的轉移，與此同時工作也將逐漸走上正軌。到那時，你應該就已經完全掌握了‘第二象限工作法’。看吧，其實不像傳說中的那麼難。”

本文摘自《時間管理故事書》

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　　 有的人，從忙中走向事業的成功，家庭的幸福；而另一些人，卻從忙中走向碌碌無為。抛開天賦禀異的微小差別，最關鍵是我們如何對待時間，如何管理時間，進而管理自己的人生。
　　這本書不講時間管理的大道理，而是通過小強和老付的交流來講故事。讓我們看到一個正能量小強是如何戰勝壓力，如何管理時間，如何實現成長。這本書是簡單、實用的時間管理入門書。
　　這本書從系統化的視角來說明我們重新審視管理時間，並以最快的速度說明我們養成好習慣，戰勝拖延症，掌握時間管理的技巧，從而實現高效地工作，慢節奏地享受生活。
　　這本書除了精美的實踐手冊外，我們還有立體化的互動學習平台，這樣在互動學習中切實掌握時間管理的技巧。