企業專案團隊的溝通

    專案管理知識體系指南（PMBOK）中提到，專案經理90%的精力用於溝通。作為企業家溝通能力和對溝通的投入更加重要，應該說企業家除了規劃企業發展戰略，其餘時間都應該用於溝通，包括面向客戶的，面向政府的，面向企業內部團隊的，大多數的挫折和失敗都是由於溝通不畅造成的，這在中國的企業里顯得尤為重要。

    我們現在談的是企業家面向專案團隊的溝通，企業精神的傳承、戰略的傳播、文化的塑造很大程度上依賴企業家去身體力行，因此企業家溝通能力的強弱直接影響到企業團隊的凝聚力和戰鬥力。企業家溝通也直接影響專案的績效和團隊的建設。下面我們就分享幾個溝通的方法：

    1．變單向溝通為雙向溝通

    假設一個佈置任務的場景。我們往往容易犯這樣一個錯誤，就是高估了自己的表達能力，同時也高估了下屬的理解能力，把下屬叫到辦公室一通發號施令，下屬就出去執行了，結果呢，不是差強人意，就是事與願違。這個時候我們往往遷怒於下屬的能力太差，叫過來狠狠批評一頓，下次還一樣。

    問題出在哪里？有一個著名的溝通漏鬥可以說明這個問題，如圖4所示。

    

    圖4  溝通漏鬥示意圖

    由於人的知識結構、工作經驗、思維方式、表達能力、理解能力都不完美，而且人和人有很大差異，從你想表達的，到他去執行的中間有很大的信息失真和信息遺漏，那麼怎麼能夠要求你的下屬聽完你發號施令一定能完全理解，完全按你的想法把事情作對、做好呢？如果論責任，企業家要承擔主要責任。

    那該怎麼辦？其實很簡單，要求下屬用自己的語言再重複一遍你佈置的工作，情況就大不一樣，這並不難，難只難在怎麼把這個要求變成企業溝通的習慣。這個方法在軍隊中就應用得很好，剛剛上演的大片《集結號》大家都還有印象吧？團長佈置完任務，要求連長谷子地出發前重複一下命令。這就是把單向溝通變為雙向溝通的例子。

    2．三個人幹五個人的活兒，拿四個人的工資

    三個人幹五個人的活兒，大家立刻就聯想到資本家殘酷剥削的醜惡嘴臉，其實我們講的是一個溝通效率的問題。

    我們做這樣一道算術題，專案團隊中任何兩個人之間都是一個溝通通道，那麼這個團隊從10個人增加到12個人，溝通通道會增加幾條呢？這是一個簡單的組合問題：

    

    也就是說團隊從10個人增加到12個人，只增加了2個人，溝通通道會增加21條，那麼從100人再增加2個人呢？這個數字很吓人的！

    為什麼有經驗的企業家都本著一個適度從緊的人力資源政策，企業里人浮於事，不僅僅影響企業氣氛、戰鬥力，關鍵是人員增加，溝通效率迅速下降，再加上管理層次一多，溝通中的信息失真和信息遺漏是驚人的。

    只要工作環境良好，團隊氛圍良好，人的工作產出是有很大潛力可以挖的，積極進取和消極怠工不是差百分之幾，是差幾倍，幾十倍。因此，三個人幹五個人的活兒，不是沒有可能，是很現實的問題。拿四個人的工資，企業節約了20%開支，每人多掙33%，這是個雙贏的結果，應該努力去嘗試。

    看了剛才那道數學題，相信觸動我們的不僅僅是省了錢，更重要的是提高了溝通的效率，這就是對市場的響應速度，這就是競爭力！

    3．下屬對你說的話，都是真的嗎

    我們冷靜下來反問一下自己，你的員工對你說的話都是真的嗎？相信沒幾個人敢拍著胸脯擔保：都是真的！

    我們在聽取下屬匯報時，表面不露聲色，暗地里經常會想：這個家伙說話能有幾成是真的？我們也習慣於承認，張三說話至少有20%的水分，李四講話能信一半就不錯了，王五呢，張嘴就是瞎話！

    從這一點上講，我們中國企業家比老外更難做，因為我們不僅要有能力判斷下屬和你說的是對是錯，而且還要有能力首先判斷他和你說的是真是假，這是何等困難，也就造成了我們決策效率很難提高，甚至做出錯誤決策的情況。

    相對而言，我們不得不承認國外的企業比我們簡單。外國企業中講假話不是沒有，而是絕沒有我們這樣司空見慣，國外企業家面對下屬的假話也絕沒有我們這樣習以為常，麻木不仁。這也是為什麼很多管理思想和管理方法在外企行之有效，在我們的企業里效果就不明顯，甚至舉步維艱。

    我們不需要妄自菲薄，但也應該客觀面對事實，對誠信的重視有賴於國民素質的普遍提升，當然我們更應該身體力行，在自己的企業里塑造誠信的企業文化。

    相信所有的企業家都希望聽真話，沒人想聽假話，我們先做一件簡單的事情，把“對與錯”、“真與假”彻底弄清楚。

    我和我的團隊有這樣一個約定：你可以不講話，不需要理由，不想講可以，不會講可以，不敢講可以，不能講也可以，總之你可以不說話，但是不可以說假話。

    原因特別簡單，判斷你所報告的內容是對是錯，應該怎麼應對這是我的義務，也是我應該具備的能力；但是我確實沒有能力，更沒有興趣去判斷你所說的話是真話還是假話。在判斷真假的基础上再判斷對錯，顯然超出了我的能力範圍。

    就這麼簡單嗎？這樣你的下屬就會按你的意思，只說真話嗎？很顯然，你還需要做到軍紀嚴明，說假話的絕不縱容，普通員工說假話嚴懲，中層以上說假話，馬上走人，因為他造成的破壞作用要大得多。

    “嚴刑峻法”還不夠，最重要的是你要允許人家說錯話，這也就是營造說真話的良好環境。假話是怎麼來的，多半是因為人家害怕說錯，因為一說錯，輕則被你劈頭蓋臉臭罵一頓，自尊心收到嚴重戕害，重則在你心目中他的能力被直接否定，失去發展的機會甚至是現在的職位。那隐瞞事實，謊報軍情的事情就難以避免了。

    說錯話是能力問題，與工作經驗有關，需要在信任和寬容的環境中培養，經驗多了，能力也就提高了，說對的次數就多了；說假話是態度問題，不可姑息，因為對你來說聽到真的信息在溝通中比什麼都重要。

    從現在開始，你的員工即便說錯話，只要是真實的表達，就應該鼓勵，這樣你才永遠聽到真話，社會誠信體系的建設需要幾代人的努力，從我做起，從現在做起！

    4．溝通方式與溝通成本

    溝通的方式分：

    書面溝通和口頭溝通；

    言語溝通和體語溝通；

    正式溝通和非正式溝通；

    單向溝通和雙向溝通。

    在溝通的過程中，不同的溝通方式所產生的效果是有很大差別的，這一點在我們中國的企業中尤為顯著。

    大家都有這樣的經驗，發E-mail不如發短信，發短信不如打電話，打電話不如見面談，辦公室談不如飯桌上談。

    發E-mail不如發短信來得快，人家收不收郵件、什麼時候收都不知道；發短信光有文字，沒有聲音，語言的表達不僅僅靠文字，還要借助語氣、語速、語調等，中國語言博大精深，同樣一句話，能表達出完全不同的意思，甚至是截然相反的意思，所以打電話比發短信能夠表達的內涵就豐富得多；打電話光能聽到你的聲音，看不到你的表情、你的臉色，溝通當中很多信息是從你的表情、你的神態、你的眼神中獲得的，所以當面溝通就又比電話溝通前進了一步；辦公室談氣氛硬邦邦、幹巴巴，容易“公事公辦”，換到飯桌上，推杯換盞，酒過三巡，氣氛逐漸變得融洽，甚至稱兄道弟，尴尬不再成為尴尬，障礙也不再成為障礙，溝通效果立刻體現出來。這種現象一方面說明溝通方式對溝通效果的影響是不可不重視的，另一方面也確實有著鮮明的“中國特色”。

    中國是“禮儀之邦”，有著泱泱五千年文明，這給我們帶來光榮，但體現在溝通上，不得不說喜憂參半，喜的是我們在溝通中有著更多彩的形式，更豐富的內涵；憂的是給我們帶來更高的溝通成本和更低的溝通效率。

    企業在溝通中請客吃飯，迎來送往之風已久，而且長盛不衰。本來一件小事，可能也就是一句話的事兒，發E-mail就不要想，打電話恐怕也不合適，非得親自登門拜訪，去的級別低了不尊重，一把手得親自前往，且不說北京交通狀況之惡劣，從清華到國貿辦件事兒，一來一回少說半天，再說企業就一個一把手，一天馬不停蹄也辦不了幾件事兒。何況去了寒暄一上午，沒一句有用的，非得把這句關鍵的話留在酒桌上說。客人從外地來，得親自驅車去機場迎接，走的時候也必須去送，似乎只有這樣才體現重視。投桃報李，你去外地談合作，對方得派車隊到高速出口迎接，回來至少也得送到高速入口，這一來一回動辄上百公里。

    在企業內部也一樣，再好的辦公自動化（OA）系統，再好的內部信息管理系統（MIS）我們真正應用到位，往往需要一個漫長而艱苦的過程。三兩句話就能總結的工作必須當面匯報才能被重視，一個企業10幾個部門，每個部門匯報半小時，一天就沒了。

    這些問題跟我們的習慣和過分註重禮節有很大關係，國外企業這方面要簡單很多，所以說，企業家應該摒棄繁文缛節，提倡簡捷高效的溝通方式，企業的溝通成本才能得到控制，企業的管理效率也才能提高。

本文摘自《企業領導商略》

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　　 如今企業領導者的綜合素質決定企業成敗。兵法雲：將者，智、信、仁、勇、嚴也，要在競爭中獲得優勢，企業領導者同樣要具備這五方面的技能。本書從宏觀經濟和產業發展、戰略和企業運營、營銷管理與品牌建設篇、企業組織架構與人力資源管理、企業財務管理與公司理財、傳統文化與企業經營創新、領導力提升、企業專案管理理論與實務等方面來提升領導者的綜合素質。本書的內容來源於清華大學“領導商略”專案，二十二位學界和商界名家從企業管理的實踐出發，集體奉獻給讀者一道精美的管理“大餐”。本書亦適合企業中高層管理者的技能培訓和自我修煉。