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2014-07-03 17:23:07
(二)減少投訴的目標不是個好觀念
1.顧客投訴時,對服務的過程充滿著豐富的情緒
先看看以下這個處理不良的例子當中所表達的情緒。在這個例子里,一位顧客試圖得到修理電話的服務。
顧客服務代表(D):“如果線路確實出現問題,我們會為你提供免費的服務。你明天會不會在家?或者,你能否留下聯絡電話?”
顧客(G):“我不在家,明天我得上班。我可以留下公司的電話。我曾經以這個電話號碼聯絡貴公司。”
D:“先生,我無權決定此事。我必須向上級報告。”
G:“我知道,可是我只想讓你知道,我已經交過錢了。你們公司的相關人員第二次來查看的時候,便主動不收取任何費用,因為他們發現,錯誤是他們造成的。我實在不想再從頭來過一次,因為費用實在太高。”
D:“如果是線路問題的話,絕對不會有什麼問題,我們會處理”
G:“希望如此,不然的話,我們可能就要換別家。”
D:“這個決定權在你。”
G:“用不著你告訴我。”
我們不妨考慮幾個問題:顧客認為他在投訴嗎?或許是吧。許多人不喜歡看到自己滿腹牢騷,因此這位顧客可能認為,他只是在向對方“述說”他的遭遇。這名業務代表是聽到顧客的投訴,還是看到一個有待解決的問題?或許是前者吧。這也就是說,如果公司要求顧客服務代表深入追蹤投訴顧客的後續情況,那麼上面這段對話或許就不會被解讀為投訴。這種服務失敗的表示法,會不會傳到第三者的耳朵里?可能不會。顧客服務代表能否在這段對話中學習到那些可供下一次進行相同對話時派上用場的東西?值得懷疑。顧客服務代表是否認為,他處理對話的方式得當?很可能確實如此。打完電話後,顧客是否會對這家電話公司留下不好的印象?答案是肯定的。
2.顧客投訴越少越好嗎
對待投訴的一種有效方法是,站在顧客的立場設想他打算繼續和你做生意。我們可以在上面的對話中清楚地看到,顧客確實很想和這家公司繼續往來,然而顧客服務代表卻未盡力留住顧客。“這個決定權在你”,這句話讓我們想起兩個人爭論的例子。有個人說:“如果你這麼認為的話,我們可以立刻結束彼此的關係。”他的伙伴則回答說:“好,如果你想這樣的話,看看我會不會在乎。”事實上兩個人都不想結束關係,然而卻又都不知道如何擺脫溝通不良的困境。
和同理心有關的是站在他人的立場看待事物的能力。在投訴的狀況下,同理心尤其重要。然而,多數銷售人員或顧客服務代表卻經常以自己的立場和角度對待投訴和抱怨的案例。他們不但要求顧客證明投訴或抱怨的合理性,而且要求對方證明問題不是他們自己造成的。這種想法對留住忠誠的顧客實在不可取。
3.設定減少顧客投訴次數的目標不是一個好主意
由於處理投訴令人不快,許多企業和銷售人員寧可和壞訊息保持距離,或者幹脆不接受投訴。雖然他們知道,顧客的投訴有益於企業的成長,然而在比較深的層次,還是非常排斥投訴,以至於自認為可以提供百分之百完美的服務,無形中逃避現實的問題。
在這種情況下,企業主管和銷售人員設定的錯誤目標之一就是盡量減少顧客投訴的次數。這種不當的做法可能會在無形中影響到企業獲得消費者回饋的信息,這並不是一個好觀念。
(三)顧客服務是營銷的延伸
如果企業主管設定盡量減少投訴案例的目標,員工通常都會很快就適應,而且也很快就不再傾聽或者通報投訴案例。這種變化可能幾乎完全無法察覺。
一位希望消除投訴的人力資源主管說:“不錯,我們確實喜歡有效的處理投訴案例的方法和要訣,不過我們的目標是在商場上力爭上遊,也就是完全消除投訴的情形。”
這種思維會造成企業將處理顧客投訴視為經營成本的一部分,而不是發展的機會。正確的做法是,企業應該把負責處理投訴事項的員工視為:
(1)如果處理得當,便是可以留住顧客的主力;當顧客可能拂袖而去之際,有辦法留住對方;
(2)控制負面評語的公關工具;
(3)研究市場需求的營銷研究人員;
(4)營銷部門的延伸。如果投訴案例處理得當,許多顧客一定會願意給予相應的回報,最直接的方式之一就是購買更多的產品。
調研結果顯示,在投訴的情況下,顧客對企業的期待高於正常情況,特別是忠實的顧客。如果顧客的投訴遭遇困?,企業組織很可能無形中失去最有價值、最忠實的顧客。
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