按圖索骥(1)

    按圖索骥——專案進度控制要領

    專案進度控制是非常困難的事情，IT專案的拖期幾乎成了普遍現象，盡管專案管理人員作出各種各樣的努力，還是不能避免專案拖延的命運。筆者認為，造成專案拖期的主要原因有兩大類，一類是初期估算工作量有誤，專案難度考慮不足或者估算過於樂觀；另一類則是缺乏有效的進度檢查和控制手段，下面將簡要介紹一下專案進度控制的流程和要領。

    ●專案進度控制流程

    編制進度計劃的目的，就是指導專案的實施，以保證實現專案的工期目標。但在進度計劃實施過程中，由於主客觀條件的不斷變化，計劃亦需隨之改變。憑借一個最優計劃來實現一勞永逸的工作是不可能的。因此，在專案進行過程中，必須不斷監控專案的進程以確保每項工作都能按進度計劃進行；同時必須不斷掌握計劃的實施狀況，並將實際情況與計劃進行對比分析，必要時應採取有效的對策，使專案按預定的進度目標進行，避免工期的拖延。這一過程稱之為進度控制。該過程可用圖3-1加以描述。

    圖3-1  專案進度控制過程

    有效進行專案進度控制的關鍵是監控實際進度，及時、定期地將實際進度與進度計劃進行比較，並及時採取糾正措施。專案管理人員不能簡單地認為問題會在不採取任何措施的情況下自動消失。專案的進度控制就是在既定工期內，編制出最優的進度計劃，在執行計劃的過程中，經常檢查專案實際進度情況，並將其與進度計劃相比較，若出現偏差，便分析產生的原因及對工期的影響程度，確定必要的調整措施，更新原計劃。這一過程不斷地循環，直至專案完成。專案進度控制的目標就是確保專案按既定工期目標實現，或是在保證專案質量並不因此而增加專案實際成本的條件下，適當縮短專案工期。

    專案進度控制的主要方法是規劃、控制和協調。規劃是指確定專案總進度控制目標和分進度控制目標，並編制其進度計劃；控制是指在專案實施全過程，進行的檢查、比較及調整；協調是指協調參與專案的各有關單位、部門和人員之間的關係，使之有利於專案的進展。

    進度控制所採取的措施主要有組織措施、技術措施、合同措施、經濟措施和管理措施等。組織措施是指落實各層次的進度控制人員，具體任務和工作責任；建立進度控制的組織系統；按照專案的結構、工作流程或合同結構等進行專案的分解，確定其進度目標，建立控制目標體系；確定進度控制工作制度，如檢查時間、方法、協調會議時間、參加人員等；對影響進度的因素進行分析和預測。技術措施主要是指採取加快專案進度的技術方法。合同措施是指專案的發包方和承包方之間，總包方與分包方之間等通過簽訂合同明確工期目標，對專案完成的時間進行制約。經濟措施是指實現進度計劃的資金保證措施。管理措施是指加強信息管理，不斷地收集專案實際進度的有關信息資料，進行整理統計，與進度計劃相比較，並定期提出專案進展報告，以此作為決策依據之一。專案計劃中的某些東西在付諸實施後才會發現無法實現。即使勉強實現，也要付出很高的代價。遇到這種情況，就必須對專案計劃進行修改，或重新規劃。在專案實施過程中要進行多次規劃(P)、實施(D)、檢查(C)和行動(A)循環。

本文摘自《ERP專案管理散記》

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　　事異而理同。雖然多數文章的標題冠以ERP專案實施的大標題，但文中所闡述的很多道理，不僅僅只適合於ERP專案管理，更適合於所有的專案管理，甚至可以推而廣之到企業管理中去。