第10節:用"一張A4紙"充實你的職業生涯(5)

2014-07-23 13:10:40



  ④中的"本可以通過與人商量簡化的事情",是指通過與人商量,來省掉等待或行路等時間,從而縮短浪費的時間。

  總之,如果我們能將過去的時間損耗作為一種數據捕捉到,並分析其屬於這四種情況中的哪一種,然後記錄到一張A4紙上,今後再遇到類似的情況時,就可以將其作為一種參考,應對方法自然也就明了了。

  時間損耗劃分表單

  本不應該插進來的事情        本可以匯總的事情

  與朋友的午餐

  不速之客的應對

      2小時

  1小時

     

      郵件的查看

  書面申請的批準

  電話

      4小時

  4小時

  3小時

  合計    3小時        合計    11小時

  本可以委託他人做的事情        本可通過與人商量簡化的事情

  說明的修改

      3小時

     

      營業進展會議

  行路時間

  緊急會議

      2小時

  6小時

  2小時

  合計    3小時        合計    10小時

  先後順序劃分表單

  用一張A4紙歸納工作的先後順序

  積累了一定的經驗,做到相應的位子上之後,商務人士的一天就會變得更加艱難。

  "今天必須將報價單做出來,提交給A公司,而且要將明天開會時提交的報告整理出來。"

  "對了,公司發展史的出版是公司成立紀念活動的一環,我也是公司發展史編輯委員會的一員,所以在召開委員會之前,如果我不將計劃書整理出來……"

  如上所述,這種人要做的事情一旦堆積起來,即使寫到筆記中,有時也會頭腦混亂,不知不覺忘記。因此而犯下重大錯誤,如果錯過商機的話,還容易被上司貼上"不會工作的家伙"的標簽。

  在這種時候,我下面要介紹的一張A4紙"先後順序劃分表單"便能夠發揮作用了。

  方法非常簡單。只要在以下四項中填上應該做的事情就可以了。

  ① 非常重要,且必須馬上做的事情

  ② 不太重要,但必須馬上做的事情

  ③ 非常重要,但無須馬上做的事情

  ④ 不太重要,也無須馬上做的事情

  首先,如果不將①中的"非常重要,且必須馬上做的事情"不當一回事,容易給日常業務帶來阻礙,或是失去信譽。因此,我們要盡最大努力去快速處理這種事情。如"制作今天之內必須提交給A公司的報價單"、"整理明天開會時需要提交的報告"之類迫在眉睫的事情,便屬於這種情況。



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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