第7節:用"一張A4紙"充實你的職業生涯(2)

2014-07-23 13:40:32



  我之所以說每週目標很重要,是因為大部分人會以一週為單位制定日程安排。這樣做不僅能使自己輕鬆掌握日程安排,還意味著容易與他人進行時間上的協調。

  原本與設計師、攝影師約定在週二碰面,但如果有急事,就有可能將碰面日期改到另外一天,而這樣做並不會打亂這一週的計劃。也就是說,這樣做有一個優勢,那就是不必為這件事手忙腳亂,只要不將這件事拖到下週以後就可以。因此,我們需要養成抓住"尾巴"、將這一週應該做的事情在週五前做完的習慣。

  先下手為強。

  你也趕快從將日程管理總結到一張A4紙上,使宏觀目標細化成微觀目標,從投入到以週為單位的工作中做起吧。這樣一來,即使由於對方的有事或出現突發事件而不得不改變日程,你也不用因為這些事而煩惱了,而且這樣應該能夠將能量聚集到應該做的事情上。

  日程管理表單(每月)

  目標    截止日期    3月    4月    5月

  新產品的宣傳    2007年5月    本部長會議上

  確認    確定預算    開始宣傳

  新產品說明書    2007年5月    最終稿    說明書的設計與拷貝件的制作    新產品說明書

     

         

                 

                 

                 

  日程管理表單(每週)

  目標    每月目標    每週目標    日期    負責人

  (受託人)    現狀

              1w    2w    3w    4w    5w       

  新產品的

  宣傳    本部長會議上確認    調查A公司    2                    大林

      結束

     

      調查B公司的        9                大林

      已委託

          調查C公司            16            大林    已委託

  新產品

  說明書    最終稿的

  制作    原案的制作                23        自己    結束

          本部長會議上

  確認                    28    自己   

          開會商議    2                    自己   

          攝影        9                田口   

          最終稿圖片的確定、訂貨            16            自己   

          最終稿完成                    30    田口   

     

                     

                                     

                                     

                                     

  根據一張A4日程管理表召開每週的例行會議

  我在前一節叙述了一張A4紙日程管理表單的重要性,但有一點我還要說明一下,即盡量與單位的同事共享此日程管理表單。之所以要這樣做,是因為一旦突然有事,無法脫身,你就需要他人的支援和說明,如"讓後輩幫忙調查A公司的事情吧"、"讓同事代替我去與新產品的攝影師碰面吧"。



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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