第11節:用"一張A4紙"充實你的職業生涯(6)

2014-07-23 13:10:09



  所謂②中的"不太重要,但必須馬上做的事情",我可以做一個簡單的比喻,即"明天要跟中學時代的幾個同學聚會,所以必須預定一個合適的飯店……"一類的事情。與工作本身相比,這種事情多是個人的事情,雖然我的說法有些不好,但是這種事情有一個優點,那就是可以臨陣磨槍,或通過降低要求而立即處理完畢。實在不行,在小酒館聚會好了,這樣就不用預約了,也就不用因為這件事而苦惱。

  這裡面最重要的是③中的"非常重要,但無須馬上做的事情"。"在下個月的委員會到來之前,必須整理好公司發展史計劃書"便屬於這一類,如果以週為單位來考慮的話,為此而應該做的事情就要排到①中去,且需要多加註意。

  要想整理出公司發展史計劃書,也許還需要看一遍參考資料,並想出一個大概的目錄。這樣一來,我們就需要一邊對照之前所述的一張A4紙的日程表,一邊將應該做的事情從以月為單位細分到以週為單位,有的時候,還要根據需要將其歸入①中迅速處理。

  在商務環境變化明顯的今天,在限定日期到來之前,④中的"不太重要,也無須馬上做的事情"即使不處理也沒關係,因此,我就不在此解釋了。

  好了,你也趕快將應該做的事情寫到我剛才說的四項後面,並在一週時間內多多查看吧。在這里,最重要的是留意③與①的關係,根據時機靈活移動它們。如果能做到這一點,弄錯工作的先後順序,遺漏某件重要事情的風險就會大幅降低。

  先後順序劃分表單

  公司發展史計劃書

      重要程度

  高

     

  制作必須在今天之內提交給A公司的報價單

  整理明天要在會議上提出的報告

  緊急程度低        緊急程度高

  填寫下下週要去做體檢時提交的調查表

      重要程度低   

  要和學生時代的朋友聚會,所以要預約飯店

  讓人安心入睡的二分法表單

  一張A4紙讓您安睡到天亮

  入職軟銀,在孫正義手下工作的時候,我常常與他一起工作到深夜一兩點。而且,今天的工作就此結束的時候,孫正義一定會這樣喊道:



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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