第9節：用"一張A4紙"充實你的職業生涯(4)

　　"今天上午，學生時代的朋友突然來訪，所以我去跟他一起吃午飯，他跟我聊到了再就業的事情。因此，我浪費了將近兩個小時的時間。"

　　"我花了很多時間在修改新產品的說明上，今天又要加班了。對了對了，我還得查看一下郵件……"

　　但是，在我看來，這是他自作自受，自己勒自己的脖子。因為K科長只不過是自己給自己添忙罷了。是他自己在不知不覺中浪費了時間。

　　這到底是怎麼回事呢，其實我們只要將這些事情歸納成一個"時間損耗劃分表單"，就立刻能看到問題所在了。首先，我們要回憶一下自己最近一週的日程安排，我們從記錄每天的日程做起。這裡面也包括不速之客、計劃外的安排，所以如果您使用Outlook等工具，可以在當初制定的計劃的基础上，打上改期之後的日程安排，並將其打印出來。

　　接著，我們便可以在此基础上，看看它屬於以下4種情況的哪一種。

　　① 本不應該插進來的事情

　　② 本可以匯總的事情

　　③ 本可以委託他人做的事情

　　④ 本可以通過與人商量簡化的事情

　　我按順序來說明一下吧。

　　①中的"本不應該插進來的事情"，指本可以根據自己的判斷排除掉的安排。以K科長為例來說的話，學生時代的友人來與之商量再就業的事情，結果浪費了將近兩小時的時間一事，便屬於這種情況。但是，我認為，如果事先確認一下有何事，說一句"能不能日後再詳談"，這兩個小時的時間就可以大幅縮短，甚至是變成零。

　　②中的"本可以匯總的事情"，是指本可以根據自己的判斷壓縮的事情。查看郵件等事情便是很好的例子，利用被打亂了的時間去做這種事情，就會浪費時間。如果能事先確定好早上、下午或傍晚查看郵件，便可以節約百分之二十到三十的時間。

　　③中的"本可以委託他人做的事情"，是指本可以拜託他人幫忙做的事情，以K科長為例來說的話，修改新產品說明書上所要記載的說明而花費了很多時間一事，便屬於這種情況。這些事情只要交給部下或後輩人去做，花費的時間就會大幅縮短，或是變成零。

本文摘自《超高工作效率手冊》

---

　　 重要的會議馬上召開，你是否還在雜亂無章地收集各種信息？面對繁多的工作報表，你是否感到毫無頭緒？出差即將結束，而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆？身為會議的主持人員，你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題？造成這些問題的原因只有一個，那就是——你的工作方法出錯了！翻開本書，嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧！試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧！讀完本書，相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙，開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃！