第6節：用"一張A4紙"充實你的職業生涯(1)

　　第1章

　　用"一張A4紙"充實你的職業生涯

　　--時間&工作的管理法

　　日程管理表單

　　（每月、每週）

　　時間損耗劃分表單

　　先後順序劃分表單

　　讓人安心入睡的二分法表單

　　日程管理表單（每月、每週）

　　將每月、每週的日程整理到一張A4紙上

　　對於商務人士來說，日程筆記是不可或缺的東西。你的筆記上也記滿了"某月某日上午10點，與A公司的A社長會談"、"某月某日下午兩點～三點，銷售會議"、"某月某日下午兩點，Ｂ公司的Ｂ來公司拜訪"之類的事情吧。

　　如果事情都能夠按計劃進行，大家就不會覺得苦惱了。但是，能夠按計劃進行的概率大約為6成左右。可以說剩下的4成會由於對方的原因或出現突發事件而不得不改期，如"由於Ａ公司社長時間安排不開，會談延期了"、"銷售會議時間延長，直到傍晚五點才結束"等。

　　而且，如果僅註意每天的日程安排，就會忘記留意每月、每週應該做的事情，有時甚至可能出現大的纰漏。

　　因此，我推薦大家使用一張A4紙的"日程管理表單"。這張表分為（每月）表和（每週）表。

　　我首先來介紹（每月）表的要點，我們首先從記錄二～三個月跨度的工作目標開始做起。這個時候，目標要以名詞性詞語結句。這樣，我們就可以對應該做什麼有印象了。如果用文章的形式記錄目標，總是會使目標變得有些模糊，而且很有可能導致目標無法實現，或是時間延遲。比如：

　　"五月下旬 '新產品的宣傳活動'"

　　"在此之前 '新產品的說明書'"

　　然後，我們要思考一下"為了完成這個目標，以週為單位必須要做的事情"，並將其作為每週目標記錄到A4紙上。

　　為了能在五月的下旬開展新產品的宣傳活動，必須在四月中旬之前確定好預算，並將內容歸納總結一下。也就是說，要在三月下旬之前總結出計劃書，在本部長會議上提出來，並得到批準。

　　為此，需要對同行業其他公司的動向進行調查。三月的第一週調查A公司，第二週調查B公司，如果有時間，C公司也調查一下。這樣一來，就可以試著將自己公司的產品有別於其他公司的產品。

　　在五月下旬之前必須制作完成的新產品說明書也是一樣，我們如果能以週為單位細分工作步驟，這種情況下"應該做的事情"就同樣清楚明了了。

　　為了能在五月下旬之前完成新產品的說明書，必須在四月下旬之前制作好設計方案和拷貝件。因此，需要在三月下旬之前做好最終稿（設計樣本）。

　　這樣一來，就不會稀里糊塗了。三月的第一週與設計師和攝影師碰面，在第二週完成攝影，第三週如果不委託設計師完成最終稿的制作……

　　將以上內容作為每週目標記錄到A4紙上。

　　我們首先要在日程管理表單上寫上最終目標。接著寫每月目標。然後再詳細地寫出每週目標。而且，每個每週上要標註日期。在每週目標中，考慮好是否需要先做某件事，確定好每個每週目標的日期順序是很重要。

　　而且，如果是由自己負責，則寫上自己，如果是需要委託某人做的事情，則寫上相應的人名。而且，我們要在現狀一欄記錄上每週例行會議（後述）上的實際情況。結束了的事情則記錄上"結束"，已經委託某人辦理的事情則記錄上"已委託"。

本文摘自《超高工作效率手冊》

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　　 重要的會議馬上召開，你是否還在雜亂無章地收集各種信息？面對繁多的工作報表，你是否感到毫無頭緒？出差即將結束，而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆？身為會議的主持人員，你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題？造成這些問題的原因只有一個，那就是——你的工作方法出錯了！翻開本書，嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧！試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧！讀完本書，相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙，開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃！