第8節:用"一張A4紙"充實你的職業生涯(3)

2014-07-23 13:40:03



  而且,如果這一天後輩和同事也有安排,無法脫身的話,該怎麼辦呢?這方面的協調非常麻煩,而且這樣做會導致日程安排亂成一片。

  因此,即使是從預防這種情況發生的意義上來說,我也希望大家能夠與單位的同事、專案成員們開每週例行會議,互相報告、確認一下下週的日程安排。而且,我們還要根據對方的日程安排調整自己的日程。這樣一來,彼此的業務便可順利進行了。

  不僅如此。如果能跟攝影師溝通一下,對"這週末無論如何也要使用某某照片,所以能不能將攝影日程安排到這週的中間呢"一事進行確認,也能夠起到防止自己的業務延遲的作用。

  而且,如果事先知道"他下週有一件無法推辞的重要事情,所以那天就不要委託他做其他事情了"這一情況,至少可以留意一下。

  這一點對對方來說也是一樣。有的時候,可能需要你去幫忙做一件事情,這樣一來,對對方也是一種說明。這對雙方都有利。

  關於每週例行會議的召開日期和時間,我建議大家盡量在週五下午一上班的時候就舉行。這是因為如果有件事必須在這週之內完成,週五上午你一定會擔心這件事,對於例行會議,就會變得心不在焉。傍晚也是如此,如果傍晚時分必須做好週末上班的準備,或是調整下週的日程,也可能對例行會議心不在焉。

  在這里,重要的是建立一種體制,即每個人都以一種非常積極的心態參加例行會議,並互相了解一下對方的日程安排,必要的時候,能夠互相說明。只要能做到這一點,你的一張A4紙"日程管理表單"就會如虎添翼,會變得更加完美。

  時間損耗劃分表單

  從一張A4紙看出時間損耗

  人或多或少都會有口頭禅,如果是由於過度使用電腦而肩酸、腰痛的人,口頭禅會是"累了"、"好疲憊";如果是器量狹小的人,口頭禅會是"好擔心啊"、"好不安啊"、"不會有事吧"等等。說到商務人士用的最多的口頭禅,應該會是"太忙了"、"好難"吧。

  某化妝品公司宣傳室的K科長就是如此。他嘴里一天到晚念叨著"太忙了""好難",總是把這種牢騷挂在嘴邊。



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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