第4節:序(2)

2014-07-23 14:08:52



  例如,在開會的時候,目的不明確的會議只是在浪費時間。

  如果某個會議的目的只是"關於新產品"這樣一個籠統不明確的議題,那麼各個與會人員可能會按照各自不同的認識進行讨論。某個與會人員也許會針對"是否匯入新產品"發言,而其他與會人員也許會突然針對"自己構思的新產品規格"發言。另外一個與會人員則可能會針對"匯入新產品後的銷售渠道和提成"發言。

  在這種情況下,人們是以不確定的推論或前提為基础進行讨論的,因此,人們的意見可能會循環往复,從而導致會議沒有進展。

  而且,會議的目的不明確,就無法對發言是否跑題做出判斷,也就很難將話題拉回正軌。因此,即使會議持續的時間很長,也不會得出任何結論。

  "一張A4紙工作法"為了避免出現這種情況,會事先明確會議的目的。這樣的話,就可以將會議方向設定得更具體一些,如"關於是否投入新產品"。這樣一來,與會人員就會參考現存產品的銷售額變遷、公司的市場份額,以及競爭企業的新產品投入情況,自然而然地開始讨論是否應該匯入新產品。如上所述,一張A4紙工作法不僅具有提高自我工作效率的優點,還具有使整個工作單位實現效率化辦公的優點。

  而且,在一張A4紙工作法中,人們開展工作的方法並不是自己了解所有情況,思考一下,然後就去實現目標,而是與一起工作的成員分享智慧和知識,並通過讨論去實現目標。

  因為如果能夠明確地設定好目標,再將擁有必要情報和權限的人聚集起來,確定好應該做的事情,並進行分工,工作便自然而然地展開了。在現在這個時代,各個工作人員的工作正在朝著細化、專業化的方向發展著。這種環境下,人們為了做出判斷而獨自去收集情報,綜合情報,最後做出判斷的做法是很花時間的。而且,我認為,這樣做會使情報的質量下降,因為一個人能做的事情是有限的。因此,我們自己只要一邊引導必要的情報進入必要的地方,一邊進行工作就可以了。

  而且,如果能將負責實際業務的成員吸收進來,便能夠更有創造性、更高效地開展業務。明確了開會的目的,思考解決問題的辦法也會變得更容易。這樣一來,失敗之後從頭再來的可能性就會減少。



本文摘自《超高工作效率手冊》


   重要的會議馬上召開,你是否還在雜亂無章地收集各種信息?面對繁多的工作報表,你是否感到毫無頭緒?出差即將結束,而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆?身為會議的主持人員,你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題?造成這些問題的原因只有一個,那就是——你的工作方法出錯了!翻開本書,嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧!試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧!讀完本書,相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙,開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃!

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