第3節：序(1)

　　序

　　會工作的人，能夠將"一張A4紙"運用自如

　　■會工作的人與不會工作的人，在工作方法上存在差異

　　從大體上看，現代上班族的商業環境正從三個方面發生著急速變化。我們可以說，是否掌握了應對這種變化的工作方法，將使人與人之間產生會工作和不會工作的巨大差距。

　　首先，第一個變化是伴隨著寬帶網的普及而出現的產品服務化趨勢。

　　Ipod是比較有代表性的一個例子。即itunes software與itunes music store合作成立的三位一體的服務系統。類似的例子還有很多，如Google提供免費網路辦公軟體服務等，這種事例正在不斷增多。

　　這種產品服務化方案，需要多個部門在一個指導思想下共同協作才能完成。

　　第二個變化是公司與公司之間關係的變化。

　　泡沫經濟崩潰後，把公司的資源集中到公司的核心專案上，將除此之外的業務委託其他公司做的外包操作方式，如今已經非常普遍。而且，M&A（企業的合並、收購）這種方式也在增加。過去，公司大多是與自己的公司或同一集團的其他公司合作，公司與公司之間的關係比較封閉，但是現在，在價格、質量、交貨期等標準下，公司與公司間的關係正在根據市場機制變得越來越開放。

　　第三個變化是工作環境的變化。

　　隨著泡沫經濟的崩潰，論資排輩、終身雇佣制度開始瓦解，這之後，人們的工作環境也一直在發生變化。例如，同一個工作單位混雜著跳槽者、派遣職員、業務委託等各種各樣的人的情況已經不再稀奇了。

　　因此，過去的工作方法越來越不能發揮作用了。泡沫經濟崩毀之後，由於公司採取了抑制錄用人數的計劃，所以中堅職員會竭盡全力做好自己的工作.但對於教育新職員的工作，則會往後推遲，而且這樣的情況並不少見。此外，跳槽者常常會將上一個工作單位的工作方法帶進來，但派遣職員、業務委託職員等工作人員本身未掌握一定工作方法的情況也很多，這些就是如今的現狀。

　　在這三大變化中，會工作的人與不會工作的人之間的差距會越來越明顯。現在的上班族，需要掌握一種新的工作方法，即與自己的部門或公司範圍之外的人員一起，朝著相同的目標努力收集情報，進行判斷，然後實踐工作方法。

　　■為什麼一張A4紙就足夠了

　　據說，一般情況下，人類一次能夠把握和處理信息的數量在七加減二之間。也就是說，雖然人與人之間有一定的差異，但是人在大體上看一眼的瞬間，能夠把握的數量最小為五，最大為九。這個數字也被稱為魔法數字。

　　舉個例子，假設桌子上放著幾枚硬幣。普通人在大體上看一眼的情況下，能夠確認的數量在七個左右。

　　如上所述，人的把握處理能力有一定的限度，因此，人類發明了十進法。所謂十進法，就是一位數能夠處理的數字以九為限，一旦超過九，就要進一位。也就是說，十進法是一種人類在考量自身的把握處理限度的基础上制定出來的表記法。

　　而且，據說在經濟學上，一個上司能夠管理的屬下數量也在五人至六人之間。這個原則被稱為span of control原則（管理範圍原則），是經管學上的一個大原則。

　　如上所述，人類能夠處理的事情的數量是有限的。因此，在工作計劃中，即使短時間內一次灌輸10個以上的詳細內容，也都是徒勞，這樣只會讓自己的腦子變得混亂。當然，這樣一來，也就很難與一起工作的成員們共享工作內容。反過來說，要想使自己把握這個計劃，並與共事成員分享，書寫的內容不能超過一張A4紙。

　　■一張A4紙工作法為什麼有效

　　在一張A4紙工作法中，在開始工作之前，需要填寫表單。所有的表單都非常重視明確地列出"目的（主要是工作）"、基於此目的"應該做的事"，以及其"期限"這三個要素。因為只要明確了這三個要素，無論是在獨自進行的個人戰中，還是在與其他成員共同進行的集體戰中，你都能夠有效地開展工作。

本文摘自《超高工作效率手冊》

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　　 重要的會議馬上召開，你是否還在雜亂無章地收集各種信息？面對繁多的工作報表，你是否感到毫無頭緒？出差即將結束，而你是否對隨之而來的出差報告心存膽怯、不知從何下筆？身為會議的主持人員，你是否有過這種困惑——為什麼大家讨論的內容都遠遠偏離我心中設想的那個主題？造成這些問題的原因只有一個，那就是——你的工作方法出錯了！翻開本書，嘗試用幾張A4紙搞定你的全部工作吧！試著把你的工作進度、時間安排、人生規劃都明確在一張A4紙上吧！讀完本書，相信你也會迫不及待地抓起身邊的A4紙，開始制定你眼下的工作計劃與未來的人生計劃！