秘書工作的特點

　　有關秘書工作的特點，早有精深而權威的理論闡述。我們僅從部隊中軍師團三級機關的工作實踐出發，以貼近機關幹部切身經歷的角度加以考察，秘書工作有如下基本特點：

　　秘書工作是辛勞的

　　秘書的職業是一個磨碎筋骨、耗盡心血的行當。吃苦耐勞是秘書應具備的基本精神。

　　首先是忙。一個妻子這樣叙說她那當秘書的丈夫：一天到晚總是忙，忙得沒有吃飯的鐘點，沒有睡覺的時候，沒有節假日的概念。這話一點也不誇張。據某司令部辦公室統計，負責文字工作的秘書，全年工作3781.4小時，按365天計算，平均每天工作在10.36小時以上，折合工作日472天，超出正常工作量166天。而該部隊駐地某機關的統計結果顯示，其他工作人員平均每人全年工作206天，兩者相差266天。

　　其次是累。秘書的腳是不停的奔波，心是永遠的警醒。白天有做不完的事務，晚上有爬不完的格子。辦事繁雜具體，一件比一件要求高。有時正吃著飯，忽然有事，放下飯碗就得跑，待回來，飯也涼了，上班時間也到了，只好半餓著肚子走進辦公室。寫材料有長有短，一篇比一篇催得緊，一個首長比一個首長要得急。上班時寫，下班後開夜車還要寫。大熱天光著膀子汗流浃背地寫，大冷天跺著腳吸著鼻涕寫，甚至睡到了床上，一有所感，跳起來還要寫。有人道：文債在身，食不甘味，寝不安席。如若不信，有例為證：

　　A某當秘書5年，為寫文章熬過多少夜晚尚無統計。一次給首長趕寫篇講話稿，從上午寫到深夜，饑腸辘辘，打道回府，掏出鑰匙卻怎麼也打不開鎖，滿頭大汗之際，門突然洞開，沖出兩人，各執棍棒。原來他一路上還在想著文稿，上錯了一層樓，房主見半夜有人弄門鎖，以為是竊賊，欲迎頭痛擊……

　　01跟隨首長的苦辣酸甜再次是苦。秘書雖不是汗滴禾下，勞其筋骨，也不是粗食薄衫，煞費溫飽，但秘書的辛苦卻著實另有一番滋味。不誇張地說，秘書有時要比領導費更多的勁，流更多的汗，吃更多的苦。D秘書一次跟首長去軍區開會，返回時正值春運高峰期，車廂里又臭又冷又擠。八位首長連一個硬座都沒有。D秘書擠來擠去，口幹舌燥，筋疲力盡，總算把首長安排坐定，他卻只好站到下車。回到家臉沒洗完，首長指示，趕快把開會的材料整理好，明天上午開常委會要用。他只好泡杯熱濃茶，涮條冷毛巾，打起精神挑燈夜戰。他有暖烘烘的被窩卻不能鑽，有可口的飯菜卻吃不下，這與饑寒交迫非出一轍，卻也殊途同歸。

　　秘書工作真是“沒完沒了，沒饑沒飽，沒晝沒宵”，且日复一日，年复一年，很少有喘息機會。一天下來，疲憊不堪，稍有閑暇，困意馬上襲來。某部B幹事是有名的“筆桿子”，因吃飯時打盹已摔碎了七個飯碗，被送绰號“砸飯碗”。此種情形不勝枚舉。

　　秘書工作是寂寞的

　　秘書工作是一種沒有鮮花和掌聲的職業。與之相伴的倒常常是難以名狀的寂寞。

　　首先，為他人作嫁衣裳，永遠是秘書工作最鮮明的特徵。台下忙煞，台上無名。在部隊工作的舞台上，首長理所當然地扮演有名有形的主角，而秘書不可推卸的職責就是為讓主角亮好相、唱好戲而拼命地做好幕後工作。人們的眼光往往只盯著大大小小的各級領導，聽到領導慷慨激昂的報告，看到領導做出各種果斷的決策，領受到領導指揮各項活動的風採，卻不大想到領導身邊工作的秘書，不大想到在領導的報告、決策和風採中，凝結著秘書們數不清的辛勤勞動。就像嬌豔無比的花朵更容易使人們忽略了它下面的綠葉一樣。

　　某處長，在軍師團三級機關寫了二十多年材料，到了“官”鍵時刻，竟然找不出一篇署自己名字的文章。他當秘書時，有一次陪A首長去×師進行冬訓動員，為了寫好A首長的動員講話，他3天跑12個連隊，行程200公里，開了8個座談會，收集了六萬字的材料，回來後又連續28個小時沒合眼，起草修改講話稿。A首長的講話引起較大反響，直到人們進了餐廳還在紛紛議論：首長的講話太精彩了！由於陪餐的人較多，沒有秘書的位置了。一個工作人員帶有怨氣地說：“帶這些瞎參謀爛幹事幹啥。”真是可氣又可悲。秘書的勞動及其價值不易被人們理解和承認。只要你作為秘書，就要時刻準備著：無出人頭地之日，有默默無聞之實。

　　其次，有“苦”難言永遠是秘書心理承受的沉重砝碼。作為秘書，在首長和衆人面前，常是面含笑意神情鎮定的。而恰是這時，他們內心可能正經受著委屈、錯怪、乃至代人受過的痛苦折磨。這種必須坦然受之的痛苦，比其他方式的痛苦更痛苦。先說寫文章，就是秘書第一個無法擺脫的心理負擔，有諸多難言之苦。有些領導交擬過於簡單，不做詳細交待，一切由秘書代勞；有些領導過於隨便，一會兒一變，秘書的心血隨之付諸東流；有些領導過於尖刻，審閱稿子不講一點情面，搞得秘書如坐針氈；有些領導意見相互抵觸、令秘書左右為?，無所適從；有些領導過於固執，意見不盡正確，秘書卻要硬著頭皮違心去寫。如此等等。秘書在寫文章時，難免遇到上述情形，但無論如何，當文章寫出後不合要求時，秘書是不應該也不能夠有所申辯的，苦衷無須細表。張××是某機關小有名氣的筆桿子，可他卻越來越怕寫重要的材料。一次B首長把他叫來說:“張幹事，這次黨委學習整頓的總結由你來寫，要寫出點特色。”

　　“首長，大體寫幾個問題？最主要的經驗是什麼？您提示一下。”

　　“你先起個草稿，然後黨委讨論一下。”

　　“那……”

　　“好了，快點動手吧！”

　　“……”

　　張幹事從收集材料，到構思，到拿出草稿整整用了一個星期，熬了兩個通宵，結果，黨委讨論時，B首長說缺乏高度，推倒重來。又寫出後，A首長又說不夠實在，再次改寫。先後七易其稿，直到第二天要上報了才算通過。當張幹事拿出第一稿和第七稿相對時，從觀點到事例幾乎完全一樣，這期間的腦細胞不僅全部白耗，而且落了個“很難領會首長意圖”的“美名”。

　　再次，忍辱負重，這是秘書又一個無法擺脫的心理負擔，有時苦不堪言。有的領導心裡不快，無處發洩，便對秘書莫名其妙地指責，秘書成了出氣筒；有的領導對其他領導不滿，不好明說，便對秘書進行批評，秘書成了路邊石；有的領導把工作交待錯了，有關上級追查責任，他便把責任推給了辦事的秘書，秘書成了替罪羊。某部隊接連發生幾起車輛事故，便規定車場日進行學習整頓，一律不準出車。這天D首長一親屬來訪，便指使秘書派車接站，並說：“沒關係，出了事我負責。”秘書只好照辦。車還沒出院門，就被主管行政的C首長攔住：“規定今天一律不準出車，誰還明知故犯？”秘書知道C首長對D首長有點看法，在稱呼過首長以後趕緊說：“是我自作主張，您批評吧！”有人說，秘書的心扉是關閉的，這話有一定道理。無論有什麼委屈、錯怪或者代人受過，都只能吞咽下肚。可以說，為顧全大局而委曲求全，能忍善讓，是秘書忠於職守的特有精神。這種寬大的胸懷無疑是寶貴財富。忍辱負重大概也是秘書的“命”吧！

　　還有，為人謹慎，永遠是秘書恪守的行為準則。秘書處在諸多領導之間，在為領導提供優質服務的同時，還得盡力維護領導的威信和領導集體的團結。既要經常裝聾作啞，又要心有靈犀。有話，不能總是痛痛快快地說；有事，也不能全都潇潇灑灑地做。作為秘書，工作是受人支配的，必須根據首長的意圖辦事；時間也是受人支配的，必須按照首長的要求安排。可以說，秘書是長年看著首長的臉色、眼色和氣色行事。特別是跟隨一些比較厲害的首長，要求嚴格的首長，又特別是剛剛當秘書的時候，話不敢多說一句，事不敢誤辦一件，甚至每個動作都十分小心。G某當兵30年，已是正師大校，至今上級交待的每件事情，都做到逐件檢查落實；進行的每項工作，都表現出一種拼命精神；對每個來訪的人都熱情接待。還不自覺地流露出某種自卑感。為什麼是這樣呢？用他自己的話說，都是因為當秘書當慣了，處處殘留著當秘書時的影子。他曾記得，一次隨首長外出，頭天晚上趕寫講話稿到淩晨3點，天不亮首長要出發，飯也沒顧上吃，經過幾個小時，下車休息，按首長要求吃完飯打個瞌睡再出發。首長有個特點，吃飯快，睡得快，醒得也快，首長睡著了，G 某還沒吃完飯。首長起來了，G某剛剛睡著。首長走了，G某還沒醒來。首長走遠了，G某才發現自己被丢棄了。後來才知曉，這是首長要給秘書個教訓，讓秘書在後邊慢慢趕吧。G某只好改乘火車，兩天兩夜才把首長趕上，被狠狠批了一通。從此他謹慎起來，做夢時也在盤算著工作安排。

　　待人處事十分謹慎，遵守紀律十分嚴格，考慮問題十分週詳，進行工作十分認真，這是秘書職業的自然特性，也是秘書職業的必然要求。

　　秘書是神氣的

　　秘書的角色是神秘而又獨特的。在勞苦和寂寞之中又不乏能體現出幾分神氣來。

　　秘書不僅常常可以代表首長，甚至在一定條件下可以代替首長。在某些場合，在某種特定條件下，別人對你又尊重又害怕。秘書是首長的貼身工作人員，首長去哪里，秘書要跟到哪里，首長吃什麼，秘書能夠吃什麼，首長享受什麼，秘書也能享受什麼。像坐車，別人坐大車，秘書可以和首長一起坐小車。首長參加某個宴會，隨從的秘書自然要參加，不僅因為有照顧首長的責任，而且接待的單位也不敢得罪秘書。因為需要首長批辦的事情，有很多先要通過秘書。得罪了秘書，以後辦事當然也就難了。例如，某個單位給首長送了一件很不錯的紀念品，卻沒給秘書一份，秘書心裡不很痛快。這也可以理解。不正派的秘書不僅有想法，還有做法。當這個單位想通過秘書讓首長給辦點事時，秘書心想，當初送東西時沒想到我，首長進門時你給開門，我還沒進去，你就鬆了手；現在有事了，想讓我當橋當船，給你傳話才想到我，沒那麼便宜。當然，嘴里不說，答應時也挺痛快：“沒問題，可以說一說。”心裡卻說：“你等著吧。”結果是泥牛入海無訊息。

　　有人說，秘書是“二首長”。這話也不無道理。有些時候，首長不直接出面，讓秘書去處理，這時秘書就代表首長。他的講話，他的意見，他的態度，就?首長的講話，首長的意見，首長的態度。有些時候首長不在，委託秘書負責解決一些問題，這時秘書就代替首長，根據首長交待的原則，具體承辦一些事情。因此，在一般人眼里秘書是很神氣的，秘書自己也會感到這種神氣。不過，在這里我們提醒秘書，一定要註意謙虛謹慎。

　　秘書是幸運的

　　秘書確實挺幸運。“近水樓台先得月”，由於在首長身邊工作，首長對秘書甚為了解。對秘書的水平、能力和工作成績，看在眼里，記在心上。常說“知人善任”，之所以能“善任”，前提是“知人”，秘書被首長當作“所知之人”可稱上得天獨厚。正因為首長了解秘書，又信任秘書，才更容易任用秘書，提拔秘書。對秘書來說，在首長眼皮底下工作，鍛煉的機會多，工作能力提高得快，受重用的機會很多，提升的可能性很大。當需要對一些人委以重任時，首長首先想到的可能就是秘書。據某個單位幹部部門統計，在一個高層次同級幹部中，秘書或當過秘書的人平均年輕5歲左右，又是其他職業出身的2.5倍。正常情況下，秘書幾乎人人都能一級級上去。在當今中國重要的領導崗位上，曾當過各類秘書的人員就占相當大的比重。這是實際情況。

　　

本文摘自《參謀助手論》

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　　本書處理機關工作領域和秘書學領域的最基本課題。作者擁有十年部隊機關的工作經驗，並且長期奮鬥在秘書學教學第一線。書中內容多出於切身感受，貼近生活實際，便於具體操作，而非深奧的理論論述和抽象概括。
　　書中內容以部隊軍政機關為背景，選取了秘書工作中的27個侧面，涉及協助首長決策、否定首長錯誤意見、向首長傳遞假話、處理首長間矛盾、安排會議坐席次序、撰寫會議講話稿等情境，以“原則是什麼”、“最好如何處理”、“應註意的問題”為寫作綱領，著重技術性知識的傳授，並使其上升到藝術的高度。
　　由於務實的寫作態度和以技巧為核心的內容特色，本書不僅對部隊、政府機關、國企等體制內工作人員具有指導和參考價值，秘書必需的核心能力——觀察力、溝通力、執行力，也是現代企業商務人士必備的基本技能，因此本書同樣適用於私企、外企員工。