再造——通往變革之路4

福特汽車公司新的應付賬款流程一看便知，跟原先的流程大相徑庭，迥然不同。主要是由於新的流程完全取消了發票，辦理應付賬款的辦事人員也就不再需要把購貨訂單、收貨憑證同發票進行核對。結果表明，情況大不相同。現在，福特汽車公司雇用辦理向賣方付款等事項的人員的人數不再是500名,而僅僅是125名。

福特汽車公司新的採購流程是： 採購部門的一名採購員向供應商發出購貨訂單，與此同時，將訂單上的有關內容輸入聯機資料庫。供應商跟以往一樣，將貨物發往買方的收貨點。貨物運到後，收貨點的工作人員通過電腦終端機進行核對，看看已經運到的貨物同資料庫中貯存的已經發出的購貨訂單的內容記錄兩者是否相符。只有兩種可能性： 相符或不相符。如果相符，收貨點的工作人員接收這批貨物，並按電腦終端的鍵，告訴資料庫，這批貨物已經運到。資料庫現在已記下收到這批貨物，而且，電腦會自動地簽發一張支票並在適當時候把它發往供應商。另一方面，如果這批貨物同資料庫中已經發出的購貨訂單的內容記錄不相符，那麼，收貨點的工作人員拒絕在運貨單上簽收，讓它退還給供應商。

福特汽車公司這次再造的基本概念是簡單明了的。審定支付貨款一事，以往由應付賬款部門負責，現在改在收貨點上辦理。這項工作的原有流程有著迷宮般的複雜性，如： 查找材料，暫緩執行，記入備忘錄，等等，足以使500名辦事人員或多或少地為此忙忙碌碌。新的流程卻不是這樣。實際上，新的流程實施後，整個應付賬款部門就幾乎沒有繼續存在的必要。在福特汽車公司的某些部門，例如，在發動機部，辦理應付賬款的人員減少到只有過去的5％。原有的人員中只有極少數人留下來，繼續做應付賬款方面的工作，處理出現的特殊情況。

福特汽車公司的採購流程經過再造後，打破了原先所運用的那些僵硬的規定。各行各業各個企業在運作中都有自己的一些根深蒂固的規定，不論這些規定是否用文字寫出來。

福特汽車公司應付賬款部門的一項規定是，只有收到了發票才能付款。盡管這條規定難得明確表達出來，但它已成為一種框架，原先的採購流程就是遵循這種框架形成的。福特汽車公司的管理層在著手調整採購流程時，曾認真地提出問題： 是否仍想按照這條規定辦事?答案是否定的。破除這項規定的辦法就是取消發票。於是，福特汽車公司不再實行“發票收到後才能付款”，改為實行新的規定——“貨物收到後才能付款”。僅僅改一個詞，就為企業的一項重大的變革奠定了基础。在福特汽車公司原有的規定中，作這種一詞改變的，另外還有幾起。它們至今仍在發揮類似的作用。

例如，福特汽車公司在其下屬卡車制造廠之一實行了更加新的規定，取代“收到貨物後才能付款”而實行“貨物使用後才能付款”。該公司對它的一家刹車供應廠商實際上說了這樣的話： “本公司喜歡使用貴公司供應的刹車，並將繼續用它裝配在本公司制造的卡車上。不過，刹車在裝配到卡車之前是屬於貴公司的，而不是本公司的。刹車只有在我方使用之後，才是屬於我方的，我方才能支付刹車的貨款。我方制造的每一輛卡車在裝配了貴公司供應的刹車，離開裝配線以後，我方定會通過支票將刹車的貨款付給貴公司。”這一變革使福特汽車公司的採購和收貨流程進一步得到簡化。(此外，這一變革還使該公司得到其他的好處，即從減少刹車的庫存到改善現金支出等等好處。)

採購刹車的新流程還摧毀了福特汽車公司的另一條規定——公司要始終保持貨源的多源化。至少就卡車的刹車而言，新的規定是：“我們將擁有單一的貨源，同刹車的這位供應商緊密合作。”

也許有人會感到奇怪： 既然從實際效果來看，現在的做法等於刹車的供應廠商給福特汽車公司的刹車庫存提供資助，那麼，該供應廠商為什麼會同意這一改變呢?該廠商從新的安排中究竟能得到什麼好處呢？

第一，該供應廠商現在得到了承包福特汽車公司下屬該廠所需刹車的全部供應業務，而不再只是其中一部分刹車的供應業務。第二，該供應廠商由於現在獨自了解到福特汽車公司通過電腦操作的制造卡車的時間表，有關福特汽車公司所需卡車刹車數量，就不再需要像從前那樣，依靠自己的銷售部門提供不那麼可靠的預測資料。該供應廠商從而也能得以改進制造刹車的時間表，減少自己的刹車庫存量。

福特汽車公司對採購工作的流程進行再造這一事實，具體地表明了真正的再造工作還有一個特徵，也就是說，要是沒有現代的信息技術，福特汽車公司就不可能作出上述變革。這跟國際商用機器信用公司的再造有異曲同工之處。這兩家公司的新的流程不只是老的流程加上新方法。它們是全新的流程。如果沒?今天的信息技術，這?新流程就不可能出現。

例如，在對採購流程進行再造時，要是沒有有關購貨訂單的聯機資料庫，那麼，在採購的貨物運到福特汽車公司的收貨點後，點上的工作人員就不可能核定是否要向供應商支付貨款。要是沒有資料庫，收貨點上的工作人員會跟以往那樣，不了解福特汽車公司向外單位訂貨的實際情況。當貨物運到後，收貨點上的工作人員的唯一選擇是，跟以往那樣，認為這批貨是訂了的，進行驗收，而把收貨憑證、購貨訂單和發票三者是否相符的核對工作留給應付賬款部門去做。從理論上說，採購部門可以將每一份購貨訂單的复印件發送給本公司的每一個收貨點，收貨點上的工作人員能夠將每一批運到的貨物同購貨訂單進行核對，可是，事實表明，由於顯而易見的原因，這樣一種以書面憑證傳遞為基础的制度是不切實際的。現代信息技術已經使福特汽車公司有可能建立起嶄新的運作方式。同樣，現代信息技術也已經使IBM雇用的通才有可能掌握以前只有專門人員才能掌握的信息。

我們說，信息技術在再造中起了必不可少的推動作用。沒有信息技術，就不可能對業務流程進行再造。我們還將在第五章對此論述。

本文摘自《企業再造》

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