團隊需要信息共享

2014-02-03 15:42:48

    一個團隊如果信息不處於共享狀態,那麼效率就得不到提高,效率關係著利潤的實現,那麼結果可想而知……

    著名管理大師肯·佈蘭佳在《一分鐘經理人 團隊版》一書中強調了團隊需要信息共享的重要性。

    團隊成員們只有通過更多地參與工作管理,才能從擁有的信息中獲取更多的收益。除此以外,成員們通過獲取更多信息的許可權,向其他人證明了他們是該機構組織中有價值的成員。獲得更多信息使用權,還有助於團隊成員們感受到他們在以往傳統的工作組織中所不曾擁有的自豪感和主人翁感。

    團隊領導者也可以從大量的信息分享中獲得益處。通過讓團隊成員們承擔職責權限並且使他們完成業績目標,領導者也從下放權力過程中獲得益處,他們能將時間和精力集中在具有更高附加值的工作上。這些顯著的益處將最終產生更加優異的成績,並且將提高團隊成員對工作的滿意度。

    共享信息和傾聽別人的方式最終將有助於促使人們高度關註團隊在轉變為高水平團隊時所產生的積極效果。結果是這種信息共享方式促進並加強了必要的誠信度的建設。

    關註團隊成員們為一個高水平團隊工作應獲得的收益將是很有說明的。組織機構和團隊領導者,通常過多地關註機構在這個改革過程中應獲得的預期收益,盡管這對於團隊成員們來說也是最重要的。實際上,團隊成員們當然想知道他們個人在這個改革過程中將如何獲益。團隊成員們從共享日益增長的大量信息中將獲得更多益處,一旦人們對改革過程感到沮喪時,就需要提醒他們在變革中所獲得的收益。

    強調在轉變為高水平團隊時所能獲得的益處對於遇到挫折的團隊成員們而言,可以讓他們把挫折感再次轉化為參與變革的動力。領導者通過盡可能多地分享機構的敏感信息,能夠建立更高的誠信度和責任感。例如,共享機構必須面對的關鍵問題,表明了領導者信任團隊,這些資料包括營業收入的降低、質量問題或者來自於客戶的投訴問題。

    領導者向團隊成員提供相關的各類信息,則表明他們是值得信賴的同事,在實際工作中,確實已把他們視為參與解決這個問題的一分子,而不是導致問題的原因。為促進彼此理解和建立誠信,共享所有的真實信息是很有效的方法,並且正是這種變革的方法打消了成員們的挫折感。

    領導者還應該分享以往的過錯信息記錄,註意不要一味地追究責任。這將促使團隊成員們產生一種做出更大貢獻的願望,並願意承擔起責任。當讓人們承擔起更多的責任時,由於錯誤大多是相似的,因而人們對失敗的恐懼感自然有所上升。在一個高水平的團隊中,當成員在工作中出現過錯的時候,每個人更需要得到安全感,並且從中得到學習經驗。此時的領導者必須願意去獎勵那些勇於冒風險做出嘗試的成員,而不是懲罰在創新工作中出現錯誤的成員,這樣做才能使人們渴望嘗試能夠提高團隊績效的新觀念。

    當開始改變舊的企業文化時,倡導一種新的企業文化能更有效地分享和運用信息、尊重錯誤並從中學習獲取經驗,而團隊成員們才會逐漸理解他們所共享的信息。通過鼓勵公開有關重要議題的對話,團隊領導可以將信息作為動力和新思想的資源。

    當然,這種信息的開放程度意味著每個人(包括領導者在內)必須真正敢於直接面對問題。這是一個需要建立真正的坦誠公正的過程,而不是試圖代替人們決定該做什麼和不該做什麼。在這種情況下,當團隊成員們提出問題並需要領導們著重解決該問題時,領導們或許時常發現他們自己已經坐在火燙的位置上,但是這為人們在建立誠信度和責任方面提供了取得巨大進步的機會。

    共享信息使團隊從消極情緒中走出來,當向高水平團隊的轉變進行時,領導們不僅需要共享更多的信息而且還需要共享更敏感的信息。其原因是,共享信息有助於減輕管理層與員工們因為彼此間高度信任感的變化而產生不良情緒。這傳遞了強有力的信息,即每一個人都朝著同一目標共同努力。

    正如我們提到過的,分享信息不僅僅是自上而下的過程。工作在一線的人們需要懂得,關於他們工作業務的信息對於經理們而言也是至關重要的,這些信息有助於經理們正確地制定有關工作流程的決策,甚至有助於制定關於公司的未來發展計劃。因此,自下而上的信息共享也是非常重要的。即使共享壞訊息也是有益的,因為開放了對話的平台,可以促進問題的解決並加強領導與團隊成員之間的信任。

本文摘自《提高團隊績效的三步驟》


  在當今勞動力環境下,要求越來越多的人加入團隊中進行有效地工作。但是你知道如何才能建立一個真正發揮團隊成員的知識、經驗和能動性的團隊嗎?我們中的大多數人的回答是否定的,並且我們很快會變得沮喪、放棄努力,進而選擇了單獨工作的方式,但對於當今的商業環境而言這不是一種好方法。所幸的是這里有一種好方法,由專欄作家肯·佈蘭佳、艾倫·倫道夫和彼得·格雷齊爾描繪了一種有助於你將任何團隊轉化為高水平團隊並且包含三個步驟的程序,即能夠更加有效地、更好地利用團隊成員和團隊領導的時間的方法,並且由此可產生出有益於團隊成員和團隊以及機構的效益。

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