2.2 部門劃分理論(4)

　　我們可以根據隨時要執行的活動類型以靜態方式描述這類常規化的組織，但這與描述帶有時間標註的一組實際活動是完全不同的。除了任務分派的問題外，還要提出組織問題，這是因為活動是附有條件的，不是事先確定的。為方便起見，我們給出下述說明而不做更詳細的解釋：

　　（1）活動發生時間視組織外部事件和組織內部事件而定；

　　（2）特定活動的恰當性視組織各個不同部門要執行的其他活動而定；

　　（3）作為對一項特定功能或目標的反應，精心計劃的活動對其他功能或目標會有影響。

　　就我們所知，考慮到活動偶然性的部門劃分的正式模型還沒有人建立。讓我們概略地說明這個模型的特徵是什麼，然後回到與這個模型有關的組織的常識命題上來。

　　在修正的部門劃分的模型里，各種活動列表（即全套的職務說明、常規、標準產品計劃、標準操作程序等）和詳細說明要執行的每種活動的大量條件陳述都是事先給定的。

　　如果所有活動條件不一定來自外部環境，那麼我們會以新方式重新談論任務分派的問題。既然是這樣，具體活動就不會被分派到有前提承擔的執行責任的部門。任務描述要麼根據這些條件的陳述，要麼根據活動分配實際發生的可能性。在不超過一天工作的任務分派中，條件成為在任何既定時期預期要求的平均時間或頂多不超過一天的工作。平均工作量或最大工作量的概念再次使每組可能活動的時間功能和任務分派的解決方法得到確定。

　　如果某些活動是以其他活動為前提的，情況會變得更複雜。為了解決這種複雜情況，我們必須引入使溝通容易和準確的決定因素作為變量（例如，溝通在專業小組容易，在跨專業小組難；在正式等級體系內溝通容易，在不同等級體系間溝通難，等等）。溝通的容易和準確可能決定於動機和認知的因素。

　　為相互獨立的有前提條件的活動安排信號系統是協調的問題。有一個簡單的例子，如果雇用由人事部門來做，那麼該部門必須知道何時有空缺、空缺職位需要何種類型的技能。雇用活動會相應變化。（當然，如果活動列表足夠詳盡，“何種類型”可轉變為“何時”。）

　　在根據該模型比較兩種組織計劃—兩種任務分配—時，關鍵變量之一是幾個組織單位的自給程度（Simon，Smithburg，and Thompson，1950，pp.266-7）。單位要自給到完成其活動的條件與其他組織單位完成其活動的條件是獨立的程度。如果存在與協調有關的時間成本，那麼這些成本必須與完全缺乏過程專業化相關的時間成本進行權衡。這個命題經常在古典文獻里提及，正如古利克（Gulick and Urwick，1937）在以下這段話里陳述的那樣：

　　（目的型組織）有三個好處：首先，它確實能在一個影響整個工作的總監領導下完成任何既定目的和計劃。它可以對完成工作所需的所有專家、專業行政部門和服務部門進行即時控制，沒有人能干涉。它無須等待別人，不用為得到他們的說明與合作而談判，也不用為化解沖突而向總經理求助。它能夠把所有精力放在工作上。（p.22）

本文摘自《組織理論的基础》

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　　 《組織》的出版宣告了組織作為一個獨立研究領域的誕生。馬奇和西蒙是決策理論學派的兩位大師，本書作為他們的唯一合著，雖然備受關註和引述，但卻從未被引進中國，這是第一次正式出版中文譯本。
由於競爭、合作、人類認知和情感、外部環境等因素的影響，對組織過程的控制較為有限．而組織的參與者們盡可能以容易複製的方式來應對這些限制，本書的焦點正是這種複雜的組織行為。盡管大多數組織有等級制度．但組織過程決不能單纯依靠命令和權力來完成，所以本書自始至終關註的恰是決策而非等級，這也是現代組織和管理重要的一環。
作者聲明：經常讓人更驚奇的不是現在知道但過去不知道的事情。而是那些曾經知道但已經忘記的事情。在本書出版後的漫長歲月里，並沒有什麼事件足以改變組織或組織理論的基础。