第9章 如何最大限度地利用排序(2)

　　列出清單之後，在實際做任何事情之前，你可以先看看清單上的內容，想想自己可以把哪些工作委託給別人——不一定是你的下屬或者是保姆，你還可以把工作交給你的同事或者甚至是上司，他們能夠更快更好地完成這些工作，或者可以為你提供一些很好的建議。

　　根據自己的實際情況，如果你可以在一天結束的時候完成清單上所有工作的話，你不妨嘗試一下。但或許你有時也能夠提前預料到自己不可能完成所有工作。當你有太多事情需要做的時候，建議你可以仔細考慮一下到底該選擇做些什麼，而不要一味迎合別人的要求。

　　需要再次強調的是：一定要確定優先次序。有些人會選擇盡量完成清單上的內容。結果雖然他們完成了清單上的大部分工作，可他們的工作效率並不高，因為這些任務往往並不重要。還有一些人則喜歡從清單上部開始，一直往下做，這些人也可能並沒有意識到哪些任務是特別重要的。要想避免這個問題，最好的方式就是拿出你的清單，根據重要性大小在每件任務之後標上ABC次序，盡量把工作委託給別人完成，並隨即對清單進行相應的修改。

　　我的一位朋友喜歡用黑色來標記那些正常的任務，用紅色來標志那些比較重要的任務。對於那些不喜歡設定優先次序的人，我向你們推薦一種方法：把A級任務和B級任務寫到一張紙上，把C級任務寫到另外一張紙上。你可以把AB級任務放到C級任務之上，這樣每當你拿起AB級任務清單去挑選一件C級任務的時候，你都會意識到自己是在浪費時間。

　　你可以用不同的方式來描述“事務清單”上的任務。一種是功能性的：見某個人、給某人打電話、跟進某項工作、考慮某件事情、決定某件事、或者是記錄某件事情。或者你也可以根據工作內容的相似性來對活動進行歸類（比如說有關水污染的活動），或者你可以根據地點來進行歸類（拜訪幾位相互臨近的客戶），或者以人為中心來進行歸類（你有幾件工作需要請示上司）。

　　不要為無法完成所有任務焦慮

　　列完清單之後，你可以首先完成所有的A級活動，然後著手處理B級活動，最後處理C級活動。有時候你可能會完成清單上所有的任務，但大多數情況下你都無法做到這一點。而且即便你是以優先次序開展這些活動的話，你甚至連所有的A級活動都未必能完成。有的時候，你可能會完成所有的A級活動和B級活動，有時候你會完成所有的A級活動和B級活動，以及一些C級活動。很少有人能夠完成所有的任務。但記住，“事務清單”的目的在於說明你更好地利用自己的時間，而非做完清單上所有的事情。如果你覺得自己已經做完了所有的A級活動，那麼你可以重新考慮一下自己還有哪些比較重要的工作沒有完成，並把它們添加到你的清單上，比如說整理文件夾，讀完《戰爭與和平》，為阿姨挑選一件生日禮物——所有那些非常重要，而你當初卻沒有想起來的任務。它們並不需要你花費太多時間，而且今天就可以開始。

　　我的研讨班上經常有許多辦公室職員、家庭主婦，以及職業人士，他們只是希望能夠讓自己的工作更加“井井有條”。幾個月之後，大多數人都感覺，在定期列出任務清單並對任務進行次序設定之後，他們的生活都變得更有條理了。比如說，一位剛剛被提拔為護士長的女士用這種方法在工作當中取得了成功，然後她開始嘗試把這種方法應用到自己的家庭生活當中。良好的時間管理在工作之外也同樣重要。沒有人希望在休息的時候也像工作當中那樣緊張，但如果能夠讓事情變得更有條理的話，人們就會感到更加放鬆。

　　我在上一章里提到的那位總會計師在工作的時候會盡心盡力，但他實際上只把時間用來做那些最為重要的工作。這樣每天回家的時候，他都會有一種巨大的成就感。

　　如果你的工作當中有很多細節性工作的話，那工作次序的設定就顯得尤為重要——它可以確保你不會遺忘某些工作；可以說明你確認自己已經完成了所有重要的工作；可以激勵你勾掉那些並不需要的工作；並可以提醒你還有哪些工作需要完成。

　　通過完成更多的A級活動，並盡量減少C級活動的時間，你所取得的成就會發生結構上的變化。你可以把以前的A級活動分解為新的A級和B級活動，可以把以前的B級活動降級為C級活動，並把一些C級活動完全删除。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。