第9章 如何最大限度地利用排序(1)

　　我用了幾個月時間尋找高效工作的秘密。剛開始接觸這個問題的時候，我曾經向一些成功人士請教他們的成功秘訣。我還記得我曾經跟加州標準石油公司的一位副總裁讨論過這個問題，他說道，“我的秘密……我只是列一張‘事務清單’罷了。”

　　就在那次談話之後的第二天，我到一座大城市舉辦一場關於時間管理的研讨會。那天中午，我有幸跟當地的一位成功人士共進午餐。有人說他實際上擁有了這座城市——他是這座城市電力及煤氣公司的主席，擁有五家制造公司，手上還有十幾家大小企業。無論用什麼標準來衡量，他都是一名成功人士。當我問他是如何應付這麼多工作的時候，他回答道，“哦，這個簡單——我有一張‘事務清單’。”他告訴我他實際上把這當成一項遊戲。

　　每天早晨起床之後，他的第一件事情就是列出自己希望當天完成的任務。每天晚上的時候，他就會檢查清單，看看自己已經完成了多少工作，還有哪些工作沒有完成，並同時給自己打出分數。他的目標是能夠得一百分，也就是要完成所有的工作。

　　多年以來，他對這項遊戲的興趣始終未減，每天只要一有時間，他就會盡快完成一兩項清單上的任務——比如說給某人打個電話，構思會議重點，跟妻子共同讨論某個問題等等。他總是立即動手完成那些最重要的活動。眼看一天即將結束的時候，他就會努力盡快完成清單上的任務，以便能夠使自己得到一個好的分數。

　　就這樣，我先後跟許多位成功企業家以及政府管理者交流，總是能夠聽到他們提到“事務清單”。於是在一次研讨會上，我就問大家有多少人每天會為自己列出一張“事務清單”。幾乎所有人都舉起了手。然後我又問有多少人會自覺地每天都為自己列出一張這樣的清單，把所有的事務排好次序，並在每完成一件的時候用筆勾掉。說完這個問題之後，我發現大部分人都把手放了下來。事實上，雖然大多數人在特別忙碌的時候都會為自己列出一張任務清單，可很少有人會堅持每天都這樣做。

　　只有堅持每天列清單才會有用

　　那些處於頂級或底端的人都知道列出“事務清單”的重要性，但二者之間的區別就在於：前者能夠堅持每天都這樣做，而後者卻並非如此。要想在有限的時間裡完成盡可能多的工作，其中一個秘訣就是每天都為自己的任務列出清單，把它放在身邊，並讓它來指導你每一天的具體工作。

　　由於“事務清單”非常重要，我們不妨仔細研究一下。清單上的基本內容非常簡單：在紙的頂端寫上“今日事務”，然後在下面列出你當天想要完成的工作；每當完成一件事情的時候，勾掉清單上相應的內容，並隨時補充上新的任務。

　　要想很好地利用“事務清單”，你最好能夠把所有需要完成的任務列到一張清單上，而不是隨便地寫到小紙條上。你可以把清單放進自己的備忘錄里。我認識的一位企業人士喜歡把“事務清單”放到辦公桌上的一個小墊闆上。我還認識一位女士，她每次買衣服的時候總是會選那些帶有口袋的衣服，這樣她就可以把“事務清單”隨時帶在身邊了。

　　還有一位家庭主婦，她總是丢掉自己的清單。有的時候，她用來尋找昨天清單的時間甚至比寫當日清單的時間還要長。為了說明她更好地控制自己的時間，我建議她把所有的清單都夾在一個筆記本里。這樣她不僅不會丢掉當天的任務清單，而且還可以隨時整理所有未完成的A級活動了。

　　有些人不喜歡把任務寫下來，他們總是把要完成的任務裝在腦袋里。在我看來，這種做法的效果通常並不理想。既然能夠寫下來，為什麼還要把它們擠到自己的腦子里呢？與其如此，倒不如把大腦閑下來做一些更有創造性的工作。

　　把什麼樣的任務列入清單

　　你準備把所有要做的事情，包括那些日常工作，都寫到清單上嗎？還是你只打算把那些特別重要的事情寫到清單上？你是要在清單上寫出你今天所有可能會做的事情嗎？還是只寫出那些自己準備去做的事情？在這些問題上，不同的人有著不同的答案。我建議你不要把那些日常工作都寫到清單上，你可以只列出非常重要，而且需要得到特殊提醒的工作。

　　別忘了把長期目標中的A級活動列到“事務清單”上。雖然把像“開始學習法語”、“結交新朋友”等任務跟“帶回家一加侖牛奶”或“買一張生日卡”之類的任務寫在一起有些奇怪，但你還是希望能夠在同一天做完這些事情。如果你使用“事務清單”來指導自己的工作，你可以在上面寫出自己的長期計劃，這樣在你就可以為自己安排出適當的時間來完成這些計劃了。

本文摘自《美國前總統克林頓在回憶錄《我的生活》中深情推薦此書》

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　　 《如何掌控自己的時間和生活》告誡人們，一定要記住，這個世界上根本不存在“沒時間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因為“太忙”而沒時間完成自己的工作的話，那請你一定記住，在這個世界上還有很多人，他們比你更忙，結果卻完成了更多的工作。這些人並沒有比你擁有更多的時間。他們只是學會了更好地利用自己的時間而已！有效地利用時間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時間，不是成為時間的奴隸，而是實現自己的人生目標。切完全取決於是否能夠成功管理自己的時間，這就是所有成功的秘訣所在。
該書所倡導的時間管理系統系統已經成為不少當今世界著名企業採用，如A.T.& T.、美國銀行、IBM、標準石油；一些繁忙的知名人士也把本書看作是安排生活的指導，如歌星尼爾？迪亞蒙德、女權主義者、作家格勞里亞？斯坦納姆、設計師米爾頓？格拉塞爾等；此外，還有成千上萬名執行官、專職業人士、學生等，他們都有一個共同的特徵，已經成功，或者正在追求成功。