管理者應具備的六大能力(2)

    ◆規劃與統整能力

    管理者的規劃能力，並非著眼於短期的策略規劃，而是長期計劃的制定。換言之，卓越的管理者必須深謀遠慮、有遠見，不能目光如豆，只看得見現在而看不到未來，而且要適時讓員工了解公司的遠景，才不會讓員工迷失方向。特別是進行決策規劃時，更要能妥善運用統整能力，有效地利用部屬的智慧與既有的資源，避免人力浪費。

    一般來說，好的管理者在做出攸關組織利益的重大決策後，都會盡快知會各部門，因為當組織需要總動員時，成功的管理者會凝聚組織成員的力量，而非坐看組織成為一盤散沙。尤其在面對龐然雜亂的資源時，好的管理者能發揮高度的統整能力，把每一個人安放在正確的工作崗位上，借以發揮最大的團隊力量。

    然而，無論如何策略規劃，或是制定何種方法增加員工的工作效率，最重要的仍是——高層管理者必須有擔當、具有責任感。約翰·米勒(John G．Miller)所著的《QBQ——問題背後的問題》一書中，就曾提及這個概念。我們常常造訪業務往來的公司，向他們提出問題及需求，但是多半都不能立即找到業務負責人，等了半天後，就是沒有人願意出面說：“對!這件事是我負責的。”

    米勒在書中提到，有一次，他到加油站附設的便利商店買咖啡，可是咖啡壺是空的，於是他跑去和櫃台的小姐說：“對不起，咖啡壺空了。”櫃台小姐一聽，只是站在原地，用手指著不遠處的同事說：“咖啡歸她的部門管。”米勒對她的回應感到驚訝，他心想：“部門?在這個和我家客廳同樣大小的小商店內，還分什麼部門?”

    事實上，許多企業或是公司都有這種狀況，只要工作一旦出了問題，各部門常會相互推卸責任，沒有人肯承擔錯誤。米勒認為，多思考一些有擔當的問題才能改善組織、改進生活，每個人都要以“該如何”來發問，而不是以“為什麼”、“什麼時候”、“是誰”作為主題來提出問題。而且，在叙述事情時，要盡可能包含“我”字在內，而不是一味地說“他們”、“我們”、“你”或“你們”。最重要的是，要把焦點放在具體的行動上，而不是找理由解釋無法行動的原因。

    對於管理者來說，規劃與統整能力的具體實踐就是“行動”，行動的結果就是解決，不行動只能維持現狀，並讓事情發展停滯或倒退。因此，盡管行動有可能會帶來錯誤，但也會同時帶來學習和成長，所以管理者除了要培養規劃與統整能力外，更要具備高度的行動力!

    ◆決策與執行能力

    在民主時代，雖然有許多事情以集體決策為宜，但是管理者仍經常須獨立決策，包括分派工作、人力協調、化解員工紛爭等等，這都往往考驗著管理者的決斷能力。

    常言道：“無不可用之兵，只有不可用之將。”一個管理者若無法妥善分配公司資源，或者無法制定正確的決策，即使擁有再優秀的團隊也是無用。因此，管理者在制定決策的過程中，要善於採納建言，以及適時徵詢部屬意見，就算部屬對決策沒有異議，管理者也不應就此以為自己的計劃完美無誤，或是受到了衆人的認可。因為部屬多半會礙於管理者的職場優勢，而選擇不當面提出批評，所以管理者應鼓勵部屬發表不同意見。

    至於如何鼓勵下屬發言?管理者可以多用疑問句，少用肯定句，不要讓部屬感到壓迫，與此同時，也可主動提出自己對決策的疑慮，引導部屬提出見解。當管理者廣納部屬的意見後，就能修正自己擬定的方案，明確制定出更完善的決策。另外值得註意的是，當管理者要採用某位部屬的意見時，也要顧及意見未被採用者的感受。

    首先，管理者要肯定其他部屬的辛苦付出，再以委婉的語氣說明意見不能被採用的原因，並且盡量不要讓部屬們產生“勝利者和失敗者”的感受，否則他們彼此之間將會產生隔閡或心結，進而劃分為兩派不同的小團體。

    此外，語言是人類溝通的工具，但是在溝通過程中，經常會發生很多謬誤的情況。這是因為每個人對語言的解讀程度、表達能力不同，所以同樣的一段話，說的人可能自覺十分清楚，但是聽的人卻覺得無法理解。有鑒於此，管理者在確定決策方案，預備下達執行指示時，要註意確認“6W、3H、1R”此十項原則，才能讓部屬確實地執行決策。

    這十項原則即是：

    1．What：何事?先傳達清楚要交派屬下做什麼事。

    2．When：何時?即限定事情要在什麼期限內完成?

    3．Who：何人?意即針對何人發佈，執行命令。

    4．Where：何地?該在何地實行計劃?

    5．Why：為什麼?即制定計劃的理由、目的為何?

    6.Which：何者?即制定策略的施行先後次序為何?

    7．How：如何做?指實施的方法與手段。

    8．How many：多少數目?指手中掌握資源的數量有多少?

    9．How much：多少數量?指執行此事的“力道”、“力度”要有多深?

    10．Result：意即管理者要設定應達成的預期目標。

    以上這十項是嚴密的確認重點，但並非要全盤照做一遍，重點是要把它們牢記在心，視情況隨機應變，不要讓自己遺漏任何環節。在按照上列方法確認，並且下達指示之後，管理者接下來的工作，就是掌握全員的執行成效與進度了。

本文摘自《說故事的領導力量》

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　　美國著名的管理大師邁克爾·波特曾說：“一個管理者的能力表現並不在於指揮別人，而是在指揮自己跳出最美的舞蹈。”意即新一代的管理者，除了指揮別人為公司拼業績，以及充實自己的專業技能之外，還必須具備管理者的特質與能力。
　　本書歸納了成功管理者必須了解的管理領導哲學、企業經營管理的調控謀略、人力資源管理的協調要訣等行動準則，並且利用深入淺出的管理故事，進一步告訴你管理領導的秘訣，說明你發揮個人的管理潛能，建立現代新世紀的領導風格。