管理者應具備的六大能力(1)

    七、管理者應具備的六大能力

    美國著名管理大師邁克爾·波特曾說：“一個管理者的能力表現並不在於指揮別人，而是在指揮自己跳出最美的舞蹈。”意即新一代的管理者，除了指揮他人為公司締造業績，以及充實自身的專業技能外，還必須具備基本的六大領導能力，如此才能成為一名成功的企業家。

    ◆溝通能力

    為了了解組織內部員工互動的狀況，傾聽職員心聲，一個管理者需要具備良好的溝通能力，其中又以“善於傾聽”最為重要。惟有如此，才不至於讓下屬離心離德，或者不敢提出建設性的提議與需求，而管理者也可借由下屬的認同感、理解程度及共鳴，得知自己的溝通技巧是否成功。

    所謂的溝通(communication)即是在於將自己的資訊、情感訊息傳達給他人，並且希望借此得到對方反應的一種言語行為。以下羅列的六大重點，就是主管與下屬溝通時，所必須註意的重要事項。

    1．當你有事情必須求助下屬的說明時，最好能明確告知下屬你的用意，像是你希望他如何進行，又為何會挑選他執行這項任務，以及其他相關的具體事項。若是抱持著“既然是上司所指派的工作，下屬無須知道太多，只要聽命行事即可”的態度，那麼，負責協調的中間管理者就沒有存在的必要性，而這往往也是最為笨拙的溝通方式。

    2．管理者與下屬溝通時，最好避免抱持“高度主管立場”的自我意識；事成之後，不要忘了任務或工作的成功，也是源自於下屬辛苦的執行，故應當給予部屬適當的獎賞與鼓勵。

    3．身為中間管理職位者，除了要消化上級的命令外，也要以自己的方式將訊息傳遞給下屬，讓其明確得知。然而，包含動機因素的建設性談話容易為一般人所忽略，所以，千萬不要讓自己成為上級發佈命令，再傳達給下屬的傳聲筒，也應避免人雲亦雲的說話方式。

    4．管理者與下屬溝通時，不妨在進入談話主題之前，先詢問下屬的意見，才能充分掌握下屬對於接下來的談話內容，所抱持的關心度、興趣，以及理解的程度。

    5．遇到迫不得已的狀況，導致計劃變更時，管理者必須對下屬坦誠相告，讓其明了情況，並且盡可能告知下一步可能會採取的應變措施，以便讓下屬有時間做好準備。

    6．當你發現下屬在你下達命令時，臉上總是“按照你說的去做，不就得了”的不耐煩表情，或是讓你感覺到他有一種“人在屋檐下，不得不低頭”的受辱感時，你就必須開始反省自己平常的言論是否過於獨斷專行，是否因而忽略了下屬的想法與感受，造成下屬對你的不信任。

    此外，管理者若要在工作上有效地與下屬溝通，也要有為下屬設想的認知。換句話說，管理者應該試著以下屬的角度，看待下達命令者所傳達的訊息內容，並且試著易地而處，去發現自己能否從下達命令者的聲音、姿態、視線，得到理解、認同，以及共鳴。

    ◆協調能力

    優秀的管理者必然具備了高度的協調能力，他可以化解部屬之間的爭端，部門之間的矛盾，不會對組織內部的沖突視而不見，或是隨著員工的情緒而上下波動。面對沖突事件時，他會召集相關部屬，直接理清沖突的原因，並且在沖突萌芽之際，就立即採取化解之道，甚至化阻力為助力。

    一般說來，當部屬之間在利益、意見、態度和行為方式等方面，產生了不協調與矛盾的狀況時，沖突往往也會伴隨而來。而這類人事沖突又會對日常的工作秩序造成不同程度的危害，對於公司發展目標的實現，更會產生難以預估的負面效應。

    不管是哪一類的沖突，總是由道德行為、個人價值觀，以及情感上不能相容的矛盾點所形成，因為每個人的生長環境、脾氣、個性不一，所以會有差異或矛盾是理所當然的。但是，雙方如果一直不能在矛盾點取得平衡，或是彼此始終不能相互諒解，那麼日積月累的不滿發展到一定的程度後，就會加速沖突的發生。

    社會學家認為，一個群體之間的矛盾，就像是一個正在充氣的大氣球，必然會越積越多，因此，必須在達到爆破的極限前，先釋放出一些氣體，以避免沖突的表面化。由此看來，管理者適時纾解部屬之間的矛盾情緒，也就顯得格外重要。

    當組織內部有人對關心的議題或相關人士，做出比較偏激的批評後，負面的評價緊接著就會被廣泛流傳；這種批評充滿了情緒性的反應，而且傳染得相當快速。這些情緒性的態度一旦外顯，就會在組織內部引發對立，尤其是當部分人士的需求無法獲得滿足時，對立的情況將會迅速惡化，嚴重者甚至還會爆發大規模的沖突對峙。

    舉例來說，假使一家公司制定了合情合理的福利制度，但卻未曾讓員工提出異議，那麼當某部分員工的需求得不到滿足，或者認為待遇不公平時，此福利制度的疏失，可能就會被無止境的誇大、強調，進而影響到所有人。如此一來，原本規劃完善、立意良善的福利制度便會顯得漏洞百出，少數人的不滿也演變成全體員工的憤怒。

    由此可知，一個管理者應該要能敏銳地覺察部屬的情緒，並且建立疏通、宣洩的管道，切勿等到對立加深、矛盾擴大後，才急於著手處理與排解。此外，管理者對於情節嚴重的沖突，或者可能會擴大對立面的矛盾事件，更要果決地加以排解。即使在狀況不明、是非不清的時候，也應即時採取降溫、冷卻的手段，並且在了解情況後，立刻以妥善、有效的策略化解沖突。只要把握消除矛盾的先發權和主動權，任何形式的對立都能迎刃而解。

    值得註意的是，管理者在確定議題與行政策略之前，應當提請組織成員獨立思考，以便集思廣益，讓決策更加符合實際條件。而在決策醞釀階段，管理者應要求成員提供意見，並相互溝通想法，進而尋求各方意見的平衡點。

    由於每個人思考的角度不同，所以免不了會有意見不合的狀況發生，管理者在面對立場不同的意見時，在初始階段就要進行協調，千萬不要等決策定案後，才讓員工提出反對意見。因為，此時事情的變動性、嚴重性和影響程度，往往會比決策初期要來得高，反彈的聲浪也可能因此擴大，管理者若這時才發現問題而要著手化解，必然會事倍功半，徒增困擾。

本文摘自《說故事的領導力量》

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　　美國著名的管理大師邁克爾·波特曾說：“一個管理者的能力表現並不在於指揮別人，而是在指揮自己跳出最美的舞蹈。”意即新一代的管理者，除了指揮別人為公司拼業績，以及充實自己的專業技能之外，還必須具備管理者的特質與能力。
　　本書歸納了成功管理者必須了解的管理領導哲學、企業經營管理的調控謀略、人力資源管理的協調要訣等行動準則，並且利用深入淺出的管理故事，進一步告訴你管理領導的秘訣，說明你發揮個人的管理潛能，建立現代新世紀的領導風格。