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2014-03-03 20:58:59
或許我的這條意見看上去一目了然，但我認為還是值得一提。當今的軟體產品五花八門，你很容易被軟體的奇特功能所迷惑，而忘記了企業本來需要的產品功能：是說明企業高效運轉，獲取利潤。因此，在決定開始採購軟體前，準備一份成本效益分析報告，對企業的需求做一個嚴格有序的評估。換句話說，不只是把軟體採購看成一項執行的工作，而是往回退一步，從戰略的角度對採購進行評估。安裝一套新的軟體並非企業實現經營目標的華山一條道。你還可以通過其他成本更低的途徑說明企業實現目標，例如外包或聘請臨時員工。關鍵一點是：不要在尚未考慮清楚前就輕易作決策。凡事要考慮週全。
當你在採購軟體時，問問自己以下這些問題：
企業希望軟體上線後能給經營帶來什麼益處？
軟體採購的總花費是多少？
企業要花多長時間才能收回軟體的投資？
員工因學習使用新軟體而不能正常工作或造成工作效率降低的狀況，你估計會有多久？
新的系統和企業目前運行的軟硬體能兼容嗎？或者整個系統是否需要全面升級？
成為有頭腦的買家
為了作出一個明智的HRIS採購決策，你不必非得先成為一個電腦程序員。但是如果企業正在策劃一項重要的軟體採購，你應該至少有個全盤的概念，各個軟體的用途都是什麼、軟體與軟體之間的特性的區別以及軟體廠商之間的區別。
互聯網為我們提供一個非常有用的平台，你可以從上面找到大量的軟體產品的信息。有兩個網站值得你研究，人力資源管理協會（www?shrm?org）和hrVillage(www?hrVillage?com)。這兩個網站都包含了HRIS的有用信息、各種軟體廠商的資料和關於如何成功地實施HRIS的指導建議。還包含一些商業領域的白皮書，這是一種有關讨論影響某個特定行業主要問題的報告，企業通過白皮書向顧客普及知識，或給其他的股東提供參考。
沒有什麼秘密配方能確保你的採購決策一定能如你所願。但是，下面的建議會將形勢轉向有利於你的一方。
不要獨自一人做最終的決策（或是分配給管理信息系統部門），而是建立一個跨部門的團隊，群策群力，共同決定——這樣的團隊由5～6人組成，各自代表企業內部的不同方面（IT員工、部門經理、最終用戶等），他們有時間並願意參與決策的過程。這種類型的團隊在調研和分析系統的兼容性和實施方面很有說明。
盡可能找到所有你認為用得上的軟體廠商：這些廠商進入業界有多久了？行業經驗如何（你肯定不想從一家只有6個月左右歷史的廠商那里採購軟體），在研發方面他們的努力的程度如何，當你需要技術支援時他們的敬業程度如何？
由於軟體功能對於企業來說是最重要的，對於你正在斟酌甄選的軟體，堅持要求所有願意供貨的廠商演示他們軟體的具體功能。廠商應該有能力進行案例分析或試運行演示他們的產品，以證明他們的產品可以說明你解決企業的具體需求。
具體咨詢廠商有關產品開發的問題。特別是要確認一下廠商的研發團隊是否包括某些方面的技術人員，這些人員對你的企業最關心的軟體功能要非常熟悉。
如果IT投資耗資巨大，而你對軟體又很感興趣，向廠商索取目前在用軟體的客戶姓名和電話號碼，至少要5家，你需要了解軟體的實際使用狀況。當你和這些客戶交談時，向他們咨詢廠商沒有提供的其他客戶名單。
你的整個戰略計劃中還要包括激勵的措施，讓最終的使用者對準備上線的系統感到興奮和期待。要事先了解哪些人對軟體還有抵觸情緒。在系統上線前開展培訓計劃。
HR軟體：產品特性清單
如果你看中兩家以上的軟體產品，需要將軟體的特性一項一項進行對比時，你應當著重考慮兩個方面：要對哪些特性進行對比，這個特性對於企業的重要性如何。下面列出的是一些通用的特性，在比較軟體時經常會用到。你可以根據企業的實際需求，決定每個特性的重要程度。
服務響應時間（用戶要花多長時間才能接入系統，特別是訪問的高峰時段？）
搜索的範圍
報告和審計的功能
外網和局域網的兼容性
掃描和OCR功能
安全性和自助功能（員工是否可以在不妨礙系統安全的情況下自行更新系統？）
靈活性（系統可否在不同的環境——局域網或獨立運行？）
使用方便
從電話簿、網站和出版物中，你可以找到大量有關HR軟體的信息：
先進人事系統（www?hrcensus?com）：一個在線的黃頁，由廠商提供資料，介紹大部分類型的HR系統的客觀信息，這個網站一般會對來自1500家廠商的2500種軟體進行評測。
國際人力資源信息管理系統協會的電子雜志（www?ihrim?org/resources）：一年六期，為PDF格式，內容包括對時下文章和書籍的評論，它主要面向企業的HR或IT方面的高層管理人員。雖然它主要是面對非常大的企業（年收入為10億美元或以上），小企業也通過研究大企業的做法，進行效仿，推行對本企業有利的制度。
人力資源管理協會(www?shrm?org)、世界薪酬協會(worldatwork.org)和hrVillage(www?hrVillage?com)：這三個網站包含大量有用信息，如案例分析、指導、白皮書和有關廠商的資料。
勞工在線(www?workforceonline?com)：盡管這個網站上的HRIS信息是廠商提供的，它的內容很全面，界面也設計得很吸引人，將信息分門別類，包括資料庫兼容、目前的客戶群和價格範圍。每個列項都能直接鏈接到廠商的網站。
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