第29節：範圍計劃(2)

　　3）專案管理手冊是專案部貫彻全面質量管理的依據，也是上級組織質量管理人員對專案部實施質量監控、溝通交流的有效工具。

　　4）為專案團隊內部成員之間、專案與其他團隊和職能部門之間提供了溝通的工具。

　　5）通過提供專案管理的具體步驟和工作模闆，為新員工和沒有太多經驗的員工提供了工作指導。

　　6）專案管理需要在實踐中學習提高。貫彻使用管理手冊能夠起到培訓的作用。可以說明新老員工繼續學習，了解專案全貌，遵循工作程序，有效進行溝通，進而提高個人能力；並在此基础上，全面提升專案團隊整體工作能力和專案管理水平。

　　5?5角色與責任

　　1?制訂專案管理計劃

　　（1）根據專案經理的安排，專案各相關工作單元負責人及其成員負責收集與本職能相關的信息。調研範圍包括對合同、專案說明書、初步範圍說明書、招標書（詢價書）、投標書（建議書）、其他專案啟動文件，如會議紀要、來往函電、設計文件、設備、材料、服務等的初步詢價和市場行情等，並提交書面成果和個人分析意見。

　　（2）計劃經理負責在匯總各方面調研成果的基础上，與專案經理以及專案部管理團隊共同工作，對進度、成本、範圍（性能）等各項存在制約和沖突的專項計劃進行分析、權衡。計劃經理負責制訂專案管理計劃的具體工作。

　　（3）專案經理對專案管理計劃的制訂和決策負最終責任。

　　（4）專案主管負責給予全過程指導，從高端管理的角度掌握工作進程，並代表專案上級組織提供包括資源在內的各方面支援。

　　2?專案管理計劃的審核和批準

　　根據各專案上級組織的內部組織機構和職責權限設定，視專案重要性和複雜程度由專案主管或者公司最高領導審核批準。

　　3?專案管理手冊的制訂和批準

　　（1）專案計劃經理負責組織專案各工作單元負責人，根據專案管理手冊和公司質量管理體系的指導性文件和程序文件進行制作，專案行政負責人配合。

　　（2）企業和專案組織可以根據具體情況，聘請專案管理咨詢機構協助編制專案管理手冊。

　　（3）專案主管（或專案經理）審核批準。

　　5?6應用與提示

　　計劃過程的工作步驟如圖5?2所示。

　　圖5?2計劃過程工作步驟本節從實際運用的角度，以專案管理計劃為線索介紹計劃過程的幾項重要內容並對需要註意的問題做一些提示。

　　1?計劃專案目標

　　專案經理組織專案團隊對專案目標進行識別和定義是一個關鍵的過程，有利於指導和規範專案團隊的工作思路和行為模式，有效組織團隊為取得專案成功而協同工作。制訂專案目標的過程應該得到應有的重視。

　　計劃專案制約性目標的過程包括。

　　（1）識別專案交付成果的範圍、性能和驗收指標。

　　（2）識別工期、成本等約束性目標。

　　（3）識別專案優先目標。專案經理在計劃過程確定專案優先目標時，可以使用專案優先目標矩陣這個工具說明自己思考。通過這個工具，專案經理可以通過可視的圖形說明自己更好地分析手頭的資料，確定這三個制約目標中哪一個最為剛性的制約，哪一個是顧客希望最好能夠好於原來的承諾，哪一個可以容忍有限度的偏差。在這個分析基础上，專案經理會更加理性地對三個制約目標進行權衡，專案優先目標矩陣如圖5?3所示。

　　圖5?3專案優先目標矩陣2?專案範圍

　　確定專案範圍的工作過程包括：

　　（1）識別為了交付專案成果、完成專案目標而必須完成的工作。

　　（2）明確專案與專案外部工作接口的界面。

　　（3）了解專案管理層級。

　　（4）制作工作分解結構。工作分解結構層級與專案管理層級如圖5?4所示。

　　圖5?4工作分解結構層級與專案管理層級在專案管理各階段推廣使用工作分解技術可以避免很多因範圍不清而導致的混亂和失敗；但同時也應註意工作分解技術要符合專案管理過程管理，逐步細化，逐步明確的特徵。計劃人員不宜為了追求準確性將工作分解結構的級別定得過多，做得過於複雜和瑣細。尤其是具有一定規模，多個組織、多個團隊共同合作的大型專案在做專案管理計劃時，不宜在工作包以下做過細的分級，要避免過於技術化的傾向。實際工作中每時每刻都存在著大量的變化，國內外很多實踐表明，在計劃階段進行工作包以下的工作任務計劃是一件得不償失的工作。其制訂的過程設定了太多的假設，而專案的不確定性和面臨不斷變化的特徵更使得早期過於具體的計劃失去指導意義。過於複雜、過於細分的工作分解結構還因為其煩瑣和不適用，導致專案一線管理人員對這項技術和工具的消極抵觸，扼制了團隊成員的主觀能動性。

本文摘自《管理案頭必備手冊》

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　　 本書基本內容為“理論理解+管理實務+工作流程+工作模闆+工具表單”，同時具有工作指導書或專案管理實務手冊的特點，旨在為專案管理一線不同管理層次的專業管理人員提供對專案管理核心內容的理解與感悟，對專案管理實踐的指導與建議；提供在實際操作中可以借鑒的管理流程、工作規範、管理實務及以圖例表單為核心的手冊性內容，具有較強的實用性和可操作性。本書可供各級專案經理、專案管理人員、工程技術人員、相關研究人員和專案管理咨詢從業人員作為專案管理實務和咨詢工作案頭參考；也可作為專案管理評審員、評估師，企業高層管理者，政府、金融業、專案投資管理者考核、監督、評估專案管理水平與成效的參考資料；此書還可以作為專案管理專業研究生和專案管理工程碩士的選修教材。