秘書應具備的素質

　　秘書跟隨首長的苦辣酸甜，不是人人都能適應、忍受的。作一名合格的秘書，要具備一些特殊的素質，在思想、品德、心理、辦事能力、文字水平等方面有著很高的要求。

　　政治上要強

　　秘書工作崗位重要，責任重大。秘書常常涉及黨的核心機密，參與一些重大問題的決策和處理。這就必須：

　　首先具有堅定的政治立場，始終堅持共產主義信念，在思想上、政治上、行動上和黨保持高度一致。特別要能經得起風浪，在重大原則問題上不犯錯誤。那種一有風吹草動就殺回馬槍的人是不能做秘書的。

　　其次要有深厚的馬列主義、毛澤東思想理論基础和較高的政策水平。會用馬列主義的立場、觀點和方法觀察、認識和解決實際問題，理解和掌握黨的路線、方針、政策，並善於在實際工作中貫彻執行。

　　再次，要有較強的事業心和責任感。時刻把黨和人民的利益放在第一位；從高從嚴要求自己，熱愛本職工作，兢兢業業盡職盡責，不畏苦累，不計得失，不逐名利。

　　業務上要精

　　秘書直接為首長服務，不僅事關重大，而且事務繁雜，標準高要求嚴。上至輔助領導決策，下至衣食住行都要管。秘書人員必須文武兼備，粗細結合，大事幹得好，小事幹得巧。

　　首先，要有精明能幹的辦事能力。頭腦敏捷，辦事利落，高效率的處理文電；適時安排有關活動；主動收集、分析、綜合情況；善於代表領匯出面，傳達意見，安排工作，處理事務。妥善地把收發、打電話、接待來訪等事宜有條不紊地辦好，甚至對領導的生活問題也要細致週到地予以安排。

　　其次，要有出色的寫作能力。熟悉機關應用文體的基本知識，自如運用各個文種，思路清晰，結構合理，文風質樸簡練，語言流畅生動，表達準確得體。

　　再次，要有豐富的科學文化知識和一定的技能。了解社會科學、自然科學的最新研究成果，知曉古今中外政治、經濟、天文、地理、歷史和文化藝術等等的一般狀況，熟悉本單位的專業技術和各部門的業務工作，盡快掌握微機、傳真等現代化辦公設備的使用方法，必要時還應學會攝影、攝像、駕駛以至防身術等技能。

　　作風上要硬

　　秘書人員的作風，關係到為首長服務的質量問題，也是本單位總體形象的組成部分。秘書人員的作風養成是多方面的，歸納起來有以下幾點：

　　一是勤奮努力，雷厲風行。肯出力不偷懶，不等不靠，說幹就幹，講究時間和效率。

　　二是深入實際，聯繫群衆。切實搞好調查研究，掌握真實情況，不擺架子，不走形式，寬以待人，團結同志。

　　三是週到細致，嚴謹穩重。辦文辦事精益求精，一絲不苟，接人待物謙虛謹慎，安排週詳。不急躁不偏激，不自作主張，沉著冷靜，應付自如，分清急緩，舉重若輕，不驚慌失措，不手忙腳亂。

　　修養上要好

　　秘書人員的思想品德修養極為重要，它是合格秘書的基本素質之一。一個人的修養是其心理素質的表現。因此，秘書必須具備以下良好的心理素質。

　　一是淡泊而不失於明志。無權欲，身在權力交錯之中，處之泰然，不為之所動，無權欲就會用權不越位。無利欲，身在要害部門，自守清貧，不為之所誘，無利欲就會有利不謀私。無名欲，身在台下幕後，處於榮譽顯赫之處，甘為黃牛，不為之所惑，無名欲就會成名不享譽。雖然淡泊卻應有志有為顯示獨立的人格，擁有真才實學，表明自己的主張，輔佐領導決策。淡泊明志直接表現為不畏艱苦，不圖享樂；重事業，輕得失，多奉獻，少索取。

　　二是沉穩而不失果斷。深沉善思，耐心穩健，決不草率行事、感情用事，有較強的自控能力。堅定果斷，敢做敢為，決不優柔寡斷，畏首畏尾，有較大的膽識和魄力。

　　三是自信而不失謙和。自尊自愛，自我充滿信心，有不折不撓的精神，審時度勢，榮辱不驚。禁絕卑躬屈膝，唯唯諾諾，是生活的強者。為人親切，滿腔熱情，說話和氣，樂於助人。決不傲視他人，盛氣淩人，是衆人的朋友。

　　四是莊重而不失幽默。舉止端莊，落落大方，文明典雅，神態從容。話無污言俗語，做無得意忘形。表情豐富維妙，話語隐含哲理，能引發人們的思索和樂趣，能消除緊張和沉悶的情緒。

　　秘書良好的思想品德修養和穩定的心理素質是多層次、多侧面的。在實際生活中人們從切身經驗出發，對此有許多十分準確而生動的表述。從風格角度出發，秘書應具有甘當人梯的風格，擔過讓功的風格，寬容大度的風格，民主平等的風格，以誠待人的風格和身先士卒的風格。從性格角度出發，秘書應表現為果斷、自強、沉著和寬讓。從風度角度出發，秘書應表現為聪慧、爽快、謙虛、莊重、熱情、自信、樸實和幽默的氣質。從品德角度出發，秘書應做到：有權不擅權，管人不整人，無私心自安；能忍辱負重，委曲求全，顧全大局；對同志熱心、關心、誠心，對問題看得準、摸得清、敢承擔責任；不信流言蜚語，不拨弄是非，更不“仗勢欺人”。

　　恩格斯說：“人物的性格不僅表現在做什麼，而且表現在他怎樣做。”秘書人員理想的素質是理智與情感、內向與外向、獨立與服從等各種心理因素的巧妙結合。作為秘書，要在長期的實踐中陶冶和磨練自己，使之成為合格的秘書人才。

　　在領導者的心目中秘書怎樣才算合格，國內外不少專家、學者提出了許多測評的題目和方法，現稍加整理，以供參考。（文中“你”指領導者）

　　1．秘書知道你的職責範圍和全部活動嗎？是否了解你的目標和意向？

　　2．假如你離開機關3~4週，你是否深信你的秘書仍能認真負責地處理你的公事和私事？

　　3．他是否說明你安排活動日程、協調約會，使你如期赴約，一切都不用你催促和煩神？他本人是不是一個很會安排自己時間的人？

　　4．如果你不提醒他，他能否主動執行和堅決完成你交給他的工作？

　　5．他對待你的同事、來訪者是否有禮貌？他能尊重人、肯說明人、把別人的事放在心上嗎？

　　6．他是一個富有想象力和創造力的人嗎？他能否提出一些新的設想和建議供你參考？他是否經常採用新的方法來改進你的工作和他自己的工作？他是否能制訂新的工作制度或工作程序？他的工作有條理嗎？

　　7．他是一個機智的人嗎？他能否主動地解決一些問題而不麻煩你？他害怕困難嗎？

　　8．他能否提高文件運轉效率？他能否及時發現你辦公桌上擱置很久而其他領導人正等著看的文件？他能否及時地從其他領導處取來你正需要的文件？

　　9．他所具備的秘書基本技能（例如文件歸檔、速記和聽電話的態度）是否無可指責？

　　10．他在危急關頭是否沉著？在緊急狀態下是否冷靜？當你承受壓力而沉不住氣或發脾氣時，他是否仍能平靜地像平常那樣繼續工作？

　　11．他對你的忠誠值得你信賴嗎？你能把一些公和私的機密信息資料委託給他嗎？

　　12.他是否有較廣的閱讀面和知識面？他是否能經常提請你註意那些與本單位及與你個人事務有關的出版物？

　　13．他是否成為本單位的一個有價值的信息來源？而這些信息靠你自己是很難獲得、不便獲得、或不能獲得的？

　　14．他是否有個人進修計劃？他是否要求更多地了解你的單位、你的工作、你的同事、或者你的行業？

　　15．他發言是否清晰？他能否以書面或口頭的方式簡要地向你匯報情況？他能否清楚而正確地傳達你的指示？他能否了解你關於某項政策和行動的想法，並像你一樣把它準確地告訴別人？

　　16．他是否不計時間地將每天的工作做完？他是否根據需要自願在夜間或週末加班？

　　17．他能否像管理者那樣，必要時將自己未做完的工作委託給別人，並督促他人負責地完成？

　　18．在你沒有插手的情況下，他能否替你處理好每日的例行公事？

　　19．他能否記住一些重要日期（如紀念日、某人生日、傳統節日、假期等），代你為上級、家庭或同事安排好慶祝活動？

　　20．在調研工作中他是否稱職？如能否收集資料、調查某件事情的經過，並寫出有事實、有分析、有建議的調查報告等？

　　願我們所有的秘書，都能夠通過努力，達到這20條標準。

　　

本文摘自《參謀助手論》

---

　　本書處理機關工作領域和秘書學領域的最基本課題。作者擁有十年部隊機關的工作經驗，並且長期奮鬥在秘書學教學第一線。書中內容多出於切身感受，貼近生活實際，便於具體操作，而非深奧的理論論述和抽象概括。
　　書中內容以部隊軍政機關為背景，選取了秘書工作中的27個侧面，涉及協助首長決策、否定首長錯誤意見、向首長傳遞假話、處理首長間矛盾、安排會議坐席次序、撰寫會議講話稿等情境，以“原則是什麼”、“最好如何處理”、“應註意的問題”為寫作綱領，著重技術性知識的傳授，並使其上升到藝術的高度。
　　由於務實的寫作態度和以技巧為核心的內容特色，本書不僅對部隊、政府機關、國企等體制內工作人員具有指導和參考價值，秘書必需的核心能力——觀察力、溝通力、執行力，也是現代企業商務人士必備的基本技能，因此本書同樣適用於私企、外企員工。