守信:言必行,行必果

2014-03-04 13:48:00

    小蘇原來是北京九鼎文化發展公司總經理辦公室的一個普通文員,由於她的勤快和熱情,不久前被安排給常務副總經理做專職秘書,負責處理他的日常雜務。在做文員時,這個請她复印,她滿口答應,那個找她掃描,她毫不猶豫……現在她的工作雖然變了,但是座位暫時還沒有調,因此有些人還是習慣找她幫忙。成了副總的專職秘書後,她的工作量自然就多了起來,而且身份現在變了,再讓她給同事們“打雜”,她心裡自然有些不樂意,但她又不好意思直接拒絕人家,於是,她口頭上還是那麼熱情,可就是辦事的速度越來越慢,特別是對那些想通過她約時間找副總匯報工作或幫忙的人,她總是回答對方說“好”,但到最後經常是不了了之。久而久之,同事們發現她開始學會敷衍別人了,於是找她幫忙的人也越來越少了。這天下午一上班,老總就跟小蘇要幾個財務數據,小蘇馬上給財務部門打電話,可財務部門的人也如法炮制,口頭上說馬上去找,可小蘇去電話催時,對方不是說具體經辦人不在,就是說人家正在忙做報表……快到下班了數據還沒有要過來,老總只好自己給財務部打電話。不久,老總就把她給換了,她仍然繼續“打雜”……從表面上看,是財務部的人故意跟小蘇過不去造成的,實際上是小蘇自己不講信用造成的。

    對於秘書來說,信用是一種寶貴的資源,是上司和同事信賴你的基础。沒有信用,秘書在工作中可以說是寸步難行。從你成為秘書的那天起,你的上司和同事就已經開始通過你的言行,在悄悄地給你做信用等級評估了。上司讓你這個星期三下班之前把報告交上去,你卻拖到了星期五;老週請你幫他掃描份文件,你答應在吃午飯前給他辦好,可你快到下班了還沒動手……由於多是些雞毛蒜皮的小事,上司和同事不一定都會跟你計較,但會慢慢地形成一個你“說話不算數”的負面印象。如果你總是不註意,那這種負面印象就會慢慢地降低你的信用等級。問題是上司和同事們對秘書信用等級的要求比一般員工高得多,因為在很多時候你代表的是上司,說話必須算數,一言九鼎。

    一些秘書之所以會養成敷衍人家、不講信用的壞習慣,根源是因為他們身上那種高人一等的無形優越感。在他們看來,總是別人在“求”自己辦事,例如,市場部經理今天“求”自己讓上司盡快把市場促銷報告批下去,明天銷售部經理求自己安排時間向上司當面匯報工作。而自己可以說是“萬事不求人”,需要對方配合的時候,說是領導交辦的,對方不辦也得辦。所以,在別人“求”自己辦事時,也就不必那麼認真了。敷衍人家的時候的確很輕鬆,既不必費心,也不會有什麼損害。但你有初一,人家就會有十五;你今天敷衍人家,人家明天肯定也會敷衍你。因為秘書部門與職能部門的這種“求”是雙向對等的,秘書也需要各部門配合與支援自己的工作,只不過秘書的“求”經常是以上司的指令形式出現罷了。例如,上司要你給他整理一份關於明年市場預測的材料,你就要“求”市場和銷售這兩個部門給你提供素材;又例如上司外出辦事,你就要“求”行政或總務部門提供車輛等方面的配合。如果你老是敷衍市場部和銷售部的人,那他們在給你提供素材時,不僅有可能在時間上找借口拖延,在質量也可能會打“埋伏”,讓你在上司那里不好交差。

    真誠待人做秘書確實不能事事較真,但為人一定要真誠。在處理各種人際關係時,必須從長計議,而這種長,不是一年或兩年,而是10年、20年。與人方便,與己方便。當自己將來從事另外的工作,這也是種寶貴的資源。

    婉言謝絕由於秘書身處特殊位置,經常會有人求你幫忙辦事。無論是對公司內部的職員,還是對公司外部的客人,不合理的或自己做不到的請求,當然要拒絕,但是在拒絕之前,最好先要耐心聽對方把話說完,不讓人覺得你在敷衍搪塞。對於有些人的要求,你雖然拒絕了,但是可以針對他的情況,提出自己的建議。如果是能提出有效建議或替代方案,對方一樣會感激你。另外,拒絕時除了提出替代建議,還可以每隔一段時間,去問問對方的情況,讓他們也了解自己的苦衷與立場,這樣就可以減少因拒絕而帶來的負面影響。

    量力而為由於一些秘書沒有學會拒絕的藝術,所以人家一求她,她就應承下來,結果不是因自己忙不過來而沒給人家幫忙,就是自己根本辦不到而讓人家失望。例如,財務部副經理交來一份文件,讓你趕緊交給上司,在下班之前批复給他,你說沒問題,上司現在不忙。可你交給上司之後,上司只掃了一眼,繼續思考自己的問題,但你又不能給上司下“指示”,這樣你就在財務部那里就失信了。

本文摘自《從校園到職場》


  本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化,說通俗一點就是標準化,也就是將秘書日常的基本工作標準化,即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書,不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書,接電話時第一句話都應是“您好”,給客人端的水都應是七成滿,水溫在80度左右……只有 職業化,才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
  在此基础上,本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹,對秘書的工作範圍界定得更清晰。

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