缜密：不怕一萬，只怕萬一

    小祝是北京東方集團總經理的秘書。18號晚上總經理要去山東泰安與當地有關政府領導就投資專案進行洽談，而18號中午他還要在燕京飯店宴請一個從西北來的重要客戶，所以，小祝在17號下午下班之前與總經理商量如何安排18號的日程：由於總經理要在下午七點之前到達在泰安的辦事處，所以必須在下午兩點半之前從北京上火車，因為從北京到泰安的快車大約需要4個小時，再加上從泰安火車站到辦事處約半個小時，宴請西北的客戶預計花一個半小時，再加上從燕京飯店到北京站和提前上車需要一個小時，那麼，只需要在上午十二點開始進餐就行。根據這種反推法，小祝安排司機上午十一點半從公司送總經理到燕京飯店，並訂了下午兩點半的火車票，通知泰安辦事處的人下午六點半接站。

    但是在18號，意想不到的事發生了：總經理與客人吃飯時，一聊天就把時間給忘了，快兩點半才從飯店出來。他一看手表，要趕原訂的火車是來不及了，於是他問在飯店外等候的司機，去泰安的下一趟火車最早是幾點，司機說不清楚，總經理有些不耐煩，讓司機馬上打電話問小祝。沒過一分鐘，小祝就用短信將今下午從北京站始發路過泰安的所有火車的開車時間發了過來。因為小祝預計到了這種情況可能出現，所以提前做好了準備。當時總經理很驚訝，但也非常滿意，由衷地感歎：“這個小祝真不簡單！”在秘書的日常工作中，出現像小祝面對的這種意外情況並不多，也許你準備好幾十次列車時刻表，只有一兩次能用得上。那麼，秘書為什麼要做這麼多無用功呢？這是秘書工作性質本身要求的。秘書是為領導服務的，而領導大多身負重任，如果秘書準備不週到，或意外情況的發生後措手不及，讓領導的工作出現失誤，就有可能牽一發而動全身，給上司甚至給企業造成無可挽回的損失。秘書在日常工作中突發性事件很多，為了應對那些無法預料的事件發生，秘書就要做些“無用功”，將有可能出現的各種意外狀況都考慮進去，不怕一萬，就怕萬一。如果秘書辦事缜密，總能留有餘地，那結果往往會出乎你自己的意料，上司和同事就會對你有另一種看法：你是一個辦事穩重，可以值得信賴的秘書！

    做事缜密，不存“僥幸”秘書在工作中必須缜密週到，養成做事留有餘地的習慣。對上司的一些重要活動的安排，每次都要像放電影一樣在自己腦子里過了一遍，看是否還有什麼疏忽遺漏的地方。優秀的秘書就跟優秀的棋手一樣，在走第一步的時候，要能看到第二步，想到第三步。一些年輕的秘書總被人說成是“嘴上無毛辦事不牢”，除了他們年輕缺乏經驗之外，主要是批評他們對自己工作的重要性不足，總認為以前沒有發生過意外，這次也不會發生意外，有嚴重的僥幸心理。僥幸心理是一種極其不負責的工作態度，對秘書來說是相當危險的。吃一塹，長一智當然，秘書的這種缜密不是天生的，大多數人都吃過“沒想到”的苦頭，所以，要養成辦事缜密的習慣，重要的是學會總結經驗和教訓，特別是從教訓中找出差距，吃一塹，長一智。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。