求精：提高“打雜”的附加值

    小瓊是天津萬維軟體公司的總裁秘書。萬維公司這幾年從無到有，年營業額接近10億元人民幣。這天上午，總裁正在召集各分公司負責人開營銷會議，公司財務總監許總給小瓊打來電話：“小瓊，你好！我是財務部的許傑。”

     “許總，您好！”

    “大老闆(指公司總裁)這幾天能抽得出時間來嗎？北京星河證券公司的羅總想過來拜訪他，一起吃頓飯。”

    “老闆開完會後，我問一下老闆的意思，回頭給您電話。您看可以嗎？”

    “謝謝！”對方放下電話。

    總裁散會後，小瓊馬上把財務部許總的意思告訴總裁。總裁想了一會兒後反問小瓊：“你看我有必要見這個羅總嗎？”

    小瓊沒想到總裁會這樣問自己，她不知如何回答是好，不過，她看到總裁顯得很失望。按理說，小瓊已完整地轉達了許總的意思，工作中不存在任何瑕疵，總裁沒有道理對小瓊失望。見不見那個羅總，已經屬於總裁自己的工作範畴，小瓊能提出自己的建議固然很好，提不出來也沒什麼，因為小瓊畢竟只是個秘書。那麼，在這件事情上總裁為什麼會對小瓊失望呢。如果單纯從轉接電話這個角度來看，小瓊的確沒有失職的地方，但如果從輔佐總裁工作的助手這個角度來看，那麼小瓊做得遠遠不夠，因為她在這里只起一個傳聲筒的作用。由於星河證券公司的羅總是財務總監介紹過來的，因此小瓊就應該知道總裁對這個星河證券公司不是很熟悉，所以，總裁在作“見不見這個羅總”的決策之前缺乏相應的依據，他可能會這樣想：“見面吧，可能只是一種無聊的應酬，除了浪費時間，沒有什麼實際意義；不見吧，也可能失去一個難得的商業機會。”小瓊是總裁的秘書，有責任為上司的決策提供及時、充足和準備的信息。

    如果小瓊在接許總的電話時，想到了總裁在作“見不見羅總”這個決策時缺乏相應的信息依據，她就會預先收集星河證券公司和羅總的相關信息，例如，在接許總的電話時問清星河證券公司的背景和來訪的意圖，也可以去網上找星河證券公司的相關資料，這樣，在總裁徵詢自己意見的時候，就可以把自己提前收集到的相關信息提供給總裁。總裁有了這些信息，自然能及時作出決策。而小瓊收集的這些信息就是她給這個電話增加的“附加值”，小瓊也因此而不再是只起一個傳聲筒的作用。

    秘書工作在企業運行的過程中是不可或缺的，但大部分秘書工作又顯得平凡和瑣碎，因此，秘書在為上司處理日常工作時，應盡可能地給它們增加“附加值”。其實，不只接電話可以增加“附加值”，所有的秘書工作都可以增加“附加值”，即使給客人沏一杯茶，在將茶水遞給客人時對客人微笑，讓客人感到親切，對本公司更有好感，這也是秘書創造的“附加值”。

    用心做事，精益求精雖然秘書的主要工作是“打雜”，但是如果你熱愛自己的工作，對自己做的每一項雜務都抱著精益求精的態度，那你就能給自己的每一份工作增加“附加值”。對於企業來說，產品的附加值就是利潤。對於秘書來說，工作的附加值就是提高自己的競爭力。如果你給自己做的每一項工作都增加“附加值”，那上司自然就會對你刮目相看。相反，如果你認為秘書工作只是“打雜”，那麼上司有可能讓你永遠“打雜”。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。