上進：沒有最好，只有更好

    小路是北京九州科技發展公司總經理辦公室的秘書。今天是她在前台值班，由於沒什麼客人，小路便在網上看起小說來了，以至於辦公室主任路過她還沒有發覺。看著小路沉醉的樣子，主任敲了一下前台，問小路為什麼上班的時候上網看小說，小路說沒什麼事做，閑著也是閑著。主任看到她面前有個來客登記簿，就說可以利用這段時間整理來客登記簿。小路說就這麼點兒事，自己早就整理好了。主任說：“你可以精益求精呀。秘書工作沒有最好，只有更好！”小路開玩笑說：“這是廣告詞，誰都會說。”見小路不服氣，主任讓她打開來客登記文件夾。在輸入電腦的來訪客人資料中，都是按客人姓氏排列的。主任說：“這種排列方式就有改進的必要，應該按客人所在公司名稱的筆畫順序排列。這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業務的。他們個人有可能會在將來的某一天離開他們現在所在的公司，但是他們的公司名則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點是應該記住他們的公司名稱，因此，在整理來客名錄時，應該以客人所在公司的筆畫來排列順序。不僅可以改變排列方式，而且還應增加相應的信息，如註冊資金、業務範圍、與本公司的關係往來等。例如，昨天第一個來訪的客人是北京天順科貿公司的副總經理雷鳴。將來只要一看到雷鳴這個名字，首先應該想到的是北京天順科貿公司。天順科貿公司是1999年註冊成立的，註冊資金1 000萬元，主要業務是代理銷售我們公司的產品，平均每年的銷售額在5 000萬元左右，他們的董事長兼總經理叫肖堅，是我們老闆在雲南西雙版納下鄉時的戰友……所以，不要小看自己的每一項工作，只要你有心，它就有提升質量的空間。”聽主任這麼一說，小路才知道秘書工作“沒有最好，只有更好”並不是套用的一句廣告詞。古人說“物極必反”，意思是任何事物都有個極限，如果超過了這個極限，事物就會發生本質的變化，走向自己的反面。像小路這樣的秘書在剛從事秘書工作時，大多都會努力工作，積累經驗，使自己的工作越來越熟練。但是在他們能應付日常性的工作之後，有些人就會以為自己是船到碼頭車到站了，開始安於現狀，把“熟練”變成了“隨便”。例如，給上司起草文件，只要文字通順就行；給上司整理辦公桌，只要不髒不亂就行……秘書一旦對自己的工作開始“隨便”，那他的惰性就會膨脹，變成對工作的敷衍塞責。不僅在工作上如此，而且在處理人際關係時也會變得很“隨便”。剛從事秘書工作的時候，大多數人對上司和老同事都會很謙虛很有禮貌，隨著相互熟悉和了解，他們就有可能像在學校一樣把他們當成同學，對他們不僅沒有了應有的謙虛和禮貌，而且會經常以少賣少，在他們面前撒嬌。

    一些秘書之所以缺乏上進心，安於現狀，大多是因為他們自我設限造成的。由於自我設限，他們對自己的要求不高，不想過問自己工作以外的事情，平時工作得過且過，只要工作中不出什麼大的纰漏就行。久而久之，他們在工作中漸漸缺乏主動性，剛進公司時的那種工作激情也就消失了。其實，秘書工作的“熟練”都是相對的，只要你不安於現狀，就連給客人泡一杯茶，給上司复印一份資料這樣的工作，都有提高工作質量的空間。世界上從來都是沒有最好，只有更好。如果在秘書身上滋生了惰性，那就會離上司的要求越來越遠，甚至斷送自己的職業前途。

    樹立問題意識為了追求更高的效率，秘書無論是在處理日常性的工作中，還是在應付一些偶然性的事件時，都應在頭腦里這樣多問問自己：“事情為什麼會出現這種情況？”，“用這種方法處理就一定完善嗎？”不僅如此，還要有一些富於創造性的幻想：“如果換一種方法處理，事情的結果又會怎麼樣呢？”“除了這種方法，就沒有其他更好的方法處理了嗎？”對於秘書來說，如果對一些偶然性事件多加留意，就能從中悟出一些規律性的東西來。

    創造性地工作秘書工作主要是給上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地執行上司的各種業務指令，因此，在一些秘書看來，秘書工作很難與“創造”一詞聯繫在一起。的確，秘書工作帶有很大的被動性和繁雜性。在很多時候，秘書對那些千頭萬緒的瑣碎工作連應付都應付不過來，還要創造性地工作，談何容易！但是事實上，秘書創造性地工作是非常必要的，因為只有創造性地工作，秘書的工作水平才能一步一個台階往上升，為上司節省更多的時間、搜集更多的信息、提出更多的合理化建議；反之，如果秘書總是按部就班，不求創新，那就如同逆水行舟，不進則退。那麼，秘書怎樣才能創造性地工作呢？其實，就創造本身而言，秘書工作並沒有什麼特殊的地方，和其他工作一樣，只要你明白了自己工作的目的，在工作過程中，不停地在頭腦中解這樣一個一元一次方程“除了用這種方法處理，就沒有其他更好的方法了嗎？”創造性就會自然而然地在這種求解的過程中發揮出來。世上的事從來都是如此，功夫不負有心人。例如，秘書經常協助上司處理各種文件，在看各個部?送上來的請示報告或匯報材料時，秘書就要在心裡琢磨，這些報告的內容是否應更充實一些，或者應寫得更為簡便一些。

    及時建議由於這種日積月累，秘書往往會對某些問題產生獨到的見解，因此，秘書要及時向上司或有關職能部門提出建議。也正是因為如此，秘書要從平時起就註意搞好包括上司在內的各個方面的關係，得到他們的信任，一方面是為了掌握更多的信息，另一方面也是為了使自己的建議能被各方面接受，產生積極的作用。

本文摘自《從校園到職場》

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　　本書的最大特點是提倡秘書的“職業化”。所謂職業化，說通俗一點就是標準化，也就是將秘書日常的基本工作標準化，即不論是黨政機關的秘書還是公司的秘書，不論是世界500強企業的秘書還是只有七八個人的民營企業的秘書，接電話時第一句話都應是“您好”，給客人端的水都應是七成滿，水溫在80度左右……只有 職業化，才能滿足社會各行各業對秘書人才特別是高級秘書人才的需求。
　　在此基础上，本書還對秘書的工作知識、人際關係處理、交流溝通、上司的工作日程安排、接打電話、接待客人等內容作了介紹，對秘書的工作範圍界定得更清晰。